Executive Assistant 70%-100%

Die Position im Überblick

PHENOGY sucht eine(n) erfahrene(n), äußerst organisierte(n) Persönlichkeit-Mitarbeiter/in, die den Geschäftsführer unterstützt und die bereichsübergreifende Koordination im Unternehmen stärkt. In dieser Position werden die Aktivitäten der Geschäftsführung in klare Kommunikation, zuverlässige Nachverfolgung und konkreten Mehrwert für das gesamte Team übersetzt. Die gesuchte Person steuert einen komplexen internationalen Terminkalender, koordiniert Korrespondenz und Stakeholder-Kommunikation, erstellt Besprechungsnotizen und Memos für die Geschäftsführung und trägt dazu bei, dass Prioritäten, Zusagen und formale Prozesse konsequent vorangetrieben werden.

Die Tätigkeit wird vor Ort im Büro ausgeübt und umfasst eine enge Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen, Führungskräften, Ansprechpersonen in Behörden und Hochschulen, Kunden, Partnern sowie weiteren externen Stakeholdern. Gefragt sind fundiertes Urteilsvermögen, Diskretion, sicheres Auftreten und die Fähigkeit, Zusammenhänge zu erfassen – nicht lediglich zugewiesene Aufgaben abzuarbeiten.

Kernaufgaben

Ihr Wirkungsbereich: Strategic & Operational Management Support

• Kalender- & Zeitmanagement: Proaktive Steuerung des Terminkalenders über mehrere Zeitzonen hinweg – inklusive Meeting-Vorbereitung sowie reibungslosem Kollisionsmanagement für Calls, Konferenzen und Keynote-Auftritte.
• Task-Tracking & Korrespondenz: Eigenständige Abwicklung der E-Mail-Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern sowie konsequente Nachverfolgung von Fristen, Zusagen und Prioritäten.
• Dokumentation & Informationsfluss: Präzise Aufbereitung von Besprechungsinhalten in Memos und Statusmeldungen sowie Sicherstellung eines transparenten Informationsaustausches zwischen der Geschäftsführung und allen PHENOGY-Teams.
• Vertretung & Ansprechperson: Verlässliche Schnittstelle bei Reisen oder Abwesenheiten des Geschäftsführers zur eigenständigen Klärung von Routinefragen und gezielten Evaluierung von Eskalationen.
• Stakeholder-Koordination: Souveräne Kommunikation mit Führungskräften, Hochschulen, Behörden und Partnern sowie administrative Begleitung von Forschungsanträgen, Zertifizierungen und Ausschreibungen.
• Dokumentenerstellung & Systempflege: Professionelle Ausarbeitung von Präsentationen, Briefings und Besprechungsunterlagen inklusive gewissenhafter Pflege der relevanten CRM- und Office-Systeme.

Qualifikationen

• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, in der Koordination auf Geschäftsleitungsebene, in der Unterstützung der Geschäftsentwicklung oder in einer vergleichbaren Funktion für das obere Management.
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder verhandlungssicher sowie gutes berufsbezogenes Englisch; Fähigkeit, professionelle Korrespondenz, Besprechungszusammenfassungen und Memos für die Geschäftsführung zu erstellen.
• Nachweisliche Erfahrung in der souveränen Steuerung komplexer Terminkalender, konkurrierender Prioritäten, internationaler Zeitzonen sowie eines hohen Kommunikations- und Nachverfolgungsvolumens.
• Praxiskenntnisse der administrativen und rechtlichen Rahmenbedingungen bei Behörden und Hochschulen, einschließlich Forschungsprojektanträgen, Zertifizierungen und Ausschreibungen – oder unmittelbar vergleichbare Erfahrung.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint; Fähigkeit, sich sicher in CRM- und weitere interne Systeme einzuarbeiten und diese zuverlässig zu pflegen.
• Hervorragendes Urteilsvermögen, Diskretion, Diplomatie und Situationsbewusstsein in der Kommunikation mit hochrangigen Ansprechpersonen aus Wirtschaft, Verwaltung, Wissenschaft und externen Organisationen.
• Proaktive, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise; Fähigkeit, Informationen zu verknüpfen, Bedarfe vorauszusehen und in einem dynamischen internationalen Umfeld wirksam zu arbeiten.

Ihr Pluspunkt

• Erfahrung in der Begleitung öffentlicher Förderprogramme, Forschungspartnerschaften, Zertifizierungsverfahren oder institutioneller Stakeholder.
• Erfahrung in einem Start-up, Scale-up oder international aufgestellten Unternehmen.

Arbeitszeit: In der Regel 8:00–17:00 Uhr; freitags halbtags

Gehalt: 52.000–60.000 € brutto pro Jahr, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung.

Reisetätigkeit: Keine regelmäßigen Dienstreisen; lediglich gelegentliche Teamveranstaltungen