董事會 行政助理

職務使命
確保董事會各項會務運作順暢，支援董事長及執行董事之行政與決策需求，透過完善之行政管理、文件處理及會議支援機制，提升整體行政效率與執行品質，並維持董事會運作之制度化與專業性。
主要職責
 協助辦理董事長、執行董事交辦業務

• 協助執行董事長、執行董事交辦之各項行政事項
• 協助相關資料蒐集、彙整及進度追蹤
• 協助跨單位溝通協調與事項執行

 協助辦理董事長、執行董事交辦之各項會議召開

• 協助會議時間安排、通知發送及出席確認
• 協助會議資料準備、簡報彙整及會議文件整理
• 協助會議現場支援及相關行政作業
• 協助會議紀錄整理及後續事項追蹤

 協助辦理董事會會務運作及相關行政作業

• 協助董事會會議召開前之資料彙整與文件準備
• 協助會議通知、議程編排及相關資料分送
• 協助董事會決議事項之整理、彙整及進度追蹤
• 協助維護董事會相關文件與紀錄之完整性

 協助辦理董事會相關公文撰擬、文件管理及行政作業

• 協助公文撰擬、校對、發文及歸檔管理
• 協助建立及維護紙本與電子文件檔案系統
• 助辦理經費核銷、單據整理及相關行政流程
• 協助辦理財團法人相關變更及報主管機關作業

 協助辦理會議及活動接待與行政支援

• 協助董事及外賓接待、會議安排及現場支援
• 協助會議及活動前置準備（場地、設備、資料等）
• 協助現場行政支援與流程順暢運作
• 協助活動結束後相關資料整理與後續作業

 協助辦理其他主管臨時交辦事項

• 協助處理各項臨時性行政業務
• 協助支援跨單位行政事項及專案任務

教育背景與資歷條件
 大學以上畢業
 具備電腦操作能力（Word、Excel、PowerPoint等），除基本文書操作外，會製作影片者尤佳
 肯學習、能配合人、事，主動積極，具服務熱忱

核心職能
 能力與特質

• 行政整合與執行能力：能統整多項行政事項，並有效協助推動各項業務進行
• 細心與責任感：對文件、公文及各項行政流程具高度敏感度，確保內容正確無誤
• 溝通協調能力：能與校內各單位及外部對象進行良好溝通，促進業務順利推動
• 應變與問題處理能力：面對臨時交辦事項或突發狀況，能即時反應並妥善處理
• 時間管理與執行力：能掌握多項任務進度，於時限內完成交辦事項
• 服務態度與禮儀素養：具備基本接待禮儀，能妥善應對董事及外賓知識與技能

 專業知識與技能

• 公文撰擬與文書處理能力：具備基本公文格式與撰寫能力，熟悉Word、Excel、PowerPoint等文書工具
• 會議與會務支援能力：熟悉會議安排、資料準備、紀錄整理及後續追蹤作業
• 文件管理能力：能建立及維護紙本與電子檔案，確保資料完整與可追溯性
• 行政流程與核銷概念：具備基本行政流程及經費核銷概念者佳
• 基本法規與制度認知：對財團法人或學校行政相關規範具基本理解者佳