Coordenador(a) de facilities e operações

Responsabilidades da Oportunidade
Objetivo do Cargo

Garantir que todas as unidades da empresa operem com segurança, organização, eficiência e alto padrão de qualidade, assegurando condições adequadas de infraestrutura, limpeza, conservação, tecnologia, equipamentos e serviços de apoio.
Atuar de forma prática na rotina das unidades, combinando planejamento, gestão e execução operacional, com foco na continuidade da operação, na experiência dos clientes e colaboradores, na melhoria contínua e no uso eficiente dos recursos da empresa.

Principais responsabilidades

Facilities, infraestrutura e manutenção

• Planejar, organizar e acompanhar as manutenções preventivas e corretivas das unidades.
• Monitorar as condições de infraestrutura, conservação, limpeza, segurança, climatização e instalações elétricas e hidráulicas.
• Realizar visitas periódicas às unidades para identificar necessidades, riscos e oportunidades de melhoria.
• Acompanhar chamados, ocorrências e demandas operacionais, garantindo resolução dentro dos prazos estabelecidos.
• Coordenar obras, reformas, adequações, instalações e melhorias de infraestrutura.
• Acompanhar a execução dos serviços, verificando qualidade, prazo, custo e conformidade com o escopo contratado.
• Apoiar a definição e implantação de melhorias de layout, ambientação, decoração, tecnologia e equipamentos.
• Atuar preventivamente para reduzir falhas, interrupções e impactos na experiência dos clientes.

Operação e experiência do cliente

• Garantir que os ambientes estejam organizados, funcionais, seguros, agradáveis e alinhados ao padrão de experiência da empresa.
• Identificar oportunidades de melhoria na jornada dos clientes relacionadas à infraestrutura e à operação das unidades.
• Apoiar a implementação de soluções que aumentem a eficiência, a organização e a qualidade do atendimento.
• Atuar diretamente na resolução de problemas operacionais que possam comprometer o funcionamento das unidades.
• Contribuir para a padronização dos ambientes, serviços e processos entre as unidades.

Compras, suprimentos e estoques

• Receber, organizar e atender as demandas de compras das diferentes áreas da empresa.
• Realizar cotações, negociações e acompanhamento de pedidos.
• Efetuar a compra de materiais de limpeza, escritório, insumos gerais, equipamentos, acessórios, itens de tecnologia e demais necessidades operacionais.
• Controlar estoques, níveis mínimos, movimentações, consumo e reposição de materiais.
• Desenvolver processos para reduzir desperdícios, compras emergenciais e falta de insumos.
• Garantir a correta distribuição dos materiais entre as unidades.
• Buscar condições comerciais competitivas, considerando preço, qualidade, prazo e confiabilidade dos fornecedores.

Gestão de fornecedores e contratos

• Prospectar, avaliar, selecionar e desenvolver fornecedores e prestadores de serviço.
• Negociar valores, prazos, condições de pagamento e níveis de serviço.
• Acompanhar a execução dos contratos e avaliar a qualidade dos serviços prestados.
• Gerenciar fornecedores de manutenção, limpeza, segurança, telefonia, internet, energia, água, seguros, dedetização, equipamentos e demais serviços relacionados à operação.
• Manter atualizados os registros, contratos, documentos, vencimentos e informações dos fornecedores.
• Atuar na redução de custos sem comprometer a qualidade, a segurança ou a experiência do cliente.
• Manter relacionamento com proprietários e administradores dos imóveis utilizados pela empresa.

Gestão de pessoas

• Acompanhar a qualidade das entregas e o cumprimento dos padrões definidos.
• Realizar orientações, alinhamentos, treinamentos e feedbacks periódicos.
• Desenvolver tecnicamente e comportamentalmente os profissionais sob sua responsabilidade.
• Apoiar o RH nos processos de recrutamento, seleção, contratação, integração e acompanhamento das equipes da área.
• Atuar diante de problemas de desempenho, conduta, organização ou cumprimento de processos.
• Promover uma cultura de responsabilidade, cuidado, colaboração e excelência operacional.

Planejamento, custos e indicadores

• Elaborar e acompanhar o orçamento da área.
• Planejar despesas, investimentos, manutenções e melhorias de infraestrutura.
• Controlar custos operacionais e identificar oportunidades de economia.
• Apoiar a análise de viabilidade de investimentos, obras, contratos e aquisição de equipamentos.
• Desenvolver e acompanhar indicadores de Facilities e Operações.
• Elaborar relatórios gerenciais e apresentar resultados, riscos, necessidades e planos de ação.
• Monitorar prazos, chamados, custos, consumo de materiais, desempenho de fornecedores e qualidade dos serviços.
• Garantir o cumprimento dos planos de ação definidos para a área.

Rotinas administrativas e apoio operacional

• Organizar e acompanhar o envio de malotes entre as unidades.
• Manter organizados os documentos, registros e arquivos físicos e digitais da área.
• Apoiar a gestão do arquivo morto e o descarte adequado de documentos.
• Manter controles administrativos relacionados a compras, fornecedores, manutenções, equipamentos e contratos.
• Apoiar demandas operacionais emergenciais sempre que necessário.
• Desenvolver parcerias institucionais ou comerciais em conjunto com a área responsável, quando relacionadas à operação ou à experiência do cliente.

Conhecimentos técnicos

• Pacote Office, especialmente Excel.
• Controles financeiros, orçamento e análise de custos.
• Compras, cotações e negociação.
• Manutenção predial preventiva e corretiva.
• Gestão de fornecedores e prestadores de serviço.
• Controle de estoques e materiais.
• Organização de processos, documentos e rotinas operacionais.
• Elaboração e acompanhamento de indicadores.
• Conhecimento básico de obras, instalações, infraestrutura e segurança predial.

Experiência

• Experiência anterior em Facilities, infraestrutura, operações, manutenção, compras ou serviços gerais de no mínimo de 5 anos.
• Experiência com gestão de fornecedores e acompanhamento de serviços.
• Experiência em liderança de equipes operacionais.
• Vivência em empresas com mais de uma unidade será considerada um diferencial.
• Experiência nos segmentos de serviços, academias, saúde, varejo, hotelaria ou atendimento ao público será considerada um diferencial.

Modelo de atuação

• Atuação híbrida, com presença frequente nas unidades.
• Disponibilidade para deslocamento entre as unidades da empresa.
• Necessidade eventual de acompanhamento de serviços, manutenções ou ocorrências fora do horário administrativo.
• Horário a combinar, conforme a necessidade da operação.

Modelo de contratação

• Contratação no modelo Pessoa Jurídica.
• Valor mensal composta por valor fixo e variável por resultados.
• Os critérios do variável deverão estar vinculados a indicadores claros, mensuráveis e previamente estabelecidos.

Missão resumida do cargo

Garantir que as unidades operem todos os dias com segurança, organização, eficiência e excelência, liderando pessoas, fornecedores, recursos e melhorias de forma prática, responsável e orientada à melhor experiência dos clientes e colaboradores.