Back Office Specialist / Teamassistenz Lizenzmanagement (m/w/d)

Wir, die emagine, suchen einen Back Office Specialist / Teamassistenz Lizenzmanagement (m/w/d). In dieser Rolle unterstützen Sie das Team Lizenzmanagement bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben und tragen zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei.

Rahmenbedingungen:

• Einsatzort: Stuttgart

• Arbeitszeit: Vollzeit (39,5 Stunden/Woche)

• Geplanter Start: kurzfristig nach Zuschlag möglich

• Langfristiger Einsatz mit einer geplanten Laufzeit von bis zu 18 Monaten

• Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit, durchschnittlich bis zu 80 % mobil zu arbeiten

Deine Aufgaben:

• Organisation und Koordination des täglichen Back-Office-Betriebs

• Verwaltung und Bearbeitung von Team-Postfächern sowie IT-Tickets

• Planung, Organisation und Koordination von Terminen und Veranstaltungen

• Erstellung von Protokollen, Berichten, Vorlagen und Präsentationen

• Pflege von Verträgen und Stammdaten im Lizenzmanagement-Tool

• Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Dokumentationen

• Pflege von Intranet-Inhalten und teambezogenen Informationen

• Nachverfolgung offener Aufgaben und Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium der Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder eine vergleichbare Qualifikation

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Back Office, Büromanagement, Sekretariat, Office Management oder in einer vergleichbaren Position

• Mindestens 2 Jahre praktische Erfahrung mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint

• Sehr gute Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (C2)

• Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise

• Hohe Teamfähigkeit und ausgeprägtes Organisationstalent

Wünschenswert:

• Erfahrung mit IT-Ticketsystemen

• Kenntnisse im Lizenzmanagement oder Vertragsmanagement

• Gute Excel-Kenntnisse (z. B. Pivot-Tabellen, SVERWEIS)

• Erfahrung in der Erstellung von Protokollen und Berichten

• Erfahrung im Umgang mit Intranet-Systemen oder Content-Management-Systemen (z. B. TYPO3)

• Erfahrung im öffentlichen Umfeld oder bei IT-Dienstleistern der öffentlichen Verwaltung

Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf deinen aktuellen Lebenslauf inklusive Angabe deiner Verfügbarkeit.