Coordenador Administrativo (Facilities)

Sobre a vaga:

O Coordenador Administrativo em uma empresa de Facilities é responsável por estruturar, liderar e otimizar toda a rotina de suporte operacional e corporativo. Sua função principal é garantir o alinhamento financeiro, jurídico, de compras, frota e RH administrativo para suportar a operação de campo, assegurando eficiência operacional, redução de custos e conformidade legal da empresa.

Principais atribuições:

• Gestão do Apoio Operacional: Coordenar os setores de compras de suprimentos (equipamentos, uniformes, EPIs e produtos de limpeza), logística, gestão de frotas e almoxarifado para suprir os contratos operacionais no prazo.

• Faturamento e Medição de Contratos: Acompanhar o processo de medição junto aos clientes, garantindo a emissão correta de notas fiscais, controle de faturamento e apoio à gestão de cobrança/inadimplência.

• Controle Financeiro e Orçamentário: Auxiliar no planejamento orçamentário (CAPEX e OPEX), controle de custos administrativos, fluxo de caixa, pagamentos a fornecedores e prestação de contas.

• Suporte à Gestão de Pessoas (Backoffice de RH): Interface com o departamento pessoal e operado de RH para controle de benefícios, folha de pagamento, controle de ponto, contratações e desligamentos dos colaboradores operacionais e administrativos.

• Gestão de Contratos e Jurídico: Analisar e gerenciar contratos de fornecedores e prestadores de serviços, garantindo cumprimento de prazos, reajustes anuais e renovações contratuais.

• Facilities Interno e Infraestrutura: Administrar a sede da empresa, gerenciando manutenção predial interna, tecnologia da informação (TI), insumos de escritório e serviços gerais do próprio escritório.

• Compliance e Processos: Padronizar procedimentos internos, auditorias administrativas e garantir o cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e regulatórias.

Requisitos obrigatórios:

Ensino Superior Completo em Administração de Empresas, Ciências Contábeis, Economia, Engenharia de Produção ou áreas afins. Pós-graduação/MBA em Gestão Administrativa, Financeira ou de Processos é desejável.

Experiência prévia em posições de liderança administrativa, preferencialmente no setor de prestação de serviços B2B, Facilities ou empresas com grande volume de mão de obra e insumos.

Domínio de sistemas ERP (ex.: TOTVS, SAP, Linx), gestão de compras/suprimentos, fluxo de caixa, rotinas de D.P./RH e legislação tributária/trabalhista básica.

Capacidade analítica, organização e planejamento, visão de processos, perfil resolutivo, liderança e comunicação interpessoal.

Jornada de trabalho e carga horária:

Regime de contratação CLT. Jornada, horário e local de trabalho conforme as condições definidas pela companhia.