Business Operations and Executive Support Coordinator

Buscamos una persona altamente organizada, proactiva y orientada a resultados. Esta posición es responsable de coordinar las operaciones administrativas, financieras y corporativas de la firma, garantizando el correcto funcionamiento de los procesos internos, el control financiero y el soporte ejecutivo a la dirección.

El rol combina habilidades de organización, seguimiento, análisis y servicio, siendo capaz de gestionar múltiples actividades simultáneamente en un entorno dinámico y enfoque en el cumplimiento de objetivos.

Responsabilidades

• Gestión y seguimiento de cuentas por cobrar y por pagar y seguimiento y reporteo de gastos.
• Emisión, control y seguimiento de facturación nacional e internacional.
• Apoyo en conciliación de estados de cuenta bancarios.
• Conciliación de gastos contra tarjetas corporativas y comprobantes fiscales.
• Control documental de contratos, facturas, pagos y expedientes administrativos.
• Gestión de compras de oficina, comparativos y requerimientos operativos.
• Administración de proveedores y prestadores de servicios y pagos.
• Negociación y seguimiento de renovaciones de servicios corporativos.
• Supervisión del funcionamiento general de la oficina.
• Coordinación de mantenimiento preventivo y correctivo.
• Seguimiento a incidencias con internet, telefonía, equipos y servicios generales.
• Control de inventarios y activos de oficina.
• Coordinación de mensajería, paquetería y logística administrativa.
• Soporte administrativo y de coordinación a la dirección
• Coordinación de agendas, reuniones y seguimiento de pendientes.
• Organización de viajes corporativos, reservaciones y logística.
• Preparación de presentaciones, reportes y materiales ejecutivos.
• Coordinación de trámites administrativos, bancarios y corporativos.
• Seguimiento a procesos legales, notariales y regulatorios.
• Apoyo en la implementación y mejora continua de procesos internos.
• Administración de herramientas corporativas y plataformas operativas.

• Licenciatura en Administración, Finanzas, Contabilidad, Negocios o carrera afín.
• Experiencia previa en posiciones de operaciones, administración, finanzas o soporte ejecutivo.
• Experiencia en facturación, cobranza y control de gastos.
• Experiencia en coordinación de proveedores y administración de oficina.
• Dominio de Microsoft 365 (Excel, Outlook, Teams, PowerPoint, Word).
• Capacidad de organización y seguimiento.
• Atención al detalle y enfoque en resolución de problemas.
• Deseable capacidad para comunicarse en inglés en entornos profesionales.

• Experiencia en entornos corporativos y en la interacción con proveedores, clientes, instituciones financieras y asesores externos.
• Experiencia brindando soporte administrativo y operativo a equipos de trabajo y áreas de negocio.