CEO 助理／行政秘書

CEO 助理／行政秘書 Executive Assistant

AI 工具應用型行政協作角色

關於我們

士芃科技是一家專注於 AI 代理人、Digital Twin 數位雙生與 BIM 工程資料整合 的科技新創公司。我們正在打造協助建築、營造、工廠、園區與智慧建築場域進行數位轉型的智慧管理平台。

隨著公司業務、專案、合作夥伴、活動、競賽與內部管理事項快速增加，我們正在尋找一位細心、負責、反應快，並且願意善用 AI 工具提升工作效率的 CEO 助理／行政秘書。

這個職位不只是傳統行政助理，而是 CEO 身邊的重要協作角色。你將協助 CEO 管理日程、整理資訊、追蹤任務、處理信件、協調內外部溝通，並透過 AI 工具讓日常行政與管理流程更有效率。

職務名稱

CEO 助理／行政秘書 Executive Assistant
AI 工具應用型行政協作角色

工作內容

你將主要協助 CEO 處理日程安排、行政庶務、財務資料整理、信件回覆、LINE 群組追蹤、各部門事項確認，以及日常交辦事項。

1. CEO 日程管理與行程安排

• 協助 CEO 安排會議、拜訪、活動、簡報、商務接洽與內部討論時程。
• 協助確認會議時間、地點、與會人員、會議連結與提醒事項。
• 協助整理每日、每週重要行程，讓 CEO 掌握優先事項。
• 針對重要會議進行事前提醒、資料準備與後續追蹤。
• 善用 Google Calendar、AI 助理工具或待辦工具，協助建立更有效率的行程管理流程。

2. 行政事務處理

• 協助處理公司日常行政事項、文件整理、資料建檔與內部流程追蹤。
• 協助整理合約、報價單、請款資料、發票、收據與相關行政文件。
• 協助公司內部會議紀錄、待辦事項整理與追蹤。
• 協助 CEO 交辦的各項臨時任務。
• 使用 AI 工具協助整理文件摘要、分類資訊、建立待辦清單與追蹤表。

3. 一般財務與帳務資料協助

• 協助整理公司一般財務資料，例如請款紀錄、付款紀錄、收支資料、發票與憑證。
• 協助與會計、財務或外部記帳單位溝通資料需求。
• 協助追蹤客戶請款、廠商付款與內部費用申請流程。
• 不需具備專業會計能力，但需細心、負責，能準確整理資料。
• 可運用 Excel、Google Sheets 與 AI 工具協助資料分類、摘要與檢查。

4. 信箱管理與信件回覆

• 協助 CEO 整理公司信箱與重要郵件。
• 協助初步分類信件優先順序，例如客戶、合作夥伴、投資人、政府單位、活動主辦方等。
• 協助草擬簡單商務回覆、會議確認、資料補件與行政往來信件。
• 協助追蹤尚未回覆或需要後續處理的信件。
• 善用 AI 工具協助信件摘要、草擬回覆、翻譯、潤飾與重點整理。

5. LINE 群組與日常溝通追蹤

• 協助追蹤 CEO 參與的重要 LINE 群組、專案群組、客戶群組或內部群組事項。
• 整理群組中的待辦事項、重要訊息、會議約定與需回覆內容。
• 協助提醒 CEO 或相關部門進行後續處理。
• 確保重要訊息不遺漏，並能轉換成明確的待辦清單。
• 可透過 AI 工具協助將零散訊息整理成摘要、行動項目與追蹤表。

6. 跨部門事項確認與進度追蹤

• 協助 CEO 追蹤各部門專案進度、待辦事項與回報內容。
• 協助與行銷、業務、技術、BIM、專案管理等部門確認進度。
• 協助整理各部門回報資訊，讓 CEO 快速掌握公司運作狀況。
• 針對尚未完成事項進行提醒、追蹤與回報。
• 使用 AI 工具協助彙整各部門回報、建立週報、會議摘要與追蹤清單。

7. 會議與文件支援

• 協助安排內外部會議，並準備會議資料。
• 協助撰寫或整理會議紀錄、待辦事項、決議事項與後續追蹤表。
• 協助整理公司內部文件、簡報資料、行政表單與專案資料。
• 必要時協助活動、拜訪、簡報、競賽或商務場合的行政支援。
• 可使用 AI 工具協助會議紀錄整理、內容摘要、簡報初稿與文件潤飾。

AI 工具應用能力

我們希望你不只是會操作基本文書工具，也願意學習並使用 AI 工具來提升日常工作效率。

你將有機會使用 AI 工具協助：

• 整理會議紀錄與行動項目。
• 摘要長篇 Email、LINE 訊息與文件內容。
• 草擬商務信件、會議通知與行政回覆。
• 製作待辦清單、追蹤表與工作進度摘要。
• 協助翻譯、潤飾與優化中文或英文內容。
• 協助整理簡報初稿、活動資料與內部文件。
• 協助 CEO 快速掌握大量資訊的重點。

我們不要求你一開始就精通所有 AI 工具，但希望你願意學、敢嘗試，並能主動思考如何用 AI 讓工作更有效率。

我們期待你具備的能力

1. 細心、有責任感

• 能確實記錄、整理、追蹤與回報事項。
• 對數字、時間、文件與細節有基本敏感度。
• 不輕易漏掉重要資訊，能主動確認不清楚的地方。

2. 反應快、執行力強

• 能快速理解 CEO 的交辦事項，並轉化為可執行的待辦任務。
• 面對臨時任務、會議變動或突發狀況，能保持穩定處理。
• 能在時程壓力下完成交辦事項。

3. 溝通能力佳

• 能清楚與內部同仁、外部合作夥伴、客戶或供應商溝通。
• 能用簡潔明確的方式回報進度、問題與處理結果。
• 能協助 CEO 與各部門之間保持資訊同步。

4. 具備基本行政與文書能力

• 熟悉 Google Workspace、Gmail、Google Calendar、Google Drive、Excel、Word、PowerPoint 等工具。
• 能整理表格、文件、會議紀錄與行政資料。
• 能協助建立清楚的資料夾、檔案命名與追蹤紀錄。

5. 願意使用 AI 工具提升效率

• 願意使用 ChatGPT、Gemini、Claude、Notion AI、Canva AI 或其他 AI 工具協助日常工作。
• 能運用 AI 工具協助整理資訊、草擬內容、摘要文件與建立工作清單。
• 對新工具、新流程保持開放態度，願意主動學習與嘗試。

6. 能適應新創工作節奏

• 能接受工作內容多元、任務變化快速的環境。
• 願意學習新工具、新流程與新的工作方式。
• 不只是等待指令，而是能主動提醒、主動追蹤、主動協助。

7. 具備保密意識

• 由於會接觸 CEO 行程、公司財務、客戶資訊、合作內容與內部決策，需具備高度保密意識。
• 能謹慎處理公司資料與敏感資訊。

加分條件

具備以下條件者尤佳：

• 有 CEO 助理、主管秘書、行政助理、專案助理或總務行政相關經驗。
• 有新創公司、科技公司、工程公司或顧問公司工作經驗。
• 熟悉 Gmail、Google Calendar、Google Drive、LINE、Excel、Notion、Trello、Slack、Discord 或其他專案管理工具。
• 熟悉 ChatGPT、Gemini、Claude、Canva AI、Notion AI 或其他 AI 工具。
• 具備基本財務、請款、發票、收支紀錄整理經驗。
• 有協助主管管理行程、會議、信件與跨部門追蹤經驗。
• 具備英文信件基本閱讀、摘要與回覆能力。
• 能將零散資訊整理成清楚的重點、待辦事項與追蹤表。

適合這份工作的人

這份工作適合細心、穩定、負責任，並且願意學習 AI 工具、提升工作效率的人。

你會直接協助 CEO 處理許多重要事項，因此我們希望你不是只會完成單一任務的人，而是能幫忙整理混亂資訊、提醒重點、追蹤進度，讓事情確實被完成的人。

如果你喜歡固定、單純、每天只做重複工作的行政內容，這份工作可能不適合你。

但如果你具備責任感、願意學習、能主動追蹤事情，並且希望透過 AI 工具讓自己成為更高效率的行政協作夥伴，這份工作會很適合你。

我們提供

• 直接與 CEO 及核心團隊合作的學習機會。
• 參與 AI、Digital Twin、BIM 與智慧建築科技新創公司成長的機會。
• 累積行政管理、日程管理、跨部門協調、專案追蹤與商務溝通經驗。
• 開放使用 AI 工具提升工作效率。
• 學習如何將 AI 工具應用在日常行政、會議、信件、任務追蹤與公司管理流程中。
• 能快速理解公司營運、業務開發、專案管理與創業實務的工作環境。

我們正在尋找的人

我們正在尋找一位能讓 CEO 更有效率、讓公司運作更順暢的行政協作夥伴。

你需要細心、穩定、負責、反應快，也需要願意學習與承擔。這不是一份只負責接電話與排會議的工作，而是一份需要協助 CEO 整理資訊、追蹤進度、推動事項完成的重要角色。

更重要的是，我們希望你能善用 AI 工具，把日常行政工作做得更快、更清楚、更有系統，成為 CEO 與公司團隊之間重要的支援力量。

如果你希望在快速成長的新創公司中累積實戰經驗，並學習如何把 AI 應用在日常管理與行政工作中，歡迎加入士芃科技。