BS / General Affairs Specialist - BS / Spécialiste des services généraux

The BS / General Affairs Specialist is responsible for supporting the overall administrative, facility and fleet management of Hyundai Motor Group Racing. This role ensures smooth daily office operations, compliance with local administrative requirements, and effective communication between internal teams and external partners.

Key Responsibilities

Office Administration

• Manage general office operations (office supplies procurement, inventory control, etc.)
• Handle incoming/outgoing mail, parcels, and visitor reception
• Support company vehicle management (regular maintenance scheduling, insurance documentation handling, key management)
• Maintain internal documents (physical/digital-archiving and filing)

General Affairs Support

• Support on- and offboarding processes
• Assist with employee welfare and workplace related requests (safety equipment, internal event support)

Facility & Safety Managrment

• Liase with building management for facility-related issues (maintenance, repair requests, cleaning, security services)
• Maintain safety-related documents + support planning of periodic safety inspections
• Assist in managing emergency equipment and employee access badges

Car Fleet Management / Booking

• Maintenance and operation of Pool Cars and company cars for Manager level.
• Insurance,
• Following fuel card expenses

Additional Tasks

• Perform other administrative duties assigned by the Operations Manager and/or the BS team in Germany

Required Qualifications

• Experience in administrative support, office management, or general affairs
• Proficiency in French and English (written and verbal)
• Strong organizational skills and attention to detail
• Ability to multitask and manage priorities in a dynamic environment
• Good communication skills and ability to coordinate with external vendors + internal team
• Preferred: Experience in multinational corporate environments; basic knowledge of French administrative systems (tax, workforce regulations, facility norms);

Our Offer

• Secure and long-term employment relationship
• Market and performance-related remuneration
• Flexible work hours with hybrid work possibility
• Training and career development
• Lunch vouchers
• Working in an international and dynamic environment
• Attractive bonus and benefit program

Le/La Spécialiste BS / Affaires Générales est responsable du soutien des activités administratives générales, de la gestion des installations et de la flotte automobile de Hyundai Motor Group Racing. Ce poste vise à garantir le bon fonctionnement quotidien du bureau, le respect des exigences administratives locales ainsi qu'une communication efficace entre les équipes internes et les partenaires externes.

Principales responsabilités

Administration de bureau

• Gérer les opérations générales du bureau (approvisionnement en fournitures, gestion des stocks, etc.).
• Traiter le courrier entrant et sortant, les colis et accueillir les visiteurs.
• Assurer le suivi de la gestion des véhicules de l'entreprise (planification des entretiens périodiques, gestion des documents d'assurance, gestion des clés).
• Maintenir et archiver les documents internes sous format physique et numérique.

Support Affaires Générales

• Participer aux processus d'intégration et de départ des collaborateurs (onboarding et offboarding).
• Assister les employés dans les demandes liées au bien-être au travail et à l'environnement professionnel (équipements de sécurité, soutien à l'organisation d'événements internes).

Gestion des installations et de la sécurité

• Assurer la liaison avec la gestion du bâtiment pour toutes les questions relatives aux installations (maintenance, réparations, nettoyage, services de sécurité).
• Maintenir à jour les documents liés à la sécurité et contribuer à la planification des inspections de sécurité périodiques.
• Participer à la gestion des équipements d'urgence et des badges d'accès des employés.

Gestion et réservation de la flotte automobile

• Assurer l'entretien et la gestion des véhicules partagés (pool cars) ainsi que des véhicules de fonction destinés au niveau managérial.
• Gérer les contrats et dossiers d'assurance des véhicules.
• Assurer le suivi des dépenses liées aux cartes carburant.

Autres missions

• Effectuer toute autre tâche administrative confiée par le Responsable des Opérations et/ou l'équipe BS en Allemagne.

Qualifications requises

• Expérience dans le support administratif, la gestion de bureau ou les affaires générales.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
• Sens aigu de l'organisation et grande attention portée aux détails.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir des priorités dans un environnement dynamique.
• Bonnes compétences en communication et aptitude à coordonner les activités avec les fournisseurs externes et les équipes internes.
• Atout : expérience dans un environnement international et multiculturel ; connaissance de base des systèmes administratifs français (fiscalité, réglementation du travail, normes liées aux installations).

Notre offre

• Contrat de travail stable et de longue durée.
• Rémunération attractive en fonction du marché et des performances.
• Horaires de travail flexibles avec possibilité de télétravail hybride.
• Opportunités de formation et de développement de carrière.
• Titres-restaurant.
• Environnement de travail international et dynamique.
• Programme de primes et d'avantages sociaux attractif.