Commercial Claims Manager (m/w/d) – B2B Claims

Du hast ein gutes Gespür für Risiken, denkst lösungsorientiert und fühlst dich in Verhandlungen zuhause? Als Commercial Claims Manager übernimmst du die Verantwortung für die Prüfung und Steuerung von B2B-Reklamationen und Schadensfällen und arbeitest gemeinsam mit Kunden, Lieferanten und internen Teams an wirtschaftlich sinnvollen Lösungen. Reklamationsmanagement

• Erfassung, Priorisierung und Bearbeitung eingehender B2B-Reklamationen von Kunden und Geschäftspartnern
• Analyse von Lieferscheinen, Rechnungen, ERP-Daten, Warenausgangsprotokollen sowie Frachtführer-Dokumentationen zur vollständigen Klärung von Sachverhalten
• Entwicklung fundierter. faktenbasierter Argumentation zur Abwehr unberechtigter Reklamationen oder Verhandlung wirtschaftlich sinnvoller Lösungen
• Erstellung professioneller Stellungnahmen gegenüber Kunden unter Berücksichtigung vertraglicher Vereinbarungen und vorhandener Nachweise
• Pflege eines strukturierten Reklamationsregisters inklusive Status, Fristen, Beträgen und erwarteter Ergebnisse

Cashflow- und Forderungsmanagement

• Identifikation von Reklamationen, die Rechnungszahlungen verzögern oder unberechtigte Abzüge verursachen, in enger Zusammenarbeit mit dem Finance-Team
• Priorisierung von Fällen nach finanzieller Relevanz und Dringlichkeit zur schnellen Freisetzung gebundenen Cashflows
• Nachverfolgung ausgestellter Gutschriften und angefochtener Forderungen sowie Sicherstellung einer kontrollierten Eskalation strittiger Beträge.
• Regelmäßige Reportings zu offenen Reklamationen, deren Altersstruktur, erwarteten Lösungen und potenziellen Auswirkungen auf den Cashflow

B2B-Reklamation & Schadensrückforderungen

• Einleitung von Steuerung von Gegenforderungen gegenüber B2B-Partnern bei nachweisbarer Verursachung
• Bewertung und Quantifizierung entstandener Schäden unter Berücksichtigung direkter Kosten, möglicher Umsatzverluste sowie vertraglicher und reputationsbezogener Auswirkungen
• Verhandlung, Abstimmung und Dokumentation von Einigungen mit Lieferanten

Bereichsübergreifende Zusammenarbeit

• Zentrale Ansprechperson der reklamationsbezogenen Themen innerhalb der Unternehmensgruppe
• Enge Zusammenarbeit mit Finance, Sales, Supply Chain, Outbound and Warehouse zur effizienten Bearbeitung komplexer Sachverhalte
• Unterstützung der Monatsabschlüsse durch die Bildung und Abstimmung von Rückstellungen sowie Abgrenzungen für offene Reklamationsfälle

Prozessverbesserung & Prävention

• Analyse wiederkehrender Reklamationsmuster und Ableitung nachhaltiger Optimierungsmaßnahmen
• Identifikation und Reduktion systematischer Fehlerquellen in Zusammenarbeit mit Supply Chain, Warehouse, Logistics und Procurement
• Entwicklung und Pflege von SOPs, Dokumentationsstandards und Eskalationsprozessen
• Nachhaltige Senkung des Reklamationsvolumens durch strukturierte Ursachenanalysen und kontinuierliche Prozessverbesserungen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Reklamationsmanagement, Forderungsmanagement (AR), Commercial Operations oder einer vergleichbaren Funktion
• Erfahrungen im FMCG-, Retail-, Handels- oder Großhandelsumfeld
• Fundierte Erfahrung in der Bearbeitung und Verhandlung kommerzieller Reklamationen mit B2B-Partnern
• Gutes Verständnis von Finance- und Supply Chain-Prozessen
• Sehr gute Kenntnisse des gesamten Order-to-Cash-Prozesses, von der Bestellung über Lieferschein und Rechnung bis hin zu Gutschriften und Mahnwesen.
• Analytisches Denkvermögen sowie die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte strukturiert zu bewerten und faktenbasiert zu argumentieren.
• Professionelles Auftreten, Verhandlungsgeschick und ein hohes Maß an Eigenverantwortung
• Erfahrung im Umgang mit Reklamationsprozessen im Retail/FMCG-Bereich
• Kenntnisse in SAP oder vergleichbareren ERP-Systemen
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift