Contract Administrator

About you:

Join us. Unleash your inner energy.

If you have world-class ambitions to reach for the stars while keeping your feet on the ground, we are the team for you. We have created a new generation of companies—future-focused and driven by a reimagined ambition across all disciplines of the energy sector.

We love people who recognize their own potential and aren't afraid to harness it. We know that together, we are far greater than the sum of our parts. That’s why we celebrate individuals who want to grow and develop as we collaborate on some of the biggest projects on the global energy stage.

We are committed to a diverse and inclusive community—a place where everyone can be themselves, thrive, and grow. From day one, we offer a range of inclusive, family-friendly employment policies, flexible working arrangements, and employee networks to support staff from all backgrounds.

As an equal opportunity employer, we welcome applications from people of all backgrounds, cultures, and abilities.

We are a disability-friendly employer and can make adjustments to help you perform at your best during the hiring process.

About the job:

Kent is looking for a Contract Administrator, to support ongoing projects.

Skills and responsibilities:

Responsibilities:

• Client administrative management: Formalize and execute client contracts, maintaining a checklist of required deliverables for the initiation, execution, and completion phases of the contracts.
• Identify requirements necessary to meet the client's contractual obligations and achieve 100% compliance effectiveness.
• Client invoicing and collections: Oversee the timely processing of project invoices in accordance with client-established procedures (pre-invoices and/or final invoices); verify submission within stipulated timeframes and with required supporting documentation; report any collection issues to the Project Manager or Treasury department to ensure cash flow aligns with project progress; ensure proper contract settlement upon issuance of the final invoice; and effectively manage the collection of reimbursable expenses.
• Human Resources administration for projects: Support personnel hiring processes as requested by the project, the client, and the organization.
• Subcontract administration: Provide administrative oversight for purchase and service orders with subcontractors. Manage the subcontract lifecycle, including initiation, generation of progress reports for billing, payment control, and final settlement.
• Project Management support: Handle administrative aspects of projects regarding client requirements and travel logistics.

Knowledge/Skills, Education, and Experience:

Knowledge/Qualifications/Training/Certification:

• Degree in Business Administration, Industrial Engineering, Accounting, or related fields.
• Diploma in Project Management preferred.
• Intermediate or higher level of English preferred.
• Minimum of 2 years of experience in the following areas:
• Personnel.
• Hiring/Contracting.
• Accounting, invoicing and collections, and control/billing of reimbursable expenses.
• Project administration/coordination and project contract management.
• Costs and budgeting.

Communication:

• Excellent Spanish communication skills (verbal and written).

• Intermediate English level desirable.

Behavior/Core Competencies:

• Proficiency in Excel, Word, and communication software
• Basic knowledge of accounting and inventory management
• Handling of personnel-related matters (hiring, overtime, staff movements, termination clearances, payroll)
• Purchasing and logistics
• Subcontracting
• Warranties and insurance
• Invoicing and collections

HSSEQ:

The employee must observe the Company's Health, Safety, Sustainability, Environment, and Quality standards; The stakeholders are clients and government authorities in the host country.

Role details:

Location: Bogotá

Relocation required: No

Travel required: No

Contract type: Fixed-term

Experience level: Minimum of 2 years of specific experience.

Sobre ti:

Únete a nosotros. Da rienda suelta a tu energía interior.

Si tienes ambiciones de clase mundial de llegar a las estrellas mientras mantienes los pies en la tierra, somos el equipo para ti. Hemos creado una nueva generación de empresas, centradas en el futuro y con una ambición reinventada en todas las disciplinas del sector energético.

Nos encantan las personas que conocen su propio potencial y no tienen miedo de utilizarlo. Sabemos que juntos somos mucho más que la suma de nuestras partes. Por lo tanto, celebramos a las personas que quieren crecer y desarrollarse mientras trabajamos juntos en algunos de los proyectos más grandes en el escenario mundial de la energía.

Estamos comprometidos con nuestra comunidad diversa e inclusiva, un lugar donde todos podemos ser nosotros mismos, prosperar y desarrollarnos. Desde el primer día, ofrecemos una gama de políticas de empleo inclusivas y favorables a la familia, acuerdos de trabajo flexibles y redes de empleados para apoyar al personal de diferentes orígenes.

Como empleador de igualdad de oportunidades, valoramos las solicitudes de todos los orígenes, culturas y habilidades.

Somos un empleador amigable con las personas con discapacidad y podemos hacer ajustes para ayudarlo a rendir al máximo durante el proceso de contratación.

Nuestro propósito y creencias:

Como Kent, estamos abordando el mayor desafío de nuestro tiempo: llevar a nuestro mundo la energía que necesita de la manera más responsable jamás imaginada.

Es la energía de cada miembro de nuestro equipo, impulsada por nuestras creencias, lo que está haciendo que esto suceda. Sea cual sea nuestra habilidad, nuestro idioma o nuestra cultura. Estas creencias nos definen y nos dirigen cada día a ser lo mejor, para nosotros mismos, nuestros clientes, nuestros principales interesados, las comunidades en las que operamos y el planeta:

JUGAMOS A LO GRANDE

Prosperamos en la AGILIDAD EMOCIONAL

Somos FANÁTICOS DEL RENDIMIENTO

Estamos construidos sobre el PENSAMIENTO INFINITO

Lea más sobre el Propósito, las Creencias y los Principios Rectores que nos impulsan: https://kentplc.com/who-we-are/purpose-beliefs

Nuestra visión de Diversidad, Inclusión y Pertenencia:

Reconocemos que la diversidad y la inclusión son catalizadores del éxito. Estamos aumentando la conciencia sobre los beneficios de la diversidad de las personas, la diversidad de experiencias y la diversidad de nuestras perspectivas. Crear una cultura de inclusión en la que todos los empleados tengan un sentido de pertenencia.

Nuestra energía combinada es alimentada por diferentes nacionalidades, en 6 continentes y 24 países. Nuestro compromiso es celebrar el carácter, sin importar el origen étnico, el género, la edad, la religión, la identidad o la discapacidad.

Sobre el trabajo:

Kent está buscando un Administrador de Contratos para apoyar los proyectos en curso.

Habilidades y responsabilidades:

Responsabilidades:

• Gestión administrativa con el cliente: Formalizar y legalizar todos los contratos con los clientes, realizando una lista de chequeo de los documentos entregables en el inicio, desarrollo y finalización de los contratos.
• Identificar los requisitos necesarios para asegurar y cumplir con las exigencias contractuales del cliente y lograr un cumplimiento de efectividad del 100%.
• Facturación y recaudo con el Cliente: Supervisar el trámite oportuno de la facturación de los proyectos de acuerdo con los procesos establecidos por el cliente (pre factura y/o factura), verificando que se entreguen en los tiempos estipulados y con los soportes requeridos, e informando al gerente de proyecto o a tesorería los inconvenientes presentados con recaudos de facturas, para asegurar que el flujo de caja se encuentre acorde con el avance de los proyectos y asegurar la correcta liquidación de los contratos al momento de emitir la última factura al cliente, gestionar oportunamente el cobro de los reembolsables.
• Administración de Recursos Humanos para proyectos: Apoyar los procesos de contratación de personal según lo solicitado por el proyecto, cliente y la organización.
• Administración de subcontratos: Realizar el seguimiento administrativo a las órdenes de compra/ servicio con nuestros subcontratistas. Controlar el proceso de iniciación, generación de actas de avance para cobros, control de pagos y liquidación de los subcontratos.
• Apoyo a la Gerencia de proyectos: Gestión administrativa de los proyectos en lo concerniente a requerimientos del cliente y logística de viajes.

Sus conocimientos/habilidades, educación y experiencia:

Conocimientos/ Cualificación/ Formación/ Certificación:

• Profesional en administración de empresas, Ingeniería industrial, contaduría y carreras afines.
• Deseable diplomado en Gerencia de proyectos.
• Deseable ingles intermedio o superior
• Experiencia mínima de 2 años en las siguientes áreas:
• Personal.
• Contratación.
• Contable, facturas y recaudo, control y facturación de gastos reembolsables.
• Administración /coordinación de proyectos, manejo contractual de los proyectos.
• Costos y presupuestos.

Comunicación:

• Excelente dominio del idioma español en la comunicación y habilidades orales y escritas.
• Deseable nivel de inglés Intermedio.

Comportamiento/Competencias Básicas:

• Manejo de Excel, Word y aplicaciones informáticas de comunicación
• Conocimientos básicos contables y de inventarios
• Manejo de novedades de Personal (contratación de personal, horas extras, movimiento de personal, paz y salvo retiro de personal, nomina)
• Compras y logística
• Subcontratación
• Garantías y Seguros
• Facturación y recaudo

HSSEQ:

El Empleado deberá observar las normas de Salud, Seguridad, Sostenibilidad, Medio Ambiente y Calidad de la Empresa; Son los clientes y las autoridades gubernamentales del país anfitrión.

Detalles sobre el rol:

Ubicación: Bogotá

Reubicación requerida: No

Viaje requerido: No

Tipo de contrato: Termino fijo

Nivel de experiencia: Mínimo 2 años de experiencia especifica.