делопроизводитель - секретарь
Обязанности:
Приём и регистрация входящей корреспонденции, её систематизация и направление в соответствующие структурные подразделения или исполнителям. Оформление исходящих документов, проверка их правильности оформления, наличия подписей, виз и приложений. Регистрация исходящих документов (на карточках или в электронном виде) с ведением соответствующих картотек или журналов. Формирование исполненных документов в дела в соответствии с утверждённой номенклатурой организации. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: проведение экспертизы ценности, оформление дел, составление описей. Передача оформленных дел в архив организации . Ведение справочной работы по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска. Возврат неправильно оформленных документов исполнителям на доработку . Составление проектов документов, их правка, организация подписания руководителем . Работа с почтовыми и курьерскими службами . Контроль за своевременным выполнением сотрудниками поручений руководителя . Организация телефонных переговоров руководителя, приём посетителей в приёмной. Подготовка материалов для совещаний и мероприятий, ведение и оформление протоколов. Обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями и средствами оргтехники . Соблюдение норм конфиденциальности и уровней допуска документов .
Требования:
правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами; правила организации и формы контроля исполнения документов в организации; типовые сроки исполнения документов; принципы работы со сроковой картотекой; правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов; правила создания и ведения баз данных служебных документов; критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них; порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов; порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии; правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии; правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению; правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения