Bilingual Executive Assistant (VC)
Description
Executive Assistant
Remuneración: Competitiva
Descripción del puesto:
Se busca una Asistente Ejecutiva para apoyar al CEO y al equipo de liderazgo en una amplia gama de funciones estratégicas y administrativas. Este rol requiere una organización excepcional, habilidades de comunicación sobresalientes y buen juicio para gestionar prioridades, garantizar una programación fluida y coordinar iniciativas clave del negocio. La persona ideal prospera en entornos dinámicos, anticipa necesidades antes de que surjan y demuestra discreción, profesionalismo y una mentalidad proactiva.
Responsabilidades:
1. Apoyo Ejecutivo
• Gestionar calendarios complejos, reuniones e itinerarios de viaje en múltiples zonas horarias.
• Priorizar solicitudes entrantes para asegurar un uso eficiente del tiempo del CEO.
• Redactar, editar y preparar correspondencia, presentaciones e informes para audiencias internas y externas.
• Mantener la confidencialidad en asuntos sensibles de negocio y personal.
2. Coordinación Estratégica
• Actuar como enlace entre el CEO y los jefes de departamento, asegurando el seguimiento de iniciativas clave.
• Apoyar la preparación de reuniones ejecutivas: compilar materiales, gestionar agendas, hacer seguimiento de tareas y registrar decisiones.
• Colaborar con los equipos de operaciones y finanzas para el seguimiento de indicadores clave (KPIs), presupuestos y hitos de proyectos.
3. Gestión de Agenda y Eventos
• Coordinar reuniones de junta directiva, sesiones de liderazgo, encuentros con inversionistas y eventos corporativos.
• Gestionar la logística de conferencias, presentaciones y visitas de clientes.
• Anticipar necesidades para cada compromiso (materiales de apoyo, investigación previa, documentación de seguimiento).
4. Gestión de Proyectos y Tareas
• Apoyar proyectos transversales como desarrollo de negocios, relaciones con clientes y planificación organizacional.
• Utilizar herramientas de gestión de tareas (Asana, ClickUp o Notion) para asegurar el cumplimiento de plazos.
• Identificar oportunidades para optimizar flujos de trabajo y mejorar la productividad ejecutiva.
5. Comunicación y Documentación
• Preparar resúmenes ejecutivos concisos y actualizaciones sobre iniciativas clave.
• Gestionar comunicaciones internas y externas en nombre del CEO cuando sea apropiado.
• Mantener sistemas organizados de archivo digital y físico para contratos, notas de reuniones y registros operativos.
Habilidades y Requisitos:
Requisitos Obligatorios
• Más de 5 años de experiencia apoyando a ejecutivos de alto nivel.
• Inglés C1
• Habilidades excepcionales de comunicación escrita y verbal.
• Capacidad demostrada para gestionar prioridades cambiantes y plazos ajustados.
• Dominio de Microsoft Office 365, Google Workspace y plataformas de programación (Outlook, Calendly).
• Discreción, buen juicio y capacidad para manejar información confidencial.
Requisitos Deseables
• Experiencia en entornos financieros, servicios profesionales o private equity.
• Experiencia en coordinación de proyectos u operaciones.
• Conocimiento práctico de CRM y herramientas de seguimiento de proyectos (HubSpot, Asana).