Conference & Project Manager (m/w/d)

Media Pioneer ist ein digitales Medienunternehmen neuen Typs im Herzen von Berlin. Im Fokus steht innovativer und unabhängiger Journalismus rund um Wirtschaft und Politik – immer aktuell, immer relevant. Neben Gründer & Herausgeber Gabor Steingart gehören zu unseren Hosts u.a. Ex-Vizekanzler Sigmar Gabriel und Bestsellerautorin Juli Zeh. Mit dem ersten Medienschiff der Welt haben wir ein schwimmendes Büro geschaffen, das im Regierungsviertel Berlins unterwegs ist – immer am Puls der aktuellen Geschehnisse.

Mit Formaten wie MyWay und weiteren Business Conferences schafft The Pioneer Bühnen für Entscheider:innen aus Wirtschaft, Politik und Gesellschaft. Du bist der zentrale Steuerer dieser Konferenzen – von der ersten Speaker-Anfrage bis zum letzten Applaus. Mit besonderem Fokus auf Speaker-Management, Partner-Betreuung und professionelles Projektmanagement auf C-Level-Niveau gestaltest du die Veranstaltungen, die unsere Marke prägen.

• Du übernimmst das End-to-End-Projektmanagement für ausgewählte Business Conferences – von Planung bis Umsetzung. Du koordinierst alle Gewerke (Technik, Regie, Logistik, Location, Catering, Branding) in enger Zusammenarbeit mit unserer Eventagentur – und stellst sicher, dass jede Konferenz nahtlos läuft.
• Du koordinierst unser Speaker-Management: Du sprichst hochkarätige Referent:innen an, bereitest sie intensiv vor und betreust sie vor Ort. Das ist direkter Kontakt auf C-Level – präzise, persönlich und zuverlässig. Du gibst den Auftritten die richtige Bühne.
• Du bist zentrale Ansprechperson für unsere Partner und Sponsoren, stimmst Leistungen ab und stellst sicher, dass unsere Veranstaltungen exzellent umgesetzt werden – du denkst dabei immer auch, was unsere Partner brauchen, um erfolgreich zu sein.
• Du arbeitest mit unseren Event-Tools (Website, Ticketshop, Event-App) und koordinierst die Teilnehmerkommunikation von der Anmeldung bis zum Follow-up. Du trägst zu Reporting & Learnings bei und übersetzt Daten in konkrete Impulse für die nächste Konferenz.
• Du hast ein feines Gespür für das, was unsere Veranstaltungen besonders macht – Dramaturgie, Design, Markenauftritt – und bringst eigene Ideen ein. Du hebst nicht nur die Qualität einzelner Elemente, sondern den Gesamteindruck einer Konferenz.

Du bringst solide Erfahrung im Event- und Konferenzmanagement mit und zeichnest dich durch deine Fähigkeit aus, komplexe Projekte auf hohem Niveau zu steuern. Du kombinierst organisatorische Stärke mit strategischem Verständnis dafür, was Konferenzen auf C-Level erfolgreich macht.

• Du bringst 3–5 Jahre Erfahrung im Event- oder Konferenzmanagement mit, idealerweise mit Business-Konferenzen oder Executive-Formaten. Diese Erfahrung ist deine Grundlage für den sicheren Umgang mit dieser anspruchsvollen Ebene.
• Du bist sehr stark in Organisation und Koordination mehrerer Gewerke und bekommst Deadlines, Budgets und Projektpläne auch unter Druck in den Griff – ohne dabei die Qualität aus den Augen zu verlieren.
• Du zeichnest dich durch ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit aus und bewegst dich souverän im Austausch mit C‑Level-Speaker:innen, Partnern und Dienstleistern. Du trittst klar, präzise und verbindlich auf – auf Deutsch und mit sehr gutem Englisch. Menschen vertrauen dir, weil sie wissen, dass du dein Wort hältst.
• Du arbeitest eigenverantwortlich und denkst unternehmerisch, während du deinen Anspruch an Qualität und Exzellenz auch unter Zeitdruck bewahrst. Das ist deine innere Haltung – nicht etwas, das du abschalten kannst.
• Du hast ein feines Gespür für Details, für Design und Dramaturgie, und verstehst, was eine Veranstaltung zu etwas Besonderem macht. Du siehst nicht nur einzelne Aufgaben – du siehst das Gesamtbild.

• Du erhältst die Chance, mit hoher Eigenverantwortung den Aufbau eines ambitionierten Medienunternehmens hands-on mitzugestalten.
• Du bekommst die Möglichkeit, regelmäßig an einem der außergewöhnlichsten Orte der Welt zu arbeiten: auf unserem Medienschiff ThePioneer One.
• Du lernst von fantastischen Kollegen und Kolleginnen, die in ihrem Bereich jeweils zu den Stars der Branche gehören. Außerdem kannst du Gabor Steingart und das Pioneer Allstar-Team hautnah miterleben.
• Als digitales Medienunternehmen ist für unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen modernste Technik eine Grundvoraussetzung.