Auxiliar de Logística

AUXILIAR DE LOGÍSTICA

Ubicación: Cobán, Alta Verapaz. Guatemala.

Estatus del Puesto: Tiempo completo, Regular

Nivel Salarial: Nivel C

Nivel de Riesgo: X Nivel 3 ☐Nivel 2 ☐Nivel 1

(Nivel 3: Contacto frecuente con participantes, contacto directo con niños, acceso a datos sensibles y/o alto nivel de responsabilidad.

Nivel 2: Algún contacto con participantes; contacto no directo y no planificado con niños.

Nivel 1: Probablemente sin contacto con participantes ni acceso a datos sensibles)

Acerca de Mercy Corps

Mercy Corps es una organización global líder impulsada por la convicción de que un mundo mejor es posible. En situaciones de desastre, en contextos difíciles y en más de 40 países alrededor del mundo, trabajamos en alianza para poner en marcha soluciones audaces, ayudando a las personas a superar la adversidad y construir comunidades más fuertes desde adentro. Ahora, y para el futuro.

El Programa/Departamento/Equipo

En el año 2001 Mercy Corps inicia sus operaciones en Guatemala en el ámbito del Desarrollo Rural, implementando una serie de iniciativas que han impactado en las poblaciones más necesitadas, generando desarrollo y llevando esperanza a quienes, por muchos años, habían sido excluidos de los modelos económicos implementados en el país.

Mercy Corps Guatemala implementa programas y proyectos que están alineados a la estrategia camino a la posibilidad enfocados en cuatro resultados: Seguridad Alimentaria, Paz y Buena Gobernanza, Oportunidades Económicas y Seguridad Hídrica.

El programa Paz y Desarrollo tiene como objetivo avanzar en la construcción de paz y el desarrollo sostenible mediante la reducción de conflictos, la formalización de los derechos territoriales y el fortalecimiento de los medios de vida de familias en la FTN y el Polochic. El enfoque está estructurado en torno a tres objetivos clave y beneficiará a 8.000 participantes. Paz y Desarrollo ofrece una inversión estratégica para promover un desarrollo pacífico y sostenible en estos territorios. El programa se implementará en 16 municipios (14 de Alta Verapaz, 01 de Baja Verapaz y 01 de Izabal).

El Puesto

La/el Auxiliar de Logística es el responsable del seguimiento administrativo de todos los procesos relativos a la flota vehicular de Mercy Corps en la misión. Coordina la consolidación de los reportes mensuales de consumo de combustible, reparaciones y mantenimientos a nivel de país. Coordina los movimientos de vehículos de la misión, supervisando el buen funcionamiento y el apoyo a los equipos de programa por parte de los pilotos. Monitorea y establece controles técnicos y mecánicos en los vehículos y su documentación para asegurar el correcto cumplimiento de todas las políticas de Mercy Corps y de acuerdo con la ley Guatemalteca (seguros, tasas, títulos de propiedad, etc.).

Apoyará con todo lo relacionado al traslado de personal, bienes y documentos, así como el control y mantenimiento de los equipos de transporte y su documentación de respaldo siguiendo las normas de seguridad y de transporte establecidos tanto por Mercy Corps como por las normas de manejo existentes en el país.

Responsabilidades Esenciales

• Coordinar y asegurar el traslado del personal de los programas, equipos, materiales e insumos necesarios para la prestación de servicios hacia y desde de las oficinas de Mercy Corps.

• Coordina y supervisa la entrega y distribución de documentos y materiales que le sean asignados a través de la Unidad de Logística y Servicios Generales.

• Respetar las normas y procedimientos administrativos y técnicos de Mercy Corps.

• Presentar a la Unidad de logística todos los informes requeridos, orales y escritos sobre las actividades realizadas, limitaciones encontradas y otras situaciones consideradas de importancia para la realización de su trabajo.

• Responsable de mantener una base de datos detallada y actualizada de todos los vehículos de la organización.

• Supervisa y realiza el ingreso en la matriz de país las bitácoras de los vehículos con base en las diferentes sedes y/o proyectos de la misión y consolidar los sumarios de bitácoras de cada una de las bases de Mercy Corps, para generar el reporte de control de kilometraje y consumo de combustible a nivel de país.

• Supervisar y controlar las reparaciones y mantenimientos preventivos y correctivos de todos los vehículos y motocicletas.

• Consolida los reportes de mantenimientos preventivos y correctivos, y reparaciones de todos los vehículos a nivel de país.

