Coordinador administrativo

Objetivo del Puesto

Garantizar el correcto funcionamiento de los procesos administrativos relacionados con facturación, conciliación de pagos, seguimiento a ventas y control documental, asegurando información confiable, atención oportuna a las áreas comerciales y operativas, así como el cumplimiento de los procesos internos de la empresa.

Principales Actividades

Administración Comercial

• Elaborar facturas en sistema ERP (Odoo).
• Dar seguimiento administrativo a las ventas realizadas por el equipo comercial.
• Verificar que los pedidos cuenten con la documentación correspondiente.
• Supervisar que los repartidores salgan a ruta con los documentos administrativos requeridos por el cliente.
• Mantener actualizada la información comercial en el sistema.

Facturación y Cobranza

• Emitir facturas y notas de crédito.
• Realizar conciliación de pagos recibidos.
• Verificar depósitos y registros bancarios.
• Dar seguimiento a diferencias de pago hasta su aclaración.

Gestión Operativa

• Generar hojas de carga en Odoo y Excel.
• Apoyar en la conciliación de devoluciones dentro del sistema ERP.
• Dar seguimiento administrativo a incidencias relacionadas con pedidos y entregas.

Control Administrativo

• Mantener organizada la documentación física y digital.
• Capturar y validar información en el sistema.
• Apoyar en reportes administrativos solicitados por Dirección y por el Contador General.

Inventarios

• Participar eventualmente en conteos físicos de inventario.
• Apoyar en la validación de existencias.
• Reportar diferencias encontradas durante inventarios.

Mejora Continua

• Detectar oportunidades para optimizar procesos administrativos.
• Cumplir procedimientos internos.
• Apoyar en actividades adicionales relacionadas con el área administrativa cuando sea requerido.

Conocimientos

Indispensables

MANEJO DE SISTEMA ERP ODOO

• Facturación electrónica.
• Conciliaciones bancarias.
• Administración documental.
• Microsoft Office (Excel intermedio).
• Control de ventas.
• Manejo de archivos digitales.
• Notas de crédito.
• Procesos administrativos.
• Atención a clientes internos.
• Indicadores administrativos.

Deseables

• Inventarios.

Escolaridad

Preferentemente Licenciatura terminada o trunca y/o técnico con experiencia en:

• Administración
• Contabilidad
• Gestión Empresarial

Experiencia

• 1 a 3 años en puestos administrativos.
• Experiencia en facturación.
• Manejo de ERP.
• Conciliación de pagos.
• Seguimiento administrativo de ventas.
• Deseable experiencia en empresas comercializadoras.

Habilidades y Competencias

• Alto compromiso y sentido de responsabilidad.
• Liderazgo.
• Confidencialidad
• Actitud de servicio y atención al cliente interno.
• Atención al detalle y excelente organización.
• Negociación
• Proactividad e iniciativa para resolver situaciones.
• Capacidad para trabajar bajo presión y manejar temporadas de alta carga laboral.
• Comunicación efectiva y trabajo en equipo.
• Capacidad de análisis y seguimiento puntual.
• Adaptabilidad y aprendizaje rápido.
• Honestidad, puntualidad y respeto por los procesos de la empresa.

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