chargé(e) support administratif, conformité et achats (FR/EN)
Contexte de la mission
Nous recrutons un(e) chargé(e) support administratif, conformité et
achats (FR/EN) pour une entreprise européenne spécialisée dans la gestion
de logements type coliving (logements partagés tout compris).
Votre rôle sera d’assurer, depuis Madagascar, une gestion administrative rigoureuse, rapide et conforme des fournisseurs et des Purchase Orders (PO - Ordres d’achats) pour l’entreprise. Le rôle garantit la centralisation documentaire, le contrôle des risques fournisseurs et l’exécution fluide du processus achats, dans un contexte international et bilingue.
Le poste est à temps plein, basé à
Votre rôle sera d’assurer, depuis Madagascar, une gestion administrative rigoureuse, rapide et conforme des fournisseurs et des Purchase Orders (PO - Ordres d’achats) pour l’entreprise. Le rôle garantit la centralisation documentaire, le contrôle des risques fournisseurs et l’exécution fluide du processus achats, dans un contexte international et bilingue.
Le poste est à temps plein, basé à Antananarivo, dans nos bureaux équipés. Vous travaillerez au quotidien en binôme avec un directeur administratif basé en Belgique, ainsi qu’avec les équipes opérationnelles et les partenaires en Europe (foncière, travaux, gestionnaires locatifs).
Votre rôle sera d’assurer, depuis Madagascar, une gestion administrative rigoureuse, rapide et conforme des fournisseurs et des Purchase Orders (PO - Ordres d’achats) pour l’entreprise. Le rôle garantit la centralisation documentaire, le contrôle des risques fournisseurs et l’exécution fluide du processus achats, dans un contexte international et bilingue.
Le poste est à temps plein, basé à
Votre rôle sera d’assurer, depuis Madagascar, une gestion administrative rigoureuse, rapide et conforme des fournisseurs et des Purchase Orders (PO - Ordres d’achats) pour l’entreprise. Le rôle garantit la centralisation documentaire, le contrôle des risques fournisseurs et l’exécution fluide du processus achats, dans un contexte international et bilingue.
Le poste est à temps plein, basé à Antananarivo, dans nos bureaux équipés. Vous travaillerez au quotidien en binôme avec un directeur administratif basé en Belgique, ainsi qu’avec les équipes opérationnelles et les partenaires en Europe (foncière, travaux, gestionnaires locatifs).
Vos responsabilités
1. Gestion administrative des fournisseurs (via Adfinity)
· Création et mise à jour des comptes fournisseurs
(IBAN, SWIFT, informations générales, données légales)
· Vérification systématique des demandes de modification
bancaire (avec appels de confirmation si requis)
· Traitement des mises à jour une à deux fois par
semaine
· Saisie des informations à partir des fiches
fournisseurs ou facture fournies
2. Conformité, ESG, KYS/KYB
· Collecte des données ESG et intégration dans
Notion selon la matrice interne définie par l’entreprise
· Mise à jour des notes ESG et suivi des fournisseurs à
risque sur dashboards
· Collecte et mise à jour des documents KYS/KYB :
Extraits Kbis / équivalents internationaux.
Registres du commerce.
Certifications sectorielles obligatoires.
Attestations sociales et fiscales.
Suivi des échéances et gestion des rappels.
3. Vérifications documentaires et réputationnelles
· Vérification systématique de
la présence et de la signature des documents obligatoires : (Code éthique, Code fournisseur, NDA, Contrats).
· Vérification de la réputation
via : Google, Trustpilot, LinkedIn, articles presse.
· Identification de signaux faibles
éléments pouvant représenter un risque.
4. Vérifications
financières
· Collecte des documents
financiers fournis par les fournisseurs.
· Analyse de base : ratios,
solvabilité, endettement.
· Classification du risque
(faible / moyen / élevé)
· Documentation et mise à
jour sur Notion.
5. Approbation des
Purchase Orders (PO)
Le prestataire, via
le prestataire, sera responsable des contrôles suivants :
● Vérification de
l’existence d’un contrat actif.
● Contrôle des
documents légaux obligatoires : NDA, codes éthiques, contrat.
● Contrôle des
prix, unités, devises, indexations et remises.
● Vérification des
quantités, durées, périmètres.
● Vérification des
catégories d’achat et comptes comptables.
● Vérification de
la conformité fournisseur (KYS/KYB, documents légaux, IBAN valide).
● Contrôle des
limitations budgétaires si fournies par le business.
● Vérification de
l’absence de doublons.
● Relance du
business via Procurement en cas de documents manquants.
● Escalade à
Procurement en cas de non-conformité.
● Vérification du
respect des politiques achats (seuils, validations, competitive bidding).
6. Documentation
& organisation (Notion)
● Gestion d’un
espace centralisé par fournisseur.
● Mise à jour
systématique après chaque action.
● Suivi des tâches
en cours : documents manquants, rappels, validations, changements bancaires.
● Standardisation
des process : templates, instructions, procédures.
7. Outils fournis
● Notion pour le
stockage, le suivi et la documentation.
● Adfinity pour la
gestion fournisseurs, IBAN, PO et contrats.
● Un SaaS de
gestion des risques fournisseurs (accès fourni en fonction du scope
final).
● Slack et email
pour les communications internes.
● Google pour recherches et vérifications réputationnelles.
8. Interactions et communication
Échanges réguliers avec Procurement, Finance, Opérations et les équipes locales. Contacts directs avec les fournisseurs pour obtenir ou mettre à jour les documents.
● Google pour recherches et vérifications réputationnelles.
8. Interactions et communication
Échanges réguliers avec Procurement, Finance, Opérations et les équipes locales. Contacts directs avec les fournisseurs pour obtenir ou mettre à jour les documents.
Profil
Compétences
requises
Techniques et outils
· Excel avancé (formules, filtres, data quality control)
· Aisance SaaS et gestion documentaire
· Analyse financière simple (ratios, solvabilité, classification risque)
Techniques et outils
· Excel avancé (formules, filtres, data quality control)
· Aisance SaaS et gestion documentaire
· Analyse financière simple (ratios, solvabilité, classification risque)
Savoir-faire &
Savoir-être
● Être rigoureux, structuré et orienté conformité.
● Être à l’aise avec les outils SaaS et la gestion documentaire.
● Savoir analyser des documents financiers et légaux simples.
● Pouvoir interagir avec les fournisseurs et les équipes internes.
● Être capable de travailler avec plusieurs entités internationales.
Profil recherché
● Idéalement des études dans l’un des domaines suivants :
Gestion, Administration, Achats/Procurement, Finance, Droit, Management, Économie, Comptabilité, ou filière équivalente.
● Avoir idéalement une première expérience professionnelle dans :
-un rôle administratif achats/procurement,
-un back-office fournisseurs,
-ou une fonction finance/contrôle/documentation avec exposition aux processus d’achats.
● Être rigoureux, structuré et orienté conformité.
● Être à l’aise avec les outils SaaS et la gestion documentaire.
● Savoir analyser des documents financiers et légaux simples.
● Pouvoir interagir avec les fournisseurs et les équipes internes.
● Être capable de travailler avec plusieurs entités internationales.
Profil recherché
● Idéalement des études dans l’un des domaines suivants :
Gestion, Administration, Achats/Procurement, Finance, Droit, Management, Économie, Comptabilité, ou filière équivalente.
● Avoir idéalement une première expérience professionnelle dans :
-un rôle administratif achats/procurement,
-un back-office fournisseurs,
-ou une fonction finance/contrôle/documentation avec exposition aux processus d’achats.
Informations contractuelles
Conditions
& avantages
CDI à temps plein, basé dans nos bureaux à Antananarivo.
Environnement de travail fiable et moderne : bureaux équipés, fibre pro, Starlink, groupe électrogène.
Salaire attractif, évolutif selon votre expérience et vos responsabilités.
Avantages : assurance santé privée, prime de transport, tickets repas, primes de performance.
CDI à temps plein, basé dans nos bureaux à Antananarivo.
Environnement de travail fiable et moderne : bureaux équipés, fibre pro, Starlink, groupe électrogène.
Salaire attractif, évolutif selon votre expérience et vos responsabilités.
Avantages : assurance santé privée, prime de transport, tickets repas, primes de performance.
Accompagnement et suivi RH par une équipe européenne
et malgache, présente au quotidien.