• A requerimiento de supervisor inmediato, del departamento de Operaciones, realiza informes y reportes consolidados según necesidad para el correcto análisis y toma de decisiones a nivel de gerencia de la flota de país o por programa.

• Supervisar y controlar el consumo de combustible de la flota. Administra los vales de combustible y reportes de los proveedores sobre gasto de combustible.

• Organizar y resguardar el archivo de documentos de cada vehículo de la flota, verificando que todos los documentos requeridos para cada vehículo estén actualizados.

• Es responsable de velar porque la flota de vehículos esté asegurada, lo que incluye tramitar las renovaciones con suficiente antelación, informando a los responsables de programa la necesidad de renovación, y preparando la SC para su trámite.

• Es responsable de mantener al día el pago del impuesto de circulación de la flota vehicular.

• Realizar trámites legales relacionados a traspasos, renovaciones, reposiciones, etc.

• Velar porque los vehículos cuenten con el servicio de localización por GPS

• Realizar supervisiones de verificación de funcionamiento y estado general de los vehículos.

• Realizar la logística de viajes diariamente y consolidar los planes de movimientos entre bases de toda la flota de país.

• Da respuesta a emergencias relacionadas con los vehículos

• Verifica que los mantenimientos y reparaciones realizados cumplan con la calidad, tiempos y costos requeridos. Da seguimiento administrativo y apoyo técnico cuando sea necesario para los mantenimientos.

• Responsable de apoyar a la unidad de adquisiciones en los procesos de compras relativos a suministros de vehículos (llantas, repuestos, equipamiento de protección y seguridad, etc.).

• Verificar que se utilicen los formatos oficiales para el control de la flota y asegura que todos los vehículos cuentan abordo con la última versión autorizada de los formatos vehiculares.

• Analizar la información recibida detectando desviaciones o inconsistencias en el funcionamiento de la flota .

• Responsable de solicitar los pagos para los proveedores a nivel de Guatemala para lo relativo a la flota vehicular.

• Apoyar a la unidad de adquisiciones en la coordinación de recepción, almacenaje, envío, embalajes, carga y descarga de mercancías, documentos y demás artículos.

• Asegurar que cualquier envío de mercancías consta de waybill/packing list de acuerdo a las políticas de Mercy Corps.

• Apoyar a la unidad de compras en los procesos de cotización.

• Apoyar a la coordinadora de inventarios y administración en los procesos de inventario físico, movimiento de activos, si fuera necesario.

• En función de su disponibilidad, y con autorización de su supervisor/a, apoya a las unidades de finanzas, RRHH, adquisiciones, programas y dirección para cualquier necesidad de movilización vehicular, en ausencia de piloto.

OTROS

• Cumplir con la programación de trabajo realizada con la Unidad de Administración-Logística.

• Entrega oportuna e la Timesheet al finalizar cada mes (llevar de manera diaria y/o semanal el registro de horas) en DataBasic.

• Respetar las normas y procedimientos administrativos y técnicos de Mercy Corps.

Responsabilidad de Supervisión

Ninguna.

Responsabilidad

Reporta Directamente A: Gestor de Inventarios y Logística

Trabaja Directamente Con: Los miembros del equipo de Mercy Corps, Programas y Unidades de Soporte.

Rendición de Cuentas ante Participantes y Actores Clave

Se espera que los miembros del equipo de Mercy Corps respalden todos los esfuerzos relacionados con la rendición de cuentas, especialmente hacia nuestros participantes de programas, socios comunitarios, otros actores clave y las normas internacionales que rigen el trabajo de ayuda humanitaria y desarrollo. Estamos comprometidos con involucrar activamente a las comunidades como socios iguales en el diseño, monitoreo y evaluación de nuestros proyectos en terreno.

Calificaciones Mínimas y Habilidades Transferibles

• Mínimo carrera completa a nivel diversificado. Preferiblemente estudios universitarios en Finanzas, Administración de Empresas, o carrera afín.

• Conocimientos en el área de mecánica automotriz (vehículos de 2 y 4 ruedas).

• Licencia de conducir vigente para vehículo de 4 ruedas (indispensable) y de 2 ruedas (deseable).

• Mínimo 2 años de experiencia en el área de Logística/Operaciones y/o Administración de Flota Vehicular, laborando en el sector privado o de ONG’s en puestos con similares responsabilidades.

