Especialista Administrativo

Sueldo: $15,000 - $20,000 netos

Jornada: Lunes a Viernes de 9 a 6 pm

Zona de trabajo: Lomas Verdes 3a Sección, Naucalpan Estado de México (atrás de Heliplaza)

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO

1 | PROPÓSITO DEL PUESTO

Asegurar la ejecución oportuna, exacta y documentada de facturación, cobranza operativa, preparación de pagos y controles administrativos, coordinándose con Operación, Comercial, RH, Contabilidad y proveedores para facilitar resultados del negocio.

2 | RESPONSABILIDADES ESENCIALES

• Facturación: preparar, validar soportes y timbrar CFDI de los servicios autorizados; registrar facturas, XML y PDF en portales y controles aplicables

• Conciliación operativa: contrastar información de servicios liberados, órdenes de compra, descuentos y notas de crédito con las áreas operativas y clientes antes de emitir o corregir facturas.

• Cobranza operativa: actualizar cartera y vencimientos, enviar estados de cuenta, dar seguimiento a promesas de pago y documentar aclaraciones; escalar saldos complejos o estratégicos.

• Pagos a proveedores: integrar solicitudes, CFDI, órdenes de compra y autorizaciones; actualizar portales, enviar comprobantes y solicitar complementos de pago.

• Viáticos y reembolsos: validar documentación, comprobaciones y visto bueno del responsable; registrar pendientes y CFDI faltantes.

• Flota y recursos: mantener controles administrativos de vehículos, seguros, GPS, expedientes, refrendos, combustible y consumos; alertar vencimientos y anomalías.

• Tarjetas y servicios: conciliar cargos AMEX, asignar empresa y centro de costo, solicitar comprobantes y mantener registros de líneas telefónicas y equipos, en coordinación con Contabilidad.

• Reportes y resguardo: mantener controles actualizados, evidencia trazable por empresa y alertas de pendientes, errores o diferencias.

3 | ENTREGABLES

• Facturación: servicios facturables vs. facturados; tiempo entre liberación y emisión; CFDI rechazados/corregidos y sus causas.

• Cobranza: cartera y vencimientos actualizados; gestiones documentadas; promesas de pago atendidas y casos escalados.

• Pagos y comprobación: solicitudes completas y oportunas; incidencias por documentación faltante; complementos de pago recibidos.

• Control administrativo: reportes de combustible, AMEX, viáticos, flota y líneas actualizados; anomalías y vencimientos detectados.

• Colaboración: acuerdos cumplidos con Operación, RH, Contabilidad y clientes; aclaraciones resueltas y reducción de reprocesos.

4 | COMPETENCIAS REQUERIDAS

• Orden y precisión documental; atención al detalle.

• Orientación al servicio y colaboración transversal.

• Seguimiento, comunicación y resolución de incidencias.

• Manejo de sistemas de facturación, hojas de control y expedientes digitales.

• Confidencialidad, integridad y apego a procedimientos.