Chief of Staff der Institutsleitung

Das Fraunhofer Heinrich-Hertz-Institut HHI in Berlin ist eines der weltweit führenden Forschungsinstitute für Photonik, Videocodierung, mobile und optische Kommunikation und angewandte Künstliche Intelligenz. Unsere Forscherinnen und Forscher haben die Videocodierstandards mitentwickelt, die auf Milliarden von Geräten laufen, haben wiederholt Weltrekorde in der optischen Datenübertragung aufgestellt und gestalten 6G, Quantenkommunikation und vertrauenswürdige KI. Wir arbeiten mit den führenden Technologieunternehmen der Welt, mit Regierungen und mit Forschungspartnern auf allen Kontinenten zusammen.

Ein Institut dieser Art zu führen ist eine strategische Aufgabe eigener Qualität. Die Institutsleitung richtet deshalb eine Stabsstelle Institutsleitung ein und sucht einen Chief of Staff, der diese leitet. In dieser Rolle sind Sie im strategischen und operativen Geschäft die engste Bezugsperson der Institutsleitung: Sie integrieren komplexe Initiativen über das gesamte Institut hinweg, denken strategisch mit und setzen mit Blick fürs Detail um. Sie gestalten die Forschungsagenda des Instituts mit, halten seine Führungsprozesse am Laufen, orchestrieren seine internationalen Beziehungen und seine Präsenz auf den führenden Messen und Konferenzen der Welt und stellen sicher, dass Institutsleitung und Abteilungsleitungen die Informationen und Gelegenheiten haben, die sie zum Handeln brauchen. Sie arbeiten mit der Autorität der Institutsleitung über alle Abteilungen hinweg und vertreten die Institutsleitung, wo erforderlich.

Warum diese Rolle wichtig ist

• Forschungsagenda mitgestalten: Wo ein Weltklasse-Institut seine Talente und Ressourcen einsetzt, wird in Strategieprozessen, Portfolio-Reviews und Positionspapieren entschieden. Sie bereiten diese Prozesse vor, treiben sie voran und übersetzen komplexe, fachübergreifende Forschung in strategische Prioritäten
• Ein Weltklasse-Institut führen: Rund 500 Mitarbeitende und 500 Studierende in acht Forschungsabteilungen sowie ein großes internationales Projektportfolio brauchen eine abgestimmte Führung. Sie übersetzen die Prioritäten der Institutsleitung in koordiniertes Handeln und sorgen dafür, dass Entscheidungen umgesetzt werden
• Internationale Beziehungen: Unsere Partner, Standardisierungsgremien, Kunden und Wettbewerber sind global. Sie sind die Drehscheibe für die internationalen Beziehungen des Instituts, für Delegationen und für die internationale Agenda der Institutsleitung
• Sichtbarkeit auf der Weltbühne: Auf den führenden internationalen Messen und Konferenzen werden aus Forschungsergebnissen Partnerschaften und Aufträge. Sie orchestrieren die Präsenz des Instituts dort und die Kommunikation dahinter.

Hier sorgen Sie für Veränderung

• Strategie und Forschungsagenda: Sie unterstützen die Institutsleitung bei der Entwicklung und Überprüfung der Institutsstrategie und des Forschungsportfolios; Sie bereiten Strategieprozesse, Führungsklausuren und Positionspapiere vor; Sie beobachten Technologie-, Markt- und Politiktrends in den Themenfeldern des Instituts und bringen sie in die Führungsrunde ein
• Institutsmanagement und Führungsprozesse: Sie bereiten die Leitungssitzungen des Instituts vor und nach: Tagesordnungen in Abstimmung mit der Institutsleitung, Briefing-Unterlagen und Entscheidungsvorlagen, konsolidierter Input der Abteilungen, Protokolle sowie die systematische Nachverfolgung von Beschlüssen und Maßnahmen bis zum Abschluss. Sie steuern die kritischen kurz- und langfristigen Prioritäten der Institutsleitung, übernehmen Sonderprojekte in deren Auftrag und wirken als Integrator zwischen Institutsleitung, Abteilungsleitungen und Verwaltung
• Internationale Beziehungen, Besuche und Delegationen: Sie sind die zentrale Anlaufstelle für die internationalen Beziehungen des Instituts, von Partnerschaftsvereinbarungen und Delegationsreisen bis zur internationalen Agenda der Institutsleitung. Sie planen und orchestrieren hochrangige Besuche von Ministerinnen und Ministern, Abgeordneten, Führungskräften aus der Industrie, internationalen Delegationen und Gremien: Programmgestaltung, Briefings für die Institutsleitung und die präsentierenden Teams, Protokoll und Logistik sowie strukturierte Nachbereitung
• Kommunikation, Messen und Sichtbarkeit: Sie koordinieren die Unternehmenskommunikation des Instituts, die derzeit auf drei Abteilungen verteilt ist, und entwickeln sie zu einer kohärenten Funktion mit gemeinsamem Redaktions- und Veranstaltungskalender, konsistenten Botschaften und einheitlichem Markenauftritt sowie klaren Freigabeprozessen über Presse, Web, Social Media und Publikationen hinweg. Sie koordinieren die Präsenz des Instituts auf führenden internationalen Messen und Konferenzen (zum Beispiel MWC, IBC, NAB, OFC und ECOC), von Standplanung und Botschaften bis zu Auftritten der Institutsleitung und Nachbereitung
• Förder- und Politikmonitoring: Sie beobachten kontinuierlich offene und kommende Förderaufrufe der Bundes- und Landesministerien sowie der EU-Programme und relevante politische Entwicklungen; Sie bewerten deren Relevanz für das Institut, informieren die Abteilungsleitungen strukturiert, verfolgen Fristen und die Beteiligung des Instituts und unterstützen die Positionierung des Instituts gegenüber Ministerien und Förderagenturen
• Daten, Berichtswesen und Faktenbasis: Sie erheben, konsolidieren und prüfen die Kennzahlen des Instituts (Finanzen, Personal, Projekte, Publikationen, Patente, Wirtschaftserträge, KPIs), pflegen die Faktenbasis und das Management-Dashboard des Instituts und erstellen Berichte, Briefings, Sprechzettel und Präsentationen für die Institutsleitung, Gremien, Fördergeber und Partner