Chargé/Chargée de gestion administrative et financière H/F

Vos missions en quelques mots

Finalité du poste:

Sous l’autorité de la Secrétaire générale et au sein de l’équipe administrative, le/la titulaire contribue à la gestion administrative et financière du LMD, en garantissant le suivi optimal des missions et des contrats. A ce titre, le/la titulaire est l’interlocuteur privilégié du laboratoire (pour les enseignants-chercheurs, chercheurs du laboratoire et invités, l’administration de l’École et du CNRS).

Activités principales:

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Gestion financière et suivi budgétaire
- Assurer la gestion des missions du personnel du site de l’Ecole polytechnique et des intervenants extérieurs, (commandes, transports, hébergement, remboursement des frais de missions, demande de visa)

- Prendre en charge la gestion des commandes sur contrats de recherche et sur subvention d’état (saisie et transmission des bons de commandes, suivi des commandes et des factures) dans les logiciels de gestion comptable des tutelles.

En lien avec le porteur du projet et la responsable du pôle contrat du laboratoire :

- Suivre financièrement les contrats de recherche (suivi des dépenses par nature)

- Assurer la préparation des justifications financières de ces contrats.

Gestion administrative
- Assurer le suivi financier des équipes sur les tableaux de bord

- Établir et mettre à jour un tableau de suivi de l’ensemble des contrats en gestion à l’Ecole polytechnique

- Centraliser, scanner, classer et archiver les pièces de dépenses

- S’informer et suivre l’évolution de la réglementation dans son domaine d’activité

- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité

Activités complémentaires :

Le laboratoire s’est engagé dans une démarche de réduction de son impact carbone. Un groupe “ Climaction “ a été constitué depuis deux ans. Il réalise le bilan carbone annuel du laboratoire et propose des actions pour diminuer les émissions de CO2 du laboratoire. Le/la chargé(e) de gestion administrative et financière s’assure que les agents partant en mission respectent les quotas de CO2 annuels donnés par le laboratoire. Toute initiative de sa part dans ce domaine sera bienvenue.
Assurer la logistique d’organisation d’évènements (workshop, conférences, etc.).
Cette liste d’activités n’est ni limitative ni exhaustive.

Profil recherché

Titulaire d’un diplôme BAC + 3 en gestion administrative type G.E.A ou financière, vous justifiez d’une expérience réussie de 3 à 5 années dans le domaine de la gestion administrative et financière.

Une connaissance de l’environnement de la recherche publique est un atout.

Vous êtes rigoureux, autonome, réactif (ve), organisé(e) et avez le sens de la confidentialité, ce poste est fait pour vous!

Compétences attendues

- Capacité à gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Capacité à anticiper, planifier les actions
- Capacité à proposer des solutions
- Capacité à travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes
- Capacité à recueillir, traiter, transmettre et archiver des informations
- Capacité à gérer différentes missions en parallèle / polyvalence
- Capacité à utiliser les différents applicatifs informatiques des tutelles et partenaires

Langues

• Anglais Intermédiaire ou de survie