Capturista administrativo

1. OBJETIVO DEL PUESTO

Realizar la captura, actualización, revisión y organización de información administrativa, comercial y operativa de la empresa, asegurando que los datos registrados en sistemas y controles internos sean correctos, completos y oportunos.

La Capturista deberá proporcionar apoyo a las áreas de Ventas, Almacén, Administración y Operaciones, manteniendo actualizada la información necesaria para el correcto funcionamiento de la empresa.

2. FUNCIONES Y ACTIVIDADES

A. Captura de información

• Capturar información en los sistemas, plataformas y archivos autorizados por la empresa.
• Registrar datos provenientes de documentos físicos, digitales, correos electrónicos, órdenes de compra y solicitudes internas.
• Verificar que la información capturada coincida con los documentos fuente.
• Mantener actualizados los registros bajo su responsabilidad.
• Detectar y reportar información incompleta, incorrecta o inconsistente.
• Realizar correcciones de captura cuando hayan sido autorizadas.
• Evitar duplicidad de registros.
• Dar seguimiento a información pendiente de captura.

B. Captura de pedidos y ventas

• Capturar pedidos de clientes en el sistema correspondiente.
• Registrar órdenes de compra y solicitudes de venta.
• Verificar que los datos del pedido coincidan con la cotización u orden de compra.
• Capturar cantidades, productos, precios y demás información autorizada.
• Apoyar en la actualización de información de clientes.
• Mantener actualizados los controles de ventas.
• Reportar cualquier diferencia entre la información recibida y la registrada.

C. Apoyo en ventas electrónicas

• Capturar y revisar pedidos provenientes de plataformas electrónicas de venta.
• Registrar correctamente los datos del cliente y del pedido.
• Actualizar el estatus de las órdenes en las plataformas o sistemas correspondientes.
• Capturar números de guía y datos de paquetería cuando corresponda.
• Dar seguimiento administrativo al estatus de los pedidos electrónicos.
• Identificar pedidos con información incompleta o inconsistente y reportarlos.
• Apoyar en la actualización de controles de ventas electrónicas.

D. Apoyo al área de Almacén

• Capturar información de entradas y salidas de mercancía conforme a la documentación proporcionada.
• Registrar cantidades, productos, lotes y caducidades cuando corresponda.
• Apoyar en la captura de inventarios físicos.
• Actualizar información de existencias conforme a los movimientos autorizados.
• Registrar información de pedidos surtidos.
• Comparar información capturada contra documentos o conteos físicos.
• Reportar diferencias al responsable del almacén.
• Apoyar en la elaboración de reportes de inventario.

E. Control documental

• Recibir y organizar documentación para su captura.
• Clasificar documentos físicos y digitales.
• Digitalizar documentación cuando sea necesario.
• Archivar correctamente los documentos procesados.
• Mantener ordenados los archivos bajo su responsabilidad.
• Dar seguimiento a documentos pendientes.
• Facilitar la localización de información cuando sea requerida.

F. Revisión de información

• Revisar que los datos recibidos estén completos antes de realizar la captura.
• Comparar la información registrada contra la documentación correspondiente.
• Detectar errores en nombres, cantidades, productos, precios, direcciones y demás datos relevantes.
• Reportar inmediatamente cualquier inconsistencia.
• Solicitar aclaraciones al área correspondiente cuando la información no sea suficiente para realizar correctamente la captura.

G. Elaboración de reportes

• Elaborar reportes y concentrados de información.
• Actualizar bases de datos.
• Preparar tablas de seguimiento.
• Elaborar controles administrativos y operativos.
• Apoyar en la actualización de indicadores.
• Preparar información solicitada por la Gerencia o responsables de área.

H. Apoyo administrativo

• Apoyar en actividades administrativas relacionadas con la captura y control de información.
• Dar seguimiento a pendientes administrativos.
• Apoyar a las áreas de Ventas, Almacén y Administración.
• Realizar actividades relacionadas con la naturaleza del puesto que le sean asignadas.

3. RESPONSABILIDADES

La Capturista será responsable de:

• Capturar información de manera correcta y oportuna.
• Verificar los datos antes de registrarlos.
• Mantener actualizados los sistemas y controles asignados.
• Reportar inmediatamente errores o inconsistencias.
• Evitar duplicidad de información.
• Mantener organizada la documentación.
• Dar seguimiento a información pendiente.
• Resguardar adecuadamente la información a la que tenga acceso.
• Cumplir los procedimientos internos.
• Mantener la confidencialidad de la información de clientes, proveedores y de la empresa.

REQUISITOS DEL PUESTO

Escolaridad

• Preparatoria terminada.
• Carrera técnica o licenciatura trunca en Administración, Contabilidad, Informática o áreas afines, deseable.

Experiencia

• Deseable 6 meses a 1 año en captura de información, administración o actividades similares.
• Deseable experiencia en sistemas administrativos, ERP, CRM o plataformas de venta electrónica.

Conocimientos

• Manejo de computadora.
• Excel.
• Word.
• Correo electrónico.
• Captura rápida y precisa.
• Manejo de bases de datos.
• Deseable manejo de sistemas ERP o administrativos.
• Deseable experiencia con plataformas de comercio electrónico.