Auxiliar Administrativo / Coordinadora de Seguimiento de Proyectos

Acerca de la empresa

'SHA SAFETY & SECURITY SYSTEMS' es una empresa líder en el sector de seguridad y tecnología, comprometida con la innovación y el desarrollo de soluciones de vanguardia para la protección de personas e instalaciones. Ofrecemos un ambiente de trabajo dinámico y colaborativo, con oportunidades de crecimiento profesional y desarrollo personal. Ubicación: Ciudad de México.

Objetivo del Puesto

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Asegurar la eficiencia en la entrega de nuestros servicios de consultoría mediante el seguimiento riguroso a los cronogramas de elaboración de Programas de Protección Civil, coordinando las reuniones de avance entre el equipo técnico y los clientes, y garantizando que se cumplan los tiempos de entrega establecidos.

Responsabilidades Principales

Control y Seguimiento de Proyectos de Protección Civil:

• Monitoreo de Cronogramas: Dar seguimiento diario o semanal al estatus de la elaboración de los Programas de Protección Civil de cada cliente, asegurando que los consultores internos/externos vayan en tiempo.
• Gestión de Reuniones de Avance: Programar, coordinar y moderar las reuniones de revisión de avances con los clientes. Elaborar las minutas de acuerdos y enviarlas a los involucrados.
• Cumplimiento de Entregables: Presionar y recordar amablemente a los clientes la entrega de la documentación e información interna necesaria para que el equipo técnico pueda avanzar con el programa.
• Alertas de Retraso: Identificar cuellos de botella en los proyectos y reportar de manera oportuna a la gerencia si un servicio está en riesgo de retrasarse.

Gestión Administrativa y Atención al Cliente:

• Control Documental Digital: Mantener ordenadas las carpetas digitales de cada proyecto (evidencias, planos, aprobaciones, contratos) compartidas con el cliente.
• Enlace de Comunicación: Ser el canal de comunicación formal y fluido entre el cliente y el área técnica/operativa de la empresa.
• Soporte General: Elaboración de reportes semanales de efectividad (cuántos proyectos están a tiempo, cuántos retrasados), control de cotizaciones asociadas y archivo general de la oficina.
• Finanzas Básicas: Brindar apoyo en la gestión y control de cuentas por pagar y cuentas por cobrar (seguimiento de facturas, vencimientos y recordatorios de pago).
• Atención y Enlace: Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y solicitudes de clientes internos, externos y proveedores, canalizándolos de forma eficiente.
• Comercial y Legal: Apoyar en la elaboración, formato y seguimiento de cotizaciones, propuestas comerciales y contratos con clientes y proveedores.
• Seguimiento a Clientes Potenciales: Brindar un seguimiento oportuno y estructurado a los prospectos interesados en nuestros servicios.

Requisitos del Perfil

• Escolaridad mínima: Bachillerato concluido. Deseable Carrera Técnica o Licenciatura trunca/concluida en Administración, Comunicación, Relaciones Comerciales o afín.
• Experiencia: Mínimo 1 a 2 años en puestos de asistencia administrativa, atención a clientes corporativos o seguimiento de proyectos.

Nota: No requiere conocimientos técnicos profundos en Protección Civil, pero sí la capacidad de entender las etapas generales del servicio que ofrece la empresa.

Competencias Técnicas (Hard Skills)

• Manejo intermedio de Microsoft Office (Excel para control de bases de datos/estatus de proyectos, Word y Outlook).
• Uso fluido de herramientas de videoconferencia (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) para la gestión de las reuniones con clientes.
• Deseable manejo de herramientas visuales de seguimiento de proyectos (ej. Trello, Asana, Monday o un Excel dinámico en la nube).

Competencias Blandas (Soft Skills)

• Organización y estructura excepcional: Capacidad de llevar el control de múltiples proyectos y clientes de forma simultánea sin perder el hilo de ninguno.
• Empuje y seguimiento (Follow-up): Firmeza y tacto para "perseguir" a los clientes o al equipo interno para que entreguen su información a tiempo.
• Excelente comunicación verbal y escrita: Profesionalismo absoluto al redactar correos, minutas y al hablar con representantes de los clientes.
• Orientación a resultados y cumplimiento de plazos (Deadlines).

Ofrecemos

• Sueldo mensual competitivo.
• Prestaciones de ley desde el primer día.
• Capacitación sobre el portafolio de servicios de la empresa.
• Excelente ambiente de trabajo en oficina (Trabajo 100% administrativo/remoto-híbrido según aplique).
• Plan de carrera y estabilidad laboral.