• Más de 2 años de experiencia demostrada en conducción de vehículos (se pedirá reporte de histórico de accidentes e infracciones de tránsito, si tuviese).

• Excelentes habilidades sociales, interpersonales, liderazgo positivo y creación de equipos de trabajo, altos valores de respeto a la diversidad.

• Dominio de paquetes de computación, Office, preferiblemente Excel y bases de datos.

• Conocimiento a nivel intermedio del idioma inglés (deseable).

• Habilidad e independencia para la toma de decisiones bajo políticas y normas institucionales.

• Habilidad de coordinación, comunicación y gestión organizacional.

• Conocimiento de las Leyes de Tránsito y su aplicación.

• Habilidad para presentar y elaborar informes.

• Conocimiento y familiaridad con el área metropolitana de la ciudad de Guatemala, municipios aledaños y el Interior del País.

Factores de Éxito

El éxito en el rol de Auxiliar de Logística se fundamenta en una energía positiva constante y una actitud colaborativa que fomente relaciones de confianza con todo el equipo. Requiere una sólida orientación al servicio, actuando con empatía, confidencialidad y compromiso con la cultura organizacional en cada interacción. Demanda adaptabilidad frente a cambios, habilidad para priorizar en entornos dinámicos.

Condiciones de Vida / Condiciones Ambientales

El puesto tiene su base en Cobán, Alta Verapaz y aunque el/la candidata/a tendrá que dedicar un hasta un 80 % de trabajo administrativo.

Los miembros del equipo de Mercy Corps representan a la organización tanto durante las horas de trabajo como fuera de ellas, cuando están desplegados en un puesto sobre el terreno o de visita en un puesto sobre el terreno. Se espera que los miembros del equipo se comporten de manera profesional y respeten las leyes locales, las costumbres y las políticas, procedimientos y valores de MC en todo momento y en todos los lugares del país.

Aprendizaje Continuo

En línea con nuestra convicción de que las organizaciones que aprenden son más eficaces, eficientes y relevantes para las comunidades a las que servimos, empoderamos a todos los miembros del equipo a dedicar el 5 % de su tiempo a actividades de aprendizaje que promuevan su crecimiento y desarrollo personal y/o profesional.

Equipo Compromiso y Efectividad

Lograr nuestra misión comienza por cómo construimos nuestro equipo y colaboramos. Al reunir personas con variedad de experiencias, antecedentes y perspectivas, fortalecemos nuestra capacidad para resolver desafíos complejos e impulsar la innovación. Fomentamos una cultura de confianza y respeto, donde cada miembro del equipo es valorado por sus contribuciones, se le empodera para alcanzar su máximo potencial y se le motiva a dar lo mejor de sí. Reconocemos que construir un equipo fuerte y eficaz es un proceso continuo, y seguimos comprometidos con aprender, mejorar y crecer juntos.

Igualdad de Oportunidades de Empleo

Mercy Corps es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades, comprometido con brindar igualdad de oportunidades laborales a todos los empleados y candidatos calificados, sin distinción de raza, color, sexo, orientación sexual, religión o creencias, origen nacional, edad, discapacidad, estado civil, condición de veterano u otras características protegidas por la legislación aplicable.

Salvaguarda y Ética

Mercy Corps está comprometida a garantizar que todas las personas con las que entramos en contacto a través de nuestro trabajo ya sean miembros del equipo, miembros de la comunidad, participantes de programas u otros, sean tratadas con respeto y dignidad. Nos adherimos a los principios fundamentales sobre la prevención de la explotación y el abuso sexual establecidos por el Secretario General de la ONU y el IASC, y hemos firmado el Esquema Interagencial de Divulgación de Conductas Inadecuadas. No toleraremos el abuso infantil, la explotación sexual, el abuso o el acoso por parte de, o hacia, nuestros miembros del equipo. Como parte de nuestro compromiso con un entorno laboral seguro e inclusivo, se espera que los miembros del equipo se conduzcan de manera profesional, respeten las leyes y costumbres locales y adhieran en todo momento a las Políticas y Valores del Código de Conducta de Mercy Corps. Los miembros del equipo deben completar cursos obligatorios en línea sobre el Código de Conducta al ser contratados y de manera anual.

Como postulante, si eres testigo o experimentas cualquier forma de conducta sexual inapropiada durante el proceso de reclutamiento, por favor repórtalo a la Línea Directa de Integridad de Mercy Corps (integrityhotline@mercycorps.org).