Делопроизводитель

Обязанности:
Приём и первичная обработка. Принимает входящую корреспонденцию (бумажную и электронную), проверяет корректность оформления: наличие всех обязательных реквизитов, подписей, печатей. При необходимости возвращает документы на доработку. Регистрация. Присваивает документу уникальный регистрационный номер и заносит его в журнал учёта Распределение и контроль исполнения. На основе резолюции руководителя передаёт документы исполнителям. Ведёт картотеку или базу, где отслеживает, на каком этапе находится каждый документ. Контролирует сроки исполнения, напоминает исполнителям о приближающихся датах, при нарушениях докладывает руководству. Также может выдавать справки по документам. Работа с исходящей документацией. Проверяет правильность оформления исходящих бумаг, регистрирует их и отправляет адресатам. Систематизация и хранение. Систематизирует документы текущего архива, формирует из них дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел. Обеспечивает их сохранность. Архивная работа. Подготавливает и сдаёт в архив законченные делопроизводством документы: формирует дела, составляет описи, передаёт регистрационные картотеки или электронные банки данных. Участвует в работе экспертной комиссии: контролирует сроки хранения, организует утилизацию документов с истёкшим сроком. Организационно-техническое обеспечение. По поручению руководителя может готовить проекты документов (письма, запросы), печатать служебные материалы, участвовать в подготовке заседаний (собирать материалы, оповещать участников). Иногда организует приём посетителей.

Требования:
Вести учётные и регистрационные формы, работать с ними. Контролировать исполнение документов. Пользоваться базами данных (в том числе удалённо), справочно-правовыми системами, системами электронного документооборота. Применять современные ИКТ-технологии для оптимизации работы. Соблюдать правила русского языка. Обладать навыками скоростного письма. Устанавливать контакт с людьми, поддерживать деловую беседу, сглаживать конфликты, соблюдать служебный этикет. Знать структуру организации, правила взаимодействия с партнёрами и клиентами.