Auxiliar Administrativo de Compras

Objetivo del puesto:

Administrar el proceso documental y logístico de las compras del área, garantizando que las entregas a los almacenes de las alcaldías se realicen conforme a lo pactado con cada proveedor, que facturas y remisiones queden debidamente conciliadas contra las órdenes de compra (monto, cantidad y partida).

Perfil:

Escolaridad: Lic. en administración o afín

Experiencia: 2-3 años como Auxiliar de compras (tener expericicia en comercializadora o sector de construcción sería un plus)

Conocimientos:

Logistica y control de entregas

Facturación (CFDI'S) y conciliación contra ordenes de compras

Cuentas por pagar/Tesorería básica

Softwares:

Excel Intermedio

Outlook

Manejo de ERP'S

Responsabilidades:

Gestión de remisiones y recepción de entregas

• Coordinar la programación de entregas de materiales con proveedores, notificando oportunamente al área de logística y almacén.
• Elaborar y validar las remisiones internas registrando fecha, folio consecutivo, número de contrato, partida, descripción, unidad y área solicitante.
• Asegurar el registro completo de la recepción en almacén, recabando fotografía, nombre, firma y fecha del receptor.
• Controlar el resguardo de los acuses firmados, entregando el original al responsable correspondiente, archivando copia y actualizando el registro de control.

Seguimiento y cierre de entregas

• Monitorear los envíos por paquetería para informar a logística sobre las fechas estimadas de llegada.
• Confirmar con los proveedores los detalles logísticos de dirección, horarios y personal autorizado para la recepción.
• Gestionar las incidencias de entregas no concretadas, manteniendo comunicación constante con el proveedor y la mensajería hasta su resolución.
• Verificar la concordancia entre los materiales entregados y lo solicitado mediante las fórmulas de control establecidas.

Control de facturas vs. órdenes de compra

• Revisar que cada factura recibida cuente con su respectiva Orden de Compra (OC) antes de turnarla a proceso de pago.
• Conciliar montos, cantidades y partidas facturadas contra lo autorizado en la Orden de Compra.
• Reportar de manera oportuna al Gerente de Compras cualquier discrepancia detectada en precios, cantidades o partidas.
• Mantener actualizado el archivo de control de conciliación de OCs y facturas, asegurando una separación adecuada de funciones respecto a la programación de pagos.

Solicitud y recopilación de facturas y datos bancarios de proveedores

• Gestionar con los proveedores la entrega de facturas correspondientes a cada orden o entrega cerrada.
• Validar que los comprobantes fiscales cumplan con los requisitos normativos vigentes (RFC, folios, conceptos y montos).
• Turnar al Gerente de Compras las facturas debidamente conciliadas para su programación de pagos.
• Realizar seguimiento a proveedores con retrasos en la entrega de su documentación fiscal y tramitar altas de nuevos proveedores ante el área de administración y finanzas.

Gestión de reembolsos al personal (Siman y correo)

• Revisar y validar las solicitudes de reembolso presentadas por el personal, asegurando la legibilidad de facturas, recibos o remisiones.
• Recabar la información bancaria y fiscal necesaria de los beneficiarios para su alta en el sistema.
• Generar y procesar las cuentas por pagar de reembolsos en la plataforma Siman.
• Notificar vía correo electrónico la creación de las cuentas para su programación y mantener actualizados los registros de control interno.

Resguardo y control documental

• Archivar de manera física y digital las órdenes de compra, remisiones, facturas y comprobantes de pago.
• Actualizar de forma continua los archivos de control interno de entregas y órdenes de compra.
• Auditar de manera interna la información cargada en los expedientes para prevenir duplicidad de compras y pérdida de trazabilidad.

Apoyo en recepción de materiales

• Colaborar de manera directa en la recepción física de insumos en almacén cuando el equipo de logística no se encuentre disponible.
• Velar porque toda entrega de proveedores se realice estrictamente en presencia de personal autorizado.
• Articular la coordinación con el personal de almacén de la alcaldía o sitio de obra para agilizar la recepción de materiales cuando se requiera.

¿Qué ofrecemos?

• Sueldo competitivo + prestaciones de ley y superiores.
• Esquema de trabajo estable y ambiente colaborativo.
• Oportunidades de desarrollo y crecimiento profesional.

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