Consultant administratif (Office Management / Finance / SAP)

À propos de la mission :

Nous recherchons un(e) spécialiste administratif(ve) expérimenté(e) pour accompagner un service informatique dans la structuration, l'optimisation et l'automatisation de ses activités administratives.

Vous rejoindrez une équipe en pleine démarche d'amélioration continue, avec un vrai mandat : identifier ce qui peut être simplifié, structuré ou automatisé, et le mettre en œuvre concrètement.

Vos missions :

Coordination administrative

• Piloter le secrétariat : courrier, appels, comptes rendus, modèles de documents
• Organiser la logistique des réunions, événements, déplacements et formations

Budget et finance (SAP)

• Contribuer à l'élaboration du budget annuel et au suivi financier
• Encoder et suivre le budget dans SAP
• Gérer bons de commande, factures, recettes et imputations comptables

Marchés publics

• Préparer et suivre les marchés publics et les demandes d'offres
• Rédiger les courriers liés aux marchés publics
• Assurer le suivi administratif des certificats

Ressources humaines

• Faire l'interface avec la DRH : absences, frais de route, stagiaires, nouveaux collaborateurs
• Suivre les formations et le développement des compétences

Fournisseurs et contrats

• Suivre les fournisseurs critiques et coordonner les évaluations
• Gérer les contrats, renouvellements et échéances

Logistique et moyens généraux

• Gérer salles de réunion, véhicules, stocks et fournitures
• Assurer le support quotidien du service

Gestion des accès (IAM)

• Traiter les demandes d'accès et administrer utilisateurs et rôles
• Réinitialiser les mots de passe

Amélioration continue

• Identifier les processus à optimiser, simplifier ou automatiser, et proposer des solutions concrètes

Votre profil

• Expérience confirmée en administration, secrétariat, office management ou coordination
• Excellente organisation, sens de la priorisation et rigueur dans le suivi de dossiers
• Expérience en gestion de courriers, documents et circuits de validation
• Connaissance des appels d'offres et marchés publics : un atout majeur
• Bonne compréhension des processus financiers administratifs, expérience SAP ou équivalent
• Luxembourgeois obligatoire, français requis, toute autre langue est un plus
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et aisance numérique
• Esprit pragmatique et force de proposition