Commis Support Administration (Temporaire 24 mois)
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Description
Votre mission
Votre rôle vous amènera à effectuer diverses tâches de soutien administratif, notamment la préparation, la correction, la saisie, la compilation, la vérification et le classement de documents et de données, afin d'assurer un soutien efficace aux équipes desservies.
Vos principales activités au quotidien
- Recevoir et/ou préparer divers documents ou formulaires d'entreprise incluant ceux relatifs à la gestion du personnel, les vérifier, les corriger et obtenir les approbations requises et informer les personnes concernées. Effectuer les recherches et le suivi relatifs au traitement de ces documents ou formulaires ainsi que la saisie de données dans les systèmes et au besoin, procéder à l'extraction de rapports des systèmes d'entreprise.
- Préparer et transmettre différentes demandes telles que des réservations de matériel, des demandes d'achat, des attestations de services, ainsi qu'en faire le suivi et la vérification.
- Préparer, vérifier et tenir à jour divers dossiers, rapports, listes et registres.
- Transcrire, formuler, dactylographier et corriger des lettres, courriels, rapports courants, comptes rendus ou autres documents.
- Assurer la distribution du courrier, en prendre connaissance, vérifier et traiter les demandes qui relèvent de ses attributions.
- Mettre en place ou tenir à jour un système de classement de divers documents ou dossiers; classer les documents ou dossiers, voir à leur conservation ou à leur destruction selon les encadrements en vigueur.
- Vérifier les quantités de fournitures de bureau, de matériel ou d'équipement. Préparer les demandes visant leur renouvellement et obtenir les approbations requises.
- Communiquer avec les personnes concernées pour des raisons telles que l'entretien des appareils ou équipements de bureau, les réservations de salle ou d'équipements, d'hébergement, de moyens de transport et les inscriptions à des cours, congrès, colloques.
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l’emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Votre profil
Exigences:
- Détenir un diplôme d'études secondaires (DES).
Compétences et connaissances reliées au poste:
- Avoir de la langue française une connaissance appropriée à cette fonction.
- Être capable de produire des textes, rapports et divers documents.
Compétences essentielles à Hydro-Québec
- Travaille en équipe
- Agit avec ouverture et bienveillance
- Agile et orienté vers les résultats
- S'engage dans l'évolution