Auxiliar de Compras

AUXILIAR DE COMPRAS

Ubicación: Cobán, Alta Verapaz. Guatemala.

Estatus del Puesto: Tiempo completo, Regular

Nivel Salarial: Nivel C

Nivel de Riesgo: Nivel 3 Nivel 2 X Nivel 1

(Nivel 3: Contacto frecuente con participantes, contacto directo con niños, acceso a datos sensibles y/o alto nivel de responsabilidad.

Nivel 2: Algún contacto con participantes; contacto no directo y no planificado con niños.

Nivel 1: Probablemente sin contacto con participantes ni acceso a datos sensibles)

Acerca de Mercy Corps

Mercy Corps es una organización global líder impulsada por la convicción de que un mundo mejor es posible. En situaciones de desastre, en contextos difíciles y en más de 40 países alrededor del mundo, trabajamos en alianza para poner en marcha soluciones audaces, ayudando a las personas a superar la adversidad y construir comunidades más fuertes desde adentro. Ahora, y para el futuro.

El Programa/Departamento/Equipo

En el año 2001 Mercy Corps inicia sus operaciones en Guatemala en el ámbito del Desarrollo Rural, implementando una serie de iniciativas que han impactado en las poblaciones más necesitadas, generando desarrollo y llevando esperanza a quienes, por muchos años, habían sido excluidos de los modelos económicos implementados en el país.

Mercy Corps Guatemala ha implementado proyectos de desarrollo comunitario, a través de distintas áreas programáticas que incluyen: salud, educación, resolución de conflictos, seguridad alimentaria, desarrollo económico, gestión de riesgos y respuesta a desastres, incidencia política y desarrollo organizacional.

El Puesto

La/el Auxiliar de Compras será responsable de asegurar que los proyectos dispongan de forma oportuna de artículos, materiales, equipo y/o servicios para facilitar el logro de sus objetivos, de conformidad con los procedimientos establecidos; así como, realizar el proceso de compras cuidando los intereses de la organización, procurando calidad y buena atención.

Responsabilidades Esenciales

GESTIONES GENERALES

• Brinda orientación a los originadores para generar solicitudes de compra en el sistema PS.

• Responsable de actualizar el Master List de PS, para el seguimiento de los procesos.

• Responsable de actualizar los archivos digitales en las carpetas de compras en Sharepoint.

• Registra nuevos perfiles de proveedores en PS.

• Mantiene la actualización de la base de datos de proveedores.

• Responsable de seguir los principios guía de compras comprometiéndose a aplicar y mantener el más alto nivel de eficiencia e integridad en la compra de bienes, servicios y obras.

GESTIONAR PROCESOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

• Responsable de realizar el proceso de Solicitación.

• Gestiona proyectos Sourcing en PS de acuerdo con el umbral de compra.

• Apoya el proceso de lanzamiento y/o publicación de eventos de solicitud de propuestas u ofertas.

• Recepción de cotizaciones.

• Preparar análisis de cotizaciones.

• Negociar con proveedores dentro de los límites autorizados.

• Completar los tramites de Debida Diligencia a proveedores.

• Emisión de órdenes de compra (PO), contratos de servicios y las aprobaciones respectivas

• Coordinación de entrega de bienes, artículos o servicios requeridos

• Verifica la recepción de bienes y especificaciones de orden de compra.

• Coordinar el registro oportuno de los activos con la persona responsable de Inventarios.

• Asegurar el cumplimiento de las políticas y regulaciones aplicables a Mercy Corps según los procesos.

BRINDAR APOYO EN PREPARACIÓN Y GESTIONES DE PROCESOS DE ACUERDOS MARCO

• Apoyar en la unidad de compras en la búsqueda de proveedores de acuerdo a requerimiento de los proyectos.

• Apoyar las gestiones en la preparación de paquetes de acuerdos marco y términos de referencia.

• Apoyar la tabulación de información de proveedores en los procesos de AMA.

• Asistir al equipo de compras en el proceso de análisis y evaluación de propuestas de AMA.

PREPARAR, GESTIONAR Y CONTRATAR SERVICIOS DE CONSULTORIA

• Apoya en preparar los Términos de referencia y los lanza/publica en los medios establecidos por la unidad de compras.

• Asegurar que los procesos de consultorías cumplan los criterios adecuados y establecidos en el FP3.

• Apoyar la elaboración de contratos.

BRINDAR SEGUIMIENTO A LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE PARA LOS MEDIOS DE PAGO

• Se dirige oportunamente a los originadores de compra; para la presentación de NRB y RCS’s.

• Brinda seguimiento con los originadores para que completen las gestiones de Recepción y aceptación en PS.

• Revisar y solicitar oportunamente las correcciones que ameriten.

• Seguimiento a los trámites y finalización de pagos a proveedores

MANEJO FINANCIERO

• Elaborar liquidaciones de viáticos y fondos cumpliendo la política en plazos establecidos.

• Completar y entregar hojas de tiempo (timesheet) en DataBasic semanalmente.

REGLAMENTOS

• Respetar las normas y procedimientos administrativos y técnicos de Mercy Corps.

• Cumplir con otras funciones que le sean asignadas por su supervisor (a).

Responsabilidad de Supervisión

Sin personal bajo su responsabilidad.

Responsabilidad

Reporta Directamente A: Coordinadora Senior de Operaciones Interina

Trabaja Directamente Con: Todo el personal de Mercy Corps.

Coordina con personal de Finanzas y Programas.

Rendición de Cuentas ante Participantes y Actores Clave

Se espera que los miembros del equipo de Mercy Corps respalden todos los esfuerzos relacionados con la rendición de cuentas, especialmente hacia nuestros participantes de programas, socios comunitarios, otros actores clave y las normas internacionales que rigen el trabajo de ayuda humanitaria y desarrollo. Estamos comprometidos con involucrar activamente a las comunidades como socios iguales en el diseño, monitoreo y evaluación de nuestros proyectos en terreno.

Responsabilidades de Salvaguarda

• Aprender activamente sobre la salvaguarda e integrar sus principios en su trabajo, incluyendo los riesgos y medidas de mitigación relacionados con su área de trabajo.

• Poner en práctica los valores de Mercy Corps, incluido el respeto por la dignidad y el bienestar de las y los participantes y de los demás miembros del equipo.

• Fomentar la apertura y la comunicación en su equipo; alentar a los miembros del equipo a presentar reportes si tienen alguna preocupación utilizando los mecanismos de denuncia, como la Línea Directa de Integridad y otras opciones.

Calificaciones Mínimas y Habilidades Transferibles

• Estudios universitarios en administración de empresas, área social o carrera afín.

• 1 – 2 años de experiencia en el área de operaciones, especialmente en gestiones de compras y contrataciones.

• Experiencias y conocimiento en la aplicación de políticas y manuales de compras de donantes extranjeros.

• Conocimiento básico del idioma inglés.

• Toma de decisiones y actitud proactiva.

• Habilidad de coordinación, comunicación y gestión de la información.

• Conocimientos financieros y legales.

• Poseer la capacidad de desarrollar buenas relaciones humanas

• Atención demostrada para los detalles, habilidad para seguir procedimientos, cumplir con fechas de plazo; se requiere trabajo independiente y en cooperación con los miembros del equipo.

• Indispensable el manejo de equipo de cómputo en programas de: Windows / Office / Google Drive.

Factores de Éxito

La persona seleccionada para el puesto de Auxiliarde Compras demostrará una combinación saludable de profesionalidad, confidencialidad y confianza a la hora de prestar apoyo eficaz a los Programas y Unidades de Soporte de Mercy Corps. Poseerá excelentes dotes de comunicación, tanto verbal como escrita, y dará prioridad a la atención al detalle. Deberá tener aptitudes para la gestión del cambio y capacidad para realizar múltiples tareas, establecer prioridades, prestar atención a los detalles y trabajar con plazos en entornos de equipo complejos; y, será un hábil comunicador, capaz de desarrollar y utilizar relaciones sólidas con los miembros del equipo y los departamentos internos. Así como Disposición de trabajar tiempos demandantes.

Condiciones de Vida / Condiciones Ambientales

Este puesto estará basado en la Oficina Nacional de Mercy Corps Guatemala, aunque la/el candidata/o elegida/o tendrá que dedicar 5% de su tiempo a funciones asignadas en campo.

Los miembros del equipo de Mercy Corps representan a la organización tanto durante las horas de trabajo como fuera de ellas, cuando están desplegados en un puesto sobre el terreno o de visita en un puesto sobre el terreno. Se espera que los miembros del equipo se comporten de manera profesional y respeten las leyes locales, las costumbres y las políticas, procedimientos y valores de MC en todo momento y en todos los lugares del país.

Seguridad

• Asegurar el cumplimiento de los procedimientos y políticas de seguridad según lo determinado por el liderazgo de los países.

• Asegurar proactivamente que los miembros del equipo operan en un entorno seguro y son conscientes de las políticas.

Rendición de cuentas

• Se espera que los miembros del equipo de Mercy Corps apoyen todos los esfuerzos hacia la rendición de cuentas, específicamente a nuestros beneficiarios y a las normas internacionales que guían el trabajo internacional de respuesta a emergencias y desarrollo, mientras participan activamente en las comunidades beneficiarias como socios iguales en el diseño, seguimiento y evaluación de nuestros proyectos de campo.

• Se espera que los miembros del equipo se comporten de manera profesional y respeten las leyes locales, las costumbres y las políticas, procedimientos y valores de Mercy Corps en todo momento y en todos los lugares del país.

Aprendizaje Continuo

En línea con nuestra convicción de que las organizaciones que aprenden son más eficaces, eficientes y relevantes para las comunidades a las que servimos, empoderamos a todos los miembros del equipo a dedicar el 5 % de su tiempo a actividades de aprendizaje que promuevan su crecimiento y desarrollo personal y/o profesional.

Equipo de Compromiso y Efectividad

Lograr nuestra misión comienza por cómo construimos nuestro equipo y colaboramos. Al reunir personas con variedad de experiencias, antecedentes y perspectivas, fortalecemos nuestra capacidad para resolver desafíos complejos e impulsar la innovación. Fomentamos una cultura de confianza y respeto, donde cada miembro del equipo es valorado por sus contribuciones, se le empodera para alcanzar su máximo potencial y se le motiva a dar lo mejor de sí. Reconocemos que construir un equipo fuerte y eficaz es un proceso continuo, y seguimos comprometidos con aprender, mejorar y crecer juntos.

Igualdad de Oportunidades de Empleo

Mercy Corps es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades, comprometido con brindar igualdad de oportunidades laborales a todos los empleados y candidatos calificados, sin distinción de raza, color, sexo, orientación sexual, religión o creencias, origen nacional, edad, discapacidad, estado civil, condición de veterano u otras características protegidas por la legislación aplicable.

Salvaguarda y Ética

Mercy Corps está comprometida a garantizar que todas las personas con las que entramos en contacto a través de nuestro trabajo ya sean miembros del equipo, miembros de la comunidad, participantes de programas u otros, sean tratadas con respeto y dignidad. Nos adherimos a los principios fundamentales sobre la prevención de la explotación y el abuso sexual establecidos por el Secretario General de la ONU y el IASC, y hemos firmado el Esquema Interagencial de Divulgación de Conductas Inadecuadas. No toleraremos el abuso infantil, la explotación sexual, el abuso o el acoso por parte de, o hacia, nuestros miembros del equipo. Como parte de nuestro compromiso con un entorno laboral seguro e inclusivo, se espera que los miembros del equipo se conduzcan de manera profesional, respeten las leyes y costumbres locales y adhieran en todo momento a las Políticas y Valores del Código de Conducta de Mercy Corps. Los miembros del equipo deben completar cursos obligatorios en línea sobre el Código de Conducta al ser contratados y de manera anual.

Como postulante, si eres testigo o experimentas cualquier forma de conducta sexual inapropiada durante el proceso de reclutamiento, por favor repórtalo a la Línea Directa de Integridad de Mercy Corps (integrityhotline@mercycorps.org).