CHARGÉE D'ACCUEIL DE LA MAIRIE ET DE L'AGENCE POSTALE (F/H) - Mairie de Langon

Suite au départ d'un agent, la mairie recrute un(e) chargée d'accueil pour la mairie et l'agence postale communale. Au sein d'une équipe de 4 agents, l'agent sera placé sous l'autorité de la Secrétaire Générale de Mairie.

Accueil des usagers
• Accueil physique et téléphonique des usagers
• Renseigner/orienter le public, traiter les demandes des usagers
• Suivi des courriers et des demandes des usagers
• Délivrance de formulaires : inscriptions sur les listes électorales, autorisations d’urbanisme, etc…
• Formalités administratives diverses

Tenue de l’agence postale communale :
• Accueil des usagers
• Gestion des demandes et prestations : affranchissement, achat de produits, envois postaux, envoi de colis, retrait et dépôt bancaire
• Gestion des fonds, des stocks, commandes et inventaire
• Bilan de fin de journée avec saisie de la caisse
Etat-civil
• Gestion des dossiers d’état civil : mariage, PACS, parrainage, etc…
• Gestion des décès et du cimetière

Gestion des locations des salles et des locatifs communaux
• Tenue du planning d’occupation des salles,
• Etablissement des conventions de location
• Gestion des locatifs : contrat de bail, état des lieux, suivi des loyers

Vie associative
• Mise à jour du fichier des associations et du calendrier des manifestations
• Suivi des prêts de matériels et des demandes de débits de boissons

Communication
Externe
• Diffusion des informations par voie d’affichage : affichage extérieur et dans le hall d'accueil
• Mise à jour du site internet de la commune et des réseaux sociaux
Interne
• Gestion de la boite mail « mairie » : redirection des mails aux différents services et aux élus,
• Ouverture, enregistrement et classement du courrier

Conditions d’exercice : travail un samedi sur 2 en binôme avec un autre agent
Avantages :
Régime indemnitaire + adhésion au CNAS + participation à la prévoyance et à la mutuelle

Connaissances théoriques et savoir-faire
 Connaître l’environnement des collectivité territoriales
 Maîtriser les outils informatiques et les logiciels de bureautique
 Accueillir le public avec amabilité
 Recevoir, et orienter les appels téléphoniques et gérer la boite mail
 S’adapter à différents interlocuteurs
 S'organiser et gérer les priorités, être méthodique
 Avoir des notions de comptabilité pour la tenue de la caisse de l’Agence postale

Savoir-être
 Savoir travailler en équipe
 Être ponctuel, organisé, rigoureux et méthodique
 Savoir gérer son temps et établir des priorités
 Grandes qualités relationnelles
 Faire preuve de diplomatie et de discrétion
 Savoir rendre compte