Buchhaltungs- & Verwaltungsassistenz (m|f|d)

Bewerbungsfrist 24.04.2026

Die Buchhaltungs- & Verwaltungsassistenz unterstützt die Finanzprozesse, Projektdokumentation und ausgewählte Personalaufgaben bei FCA. In enger Zusammenarbeit mit dem Operations-Team stellt die Rolle sicher, dass finanzielle Abläufe reibungslos und regelkonform funktionieren, Dokumentationspflichten erfüllt werden und interne Prozesse effizient umgesetzt sind.
Wesentliche Aufgaben umfassen:

• Durchführung der Vorbuchhaltung, einschließlich Prüfung und Zuordnung von Rechnungen, Vorbereitung für die externe Buchführung sowie Pflege der entsprechenden Finanzunterlagen.
• Mitarbeit an der Erstellung von Finanzberichten, Zahlungsanforderungen und förderrelevanter Dokumente. Unterstützung im Zahlungsverkehr der Organisation.
• Pflege und Strukturierung der Ablage von Finanz-, Vertrags- und Projektdokumenten, um Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
• Unterstützung administrativer Aufgaben im Personalwesen, z. B. Pflege von Personalakten, Onboarding-Unterlagen, Erfassung von Urlaubs- und Arbeitszeiten sowie Vorbereitung relevanter Dokumente.
• Koordination mit dem Operations- und Projektteam, um fristgerechte Abgaben von Unterlagen, Finanzübersichten und Statusinformationen sicherzustellen.

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Buchhaltungsassistenz, Finanzverwaltung, im Office-Management oder vergleichbaren administrativen Tätigkeiten.
• Sehr gutes Verständnis von Vorbuchhaltungsprozessen, finanzieller Dokumentation und administrativen Compliance-Anforderungen.
• Erfahrung in der Arbeit mit projektbezogener Dokumentation oder Fördermitteln ist von Vorteil.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Genauigkeit und Zuverlässigkeit.
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel); Erfahrung mit Buchhaltungs- oder ERP-Systemen ist ein Plus.
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen professionell und diskret zu behandeln.
• Starke kommunikative Fähigkeiten und die Fähigkeit, effektiv im Team und in einem internationalen Umfeld zu arbeiten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Verfügbarkeit von 10–20 Stunden pro Woche, mit Bereitschaft für zusätzliche Flexibilität in intensiveren Berichtsphasen.

FCA bietet ein wettbewerbsfähiges Gehalt, das der jeweiligen Berufserfahrung sowie den entsprechenden Zulagen entspricht. Die Position ermöglicht überwiegend Arbeit im Homeoffice und ist auf 10–20 Stunden pro Woche ausgelegt, mit Bereitschaft für zusätzliche Flexibilität in intensiveren Berichtsphasen. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, mit der klaren Absicht einer anschließenden Verlängerung.
Der frühestmögliche Starttermin ist so bald wie möglich.