Coordinador (a) Senior de Operaciones

COORDINADOR(A) SENIOR DE OPERACIONES

Ubicación: Cobán, Alta Verapaz. Guatemala.

Estatus del Puesto: Tiempo completo, Regular

Nivel Salarial: Nivel 5

Nivel de Riesgo: X Nivel 3 (Contacto frecuente con participantes, contacto directo con niños, acceso a datos sensibles y/o alto nivel de responsabilidad)

El Programa/Departamento/Equipo

En el año 2001 Mercy Corps inicia sus operaciones en Guatemala en el ámbito del Desarrollo Rural, implementando una serie de iniciativas que han impactado en las poblaciones más necesitadas, generando desarrollo y llevando esperanza a quienes, por muchos años, habían sido excluidos de los modelos económicos implementados en el país. Mercy Corps Guatemala implementa programas y proyectos que están alineados a la estrategia camino a la posibilidad enfocados en cuatro resultados: Seguridad Alimentaria, Paz y Buena Gobernanza, Oportunidades Económicas y Seguridad Hídrica.

Responsabilidades Esenciales

ESTRATEGIA Y VISIÓN

• Proporcionar liderazgo, asesoría y soporte operativo a los equipos de programas para asegurar que cuenten con los recursos, sistemas y procesos necesarios para una implementación oportuna, eficiente, de calidad y conforme a las políticas de Mercy Corps y los requerimientos de los donantes.

• Participar activamente en la planificación de nuevos programas, presupuestos, aperturas, cierres y modificaciones programáticas, identificando oportunamente necesidades operativas, riesgos, recursos y soluciones requeridas para su implementación.

• Proporcionar apoyo, coordinación, supervisión y monitoreo diseñado para cumplir con los objetivos de los diferentes programas; y, contribuir al proceso de planificación estratégica del país y proporcionar actualizaciones periódicas.

GESTIÓN DE EQUIPOS

• Promover una cultura de servicio y colaboración entre Operaciones y Programas, asegurando que el equipo de Operaciones responda de manera oportuna, eficiente y orientada a soluciones a las necesidades de los equipos programáticos.

• Desarrollar la capacidad técnica y de gestión del equipo, profundizar en la comprensión de sus funciones, la mejora continua y ayudar en el desarrollo profesional. Ayudar a los miembros del equipo con información, herramientas y recursos para mejorar el rendimiento y alcanzar los objetivos.

• Promover la rendición de cuentas, comunicar las expectativas y proporcionar retroalimentación constructiva de manera informal y formal a través de una revisión regular de las mismas y del desempeño.

• Crear y mantener un ambiente de trabajo de respeto mutuo en el que los miembros del equipo se esfuercen por alcanzar la excelencia; y orientar y dirigir a los miembros del equipo según sea necesario.

• Ser responsable de la implementación completa y adecuada de los sistemas de gestión, cumplimiento y control de Mercy Corps, tal como se describe en los manuales de campo de Mercy Corps contenidos en La Librería Digital - Office in a Box.

• Mantener una excelente relación de coordinación y colaboración con las diferentes unidades de la organización; y, promover el trabajo en equipo de su unidad, con el resto de unidas de la organización.

GESTIÓN DE ADQUISICIONES

• Responsable de apoyar a los diferentes programas en realizar la planificación de la Adquisición de Bienes y Servicios; asegurando el cumplimiento de las políticas y regulaciones aplicables a Mercy Corps.

• Promover estrategias de adquisición eficientes y costo-efectivas que respondan a las necesidades programáticas, considerando disponibilidad de mercado, capacidad de proveedores, riesgos, tiempos de entrega y requerimientos de los donantes.

• Asegurar el procesamiento y la documentación oportuna y precisa, así como el uso del Sistema Electrónico de Adquisiciones de Mercy Corps, acorde a los lineamientos de HQ, así como las cuentas de correo implementadas para presidir las aperturas/P & R de licitaciones según sea necesario.

• Responsable de capacitar al equipo de los diferentes programas para que puedan organizar todas las transacciones de compras con la Unidad de Compras, asegurando que los requerimientos están completos y exactos; acordes a los reglamentos y manuales de MC.

• Apoya en establecer contratos con proveedores locales, bajo la figura de “Acuerdos Marco” para las necesidades de la Organización. Participar en los procesos de análisis de cotización local en acuerdo con las normas y políticas de Mercy Corps.

• Apoyo al equipo del programa para la elaboración y/o revisión de Términos de Referencia para la gestión de la Contratación de Servicios por Consultoría, asegurando que las mismas cumplan con las políticas y regulaciones aplicables a Mercy Corps.

• Responsable de asegurar el mantenimiento, revisión y buen orden de los archivos de compra, tanto impresos como digitales. Preparar reportes de acuerdo a la herramienta Master List, para el adecuado seguimiento de proceso de compras, y para toma de decisiones de la Misión.

GESTIÓN DE OPERACIONES - LOGISTICA

• Brindar asesoría y soporte a los programas en la planificación y ejecución de sus requerimientos logísticos, asegurando la disponibilidad oportuna de bienes, materiales, transporte, almacenamiento y otros servicios necesarios para la implementación y aportando a resolver restricciones logísticas que puedan afectar las actividades programáticas, particularmente en contextos de alta complejidad operativa.

• Asegurar el procesamiento y la documentación oportuna y precisa de las adquisiciones y el uso del Sistema Electrónico de Adquisiciones de Mercy Corps y lo que se recibe por medio del buzón de licitaciones que se encuentra en la Oficina; presidir las aperturas de licitaciones según sea necesario.

• Supervisar el equipo de gestión de la flota y garantizar que los sistemas de seguimiento del mantenimiento, el uso de combustible y la programación de vehículos.

• Establecer y mantener una línea de suministros, supervisando los aspectos logísticos de la operación; supervisar el almacenamiento de productos básicos y los movimientos, según sea necesario.

• Coordinar aspectos logísticos (no programáticos) de proyectos de ayuda material y envíos asociados; gestionar elementos de importación y despacho de aduanas. Supervisar el registro de equipos, licencias y seguros, etc.

• Mantener registros de inventario y flujo de materiales; supervisar el seguimiento de todos los activos.

GESTIÓN DE OPERACIONES – ADMINISTRACIÓN Y TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN (IT)

• Asegurar que los sistemas de administración se implementen como se describe en el Manual de Administración de Campo.

• Asegurar que las estructuras administrativas y de soporte respondan a las necesidades operativas y programáticas de MC en Guatemala, promoviendo soluciones eficientes, sostenibles y alineadas con las prioridades del país y de los donantes.

• Supervisar el establecimiento y desarrollo de las oficinas de Mercy Corps, incluyendo la redacción y revisión de contratos para oficinas y viviendas, mejoras de inquilinato e IT.

• Supervisar la gestión de bases de datos y archivos para los documentos de administración; y la gestión de las instalaciones, incluidos los contratos de alquiler de viviendas y oficinas; velar por que se mantengan las normas de seguridad en todos los locales.

• Ser responsable de cualquier visa de expatriado y permisos de trabajo necesarios.

• Asegurarse de que los contratos y las transacciones/relaciones comerciales de Mercy Corps sean transparentes y cumplan con las leyes de Guatemala y las políticas de donación de Mercy Corps.

ÁREA DE TECNOLOGÍA:

• Coordinar con el consultor responsable de administrar los Sistemas de IT para asegurar que éstos funcionen.

• Coordinar con casa Matriz y proveedores locales para asegurar que los equipos cuenten con sistemas, conectividad y soporte tecnológico adecuados para el cumplimiento de sus funciones. Monitoreo del sistema Cisco-meraki.

• Coordinar por medio de Ticket el apoyo de personal externo para que se cumplan las actividades de: Configuración de equipos, instalación de sistemas de antivirus, back-up, administración del servidor y cualquier inconveniente de tipo técnico.

GESTIÓN DE INVENTARIOS

• Responsable de asegurar que se actualice oportunamente la información de los activos en el Sistema de Inventarios (ingreso, registro, codificación y asignación), cumpliendo los procedimientos establecidos en el Manual de Administración de Activos de Campo, y del resguardo de todos los activos, incluyendo el área de tecnología que no estén en uso.

• Responsable de coordinar y asegurar que los procesos de donación y/o usufructos de activos se realicen de acuerdo a la normativa interna y de los donantes.

• Registrar de forma correlativa, dar seguimiento y solucionar oportunamente los reportes de incidentes, reportes de incidentes de seguridad y reportes de accidente; y asegurar que la matriz de reportes de incidentes esté actualizada, y que se cuenta con documentación de respaldo impresa y digital.

• Convocar a comité para resolución de reportes de Incidente, cuando se estime que en el caso exista negligencia por parte del empleado; y notificar al personal sobre el proceso a seguir de acuerdo a las resoluciones de incidentes, acordada por un comité.

INFLUENCIA Y REPRESENTACIÓN

• Interfaz con las partes interesadas responsables de coordinar todos los envíos de suministros a través de los procesos de aprobación adecuados.

• Comunicarse con los socios locales, así como los sub-sub-secundarios, para verificar sus sistemas y que entiendan y sigan todos los procedimientos y archivos apropiados.

• Representar, desde su ámbito de trabajo, a la organización ante proveedores, socios, autoridades y otras partes interesadas relevantes, promoviendo relaciones profesionales, transparentes y orientadas a soluciones.

• Trabajar en estrecha coordinación con los equipos de programas y liderazgo país para negociar y resolver asuntos operativos con proveedores y otras partes interesadas que puedan afectar la continuidad o calidad de la implementación de los programas.

• Demostrar consistentemente flexibilidad, resiliencia y capacidad para mantener relaciones positivas y serenidad, incluso bajo circunstancias difíciles; y, conciencia de sus propias fortalezas y necesidades de desarrollo. Mantener altos estándares éticos y tratar a las personas con respeto y dignidad.

MANEJO FINANCIERO

• Elaborar liquidaciones de viáticos y fondos cumpliendo la política en plazos establecidos.

• Completar y entregar hojas de tiempo (timesheet) en DataBasic diariamente.

REGLAMENTOS

• Respetar las normas, código de ética, salvaguarda e integridad, y procedimientos administrativos y técnicos de Mercy Corps.

• Apoyar al Representante de País cuando se encuentre en comisión o fuera del país en las diversas actividades que se requieran. Cumplir con otras funciones que le sean asignadas por su supervisor (a).

Responsabilidad de Supervisión

• Gestor de Inventarios y Logística, Asistente de Compras y Contrataciones, Asistente de Operaciones, Encargada de Mantenimiento, Recepcionista/Soporte Administrativo, otros que se puedan crear según necesidad del área de operaciones

Responsabilidad

Reporta Directamente A:

• Representante de País

Trabaja Directamente Con:

• Miembros del Equipo de Mercy Corps Guatemala

• Coordina y mantiene relaciones de coordinación con la Directora Regional de Operaciones de LAC, US-HQs & LAC Safety & Security Advisor, Director Regional de Cadena de Suministro, y otros miembros del equipo regional y global.

Rendición de Cuentas ante Participantes y Actores Clave

Se espera que los miembros del equipo de Mercy Corps respalden todos los esfuerzos relacionados con la rendición de cuentas, especialmente hacia nuestros participantes de programas, socios comunitarios, otros actores clave y las normas internacionales que rigen el trabajo de ayuda humanitaria y desarrollo. Estamos comprometidos con involucrar activamente a las comunidades como socios iguales en el diseño, monitoreo y evaluación de nuestros proyectos en terreno.

Responsabilidades de Salvaguarda

• Aprender activamente sobre la salvaguarda e integrar sus principios en su trabajo, incluyendo los riesgos y medidas de mitigación relacionados con su área de trabajo. Poner en práctica los valores de Mercy Corps, incluido el respeto por la dignidad y el bienestar de las y los participantes y de los demás miembros del equipo.

• Fomentar la apertura y la comunicación en su equipo; alentar a los miembros del equipo a presentar reportes si tienen alguna preocupación utilizando los mecanismos de denuncia, como la Línea Directa de Integridad y otras opciones.

Calificaciones Mínimas y Habilidades Transferibles

• Indispensable: Licenciatura en Administración de Empresas, Auditoria, Ingeniería Industrial, Ingeniería en Sistemas, Ingenierías u otra carrera de las Ciencias Sociales.

• Indispensable: Contar con un mínimo de 5 años de experiencia en el establecimiento y gestión de sistemas de administración, compras y adquisiciones, logística, manejo de inventarios, y recursos humanos en ONG´s internacionales con responsabilidades de supervisión.

• Comprensión comprobada de emergencias complejas, preocupaciones de seguridad relacionadas y respuestas apropiadas con experiencia en Guatemala y en entornos inseguros.

• Demostrar atención a los detalles, seguir los procedimientos, cumplir con los plazos, trabajar y resolver problemas de manera independiente y cooperativa.

• Se valorará el conocimiento de los sistemas y procedimientos liderados por ONG ‘s internacionales (especialmente los sistemas de adquisiciones); experiencia en M&E y el conocimiento de las regulaciones del departamento de Estado, UE, donantes privados.

• Cualificación reconocida internacionalmente en gestión de proyectos o programas o un compromiso para obtenerlo en los primeros meses de trabajo.

• Conocimiento de las normas de Esfera y otro tipo de capacitación en respuesta humanitaria, preferiblemente.

• Excelentes habilidades de negociación y representación, y capacidad para trabajar eficazmente con un equipo étnicamente diverso en un entorno sensible.

• Comunicación verbal y escrita efectiva, organización, priorización y aplicaciones de Microsoft Office.

• Excelentes habilidades orales y escritas en español, se requiere dominio del inglés oral y escrito.

Factores de Éxito

La persona seleccionada para el puesto de Coordinador/a Senior de Operaciones demostrará una combinación saludable de profesionalidad, confidencialidad y confianza a la hora de prestar apoyo eficaz a la Dirección de País y al equipo de Soporte y Programas de Mercy Corps. Poseerá excelentes dotes de comunicación, tanto verbal como escrita, y dará prioridad a la atención al detalle. Deberá tener aptitudes para la gestión del cambio y capacidad para realizar múltiples tareas, establecer prioridades, prestar atención a los detalles y trabajar con plazos en entornos de equipo complejos; y, será un hábil comunicador, capaz de desarrollar y utilizar relaciones sólidas con los miembros del equipo y los departamentos internos, así como con organismos externos, y de facilitar el mapeo de procesos y defender las oportunidades de mejora en los enfoques existentes. Así como Disposición de trabajar tiempos demandantes.

Condiciones de Vida / Condiciones Ambientales

El puesto tiene su sede en Cobán, Alta Verapaz. Esta posición requiere el 25% de los viajes a las oficinas de campo y a visitar proyectos en implementación para asegurar que las operaciones y políticas se implementan adecuadamente.

Los miembros del equipo de Mercy Corps representan a la organización tanto durante las horas de trabajo como fuera de ellas, cuando están desplegados en un puesto sobre el terreno o de visita en un puesto sobre el terreno. Se espera que los miembros del equipo se comporten de manera profesional y respeten las leyes locales, las costumbres y las políticas, procedimientos y valores de MC en todo momento y en todos los lugares del país.

Seguridad

• Coordinar la identificación, evaluación y mitigación de riesgos de seguridad que puedan afectar al personal, activos y actividades de Mercy Corps, en coordinación con los responsables de Seguridad a nivel Regional y/o Global. Asegurar el cumplimiento de los procedimientos y políticas de seguridad según lo determinado por la dirección de país y que los miembros del equipo operan en un entorno seguro y estén al tanto de las políticas.

• Ser punto focal de seguridad en Guatemala y mantener la coordinación con el Punto de Seguridad de la Oficina Regional o Global.

Rendición de cuentas

Se espera que los miembros del equipo de Mercy Corps apoyen todos los esfuerzos hacia la rendición de cuentas, específicamente a nuestros beneficiarios y a las normas internacionales que guían el trabajo internacional de respuesta a emergencias y desarrollo, mientras participan activamente en las comunidades beneficiarias como socios iguales en el diseño, seguimiento y evaluación de nuestros proyectos de campo.

Se espera que los miembros del equipo se comporten de manera profesional y respeten las leyes locales, las costumbres y las políticas, procedimientos y valores de Mercy Corps en todo momento y en todos los lugares del país.

Aprendizaje Continuo

En línea con nuestra convicción de que las organizaciones que aprenden son más eficaces, eficientes y relevantes para las comunidades a las que servimos, empoderamos a todos los miembros del equipo a dedicar el 5 % de su tiempo a actividades de aprendizaje que promuevan su crecimiento y desarrollo personal y/o profesional.

Equipo de Compromiso y Efectividad

Lograr nuestra misión comienza por cómo construimos nuestro equipo y colaboramos. Al reunir personas con variedad de experiencias, antecedentes y perspectivas, fortalecemos nuestra capacidad para resolver desafíos complejos e impulsar la innovación. Fomentamos una cultura de confianza y respeto, donde cada miembro del equipo es valorado por sus contribuciones, se le empodera para alcanzar su máximo potencial y se le motiva a dar lo mejor de sí. Reconocemos que construir un equipo fuerte y eficaz es un proceso continuo, y seguimos comprometidos con aprender, mejorar y crecer juntos.

Igualdad de Oportunidades de Empleo

Mercy Corps es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades, comprometido con brindar igualdad de oportunidades laborales a todos los empleados y candidatos calificados, sin distinción de raza, color, sexo, orientación sexual, religión o creencias, origen nacional, edad, discapacidad, estado civil, condición de veterano u otras características protegidas por la legislación aplicable.

Salvaguarda y Ética

Mercy Corps está comprometida a garantizar que todas las personas con las que entramos en contacto a través de nuestro trabajo ya sean miembros del equipo, miembros de la comunidad, participantes de programas u otros, sean tratadas con respeto y dignidad. Nos adherimos a los principios fundamentales sobre la prevención de la explotación y el abuso sexual establecidos por el Secretario General de la ONU y el IASC, y hemos firmado el Esquema Interagencial de Divulgación de Conductas Inadecuadas. No toleraremos el abuso infantil, la explotación sexual, el abuso o el acoso por parte de, o hacia, nuestros miembros del equipo. Como parte de nuestro compromiso con un entorno laboral seguro e inclusivo, se espera que los miembros del equipo se conduzcan de manera profesional, respeten las leyes y costumbres locales y adhieran en todo momento a las Políticas y Valores del Código de Conducta de Mercy Corps. Los miembros del equipo deben completar cursos obligatorios en línea sobre el Código de Conducta al ser contratados y de manera anual.

Como postulante, si eres testigo o experimentas cualquier forma de conducta sexual inapropiada durante el proceso de reclutamiento, por favor repórtalo a la Línea Directa de Integridad de Mercy Corps (integrityhotline@mercycorps.org).