DG - Assistant.e de direction
Description
Vos missions en quelques mots
Vos principales missions:
Au sein de la Direction Générale, l’assistant(e) de direction assure, dans le cadre de ses missions, un appui administratif, organisationnel et logistique auprès de la direction générale, du cabinet et de la direction de la communication.
Il(elle) exerce les tâches de secrétariat de direction, l’accueil téléphonique et physique, la gestion de la boîte électronique fonctionnelle, le tri et le suivi des courriers ainsi que la mise en page de certains documents (notes et courriers), et le suivi des parapheurs et du chrono d’enregistrement.
Il(elle) participe aux réunions sur les agendas.
Il(elle) travaille en binôme avec une autre assistante de direction, afin d’assurer une amplitude horaire élargie et la continuité du service.
Il(elle) assure l’organisation et la préparation des réunions, le suivi des dossiers et la coordination administrative des sujets portés par la direction. À ce titre, Il(elle) participe à la préparation et au suivi des dossiers, projets et échéances portés par la direction générale, notamment en lien avec le cabinet et la direction de la communication, en assurant la circulation de l’information et le suivi administratif associé.
Vos principales activités:
1. Gérer les agendas, organiser les réunions, rendez-vous, comités et déplacements (planification, logistique, préparation des dossiers, accueil des participants, visioconférences, etc.).
2. Assurer la gestion des appels, courriels et sollicitations de la direction.
3. Préparer, mettre en forme, rédiger et assurer le suivi des documents (courriers, notes, comptes rendus, présentations, etc.).
4. Assurer le traitement, le suivi, le classement et l’archivage des courriers, dossiers et documents.
5. Contribuer à la préparation et à la coordination administrative des réunions, travaux et échéances de la direction, notamment par la collecte, l’organisation et la mise à disposition des documents nécessaires.
6. Assurer un rôle d’interface avec les directions, services et partenaires internes ou externes et faciliter la circulation de l’information.
7. Participer à l’organisation logistique et administrative des échéances institutionnelles, instances ou temps collectifs portés par la direction.
8. Veiller à la bonne gestion des fournitures, des outils administratifs et contribuer à l’amélioration continue des méthodes de travail de la direction.
9. Travailler en coordination avec les autres assistant(e)s de direction et contribuer à la continuité de service.
Profil recherché
Agent(e) titulaire de la fonction publique (Etat/Territoriale/ Hospitalière) de catégorie B ou agent(e) contractuel(le) disposant d’une expérience préalable avérée en assistanat de direction générale, cabinet ministériel, ce qui pourra être un plus.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Compétences attendues
Savoir-être
- Sens de l'organisation et rigueur.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Réactivité et adaptabilité face aux imprévus.
- Esprit d'initiative et autonomie dans la gestion des tâches.
- Aisance relationnelle et sens du service.
- Capacité à travailler avec des interlocuteurs interne et externe (direction, collaborateurs, partenaires externes).
- Esprit d'équipe et coopération.
- Fiabilité et sens des responsabilités.
- Aptitude à assurer un accueil téléphonique et à filtrer les communications destinées au DG et au DGA.
Savoir-faire
- Gérer les priorités et organiser efficacement son temps de travail.
- Tenir à jour et classer les dossiers (physiques et numériques).
- Assurer un suivi rigoureux des documents et des échéances.
- Utiliser des outils numériques et collaboratifs.
- Etre capable de rédiger, mettre en forme et corriger des documents administratifs ou de communication serait apprécier
- Etre capable d'exécuter rapidement une tâche
Savoir
- Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Connaissance générale de la fonction publique (appréciée)
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et de logiciels de gestion
- Maîtrise des techniques de communication écrite et oral