Executive Assistant

Dla naszego Klienta, firmy z sektora FMCG (produkty premium), działającej na rynku od ponad 35 lat poszukujemy kandydata/tki na stanowisko Executive Assistant.

To nowa, samodzielna rola dla osoby, która poza wsparciem administracyjnym potrafi porządkować złożone zagadnienia, pilnować realizacji ustaleń i sprawiać, że tematy posuwają się do przodu.

Szukamy osoby, która nie czeka wyłącznie na zadania, ale jest proaktywna i lubi pracować projektowo oraz potrafi samodzielnie rozpoznać, co należy uporządkować, ustalić kolejne kroki i doprowadzić temat do końca.

Obowiązki:

· Wsparcie administracyjne dla Prezesa Zarządu, w tym zarządzanie kalendarzem, organizowanie spotkań i koordynowanie terminów.

· Bieżące wsparcie Prezesa Zarządu w organizacji pracy i zarządzaniu priorytetami.

· Przygotowywanie podsumowań, statusów i przeglądów najważniejszych tematów.

· Monitorowanie ustaleń ze spotkań, terminów, zobowiązań i kolejnych kroków, odpowiedzialność za statusy i follow up’y.

· Koordynowanie realizacji zadań pomiędzy działami oraz wspieranie menedżerów w prowadzeniu tematów.

· Przygotowywanie materiałów i informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. Porządkowanie informacji, dokumentów i danych dotyczących projektów.

· Prowadzenie rejestrów, zestawień i baz wiedzy.

· Wsparcie w standaryzacji procesów, procedur, instrukcji i dokumentacji organizacyjnej. Koordynowanie prac związanych z tworzeniem i aktualizacją polityk oraz procedur, we współpracy z właściwymi działami.

· Wsparcie organizacji w obszarze compliance i ładu korporacyjnego.

· Koordynowanie współpracy z kancelariami oraz innymi zewnętrznymi doradcami/dostawcami.

· Dbałość o prawidłowy obieg dokumentów.

· Wsparcie w przygotowywaniu dokumentacji zarządczej, rejestrów, uchwał, pełnomocnictw i innych dokumentów formalnych.

· Przygotowywanie agend, materiałów oraz podsumowań spotkań.

· Wsparcie w uporządkowaniu komunikacji i przepływu informacji.

· Kompleksowa organizacja podróży służbowych w Polsce i za granicą, spotkań biznesowych i wydarzeń.

· Przygotowywanie analiz i zestawień na potrzeby Prezesa Zarządu oraz kadry menedżerskiej.

· Identyfikowanie obszarów wymagających usprawnienia oraz inicjowanie praktycznych rozwiązań.

·

Wymagania:

· Wykształcenie wyższe.

· Minimum 5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku, np. Executive Assistant, Asystent/ka Zarządu, Project Coordinator lub w roli o zbliżonym zakresie odpowiedzialności.

· Ugruntowane doświadczenie we współpracy bezpośrednio z członkiem zarządu, prezesem lub najwyższą kadrą menedżerską.

· Umiejętność koordynowania wielu tematów jednocześnie.

· Doskonała organizacja pracy i naturalna potrzeba porządkowania informacji. Umiejętność tworzenia klarownych materiałów (podsumowań, prezentacji, statusów, etc).

· Doświadczenie w prowadzeniu projektów, koordynacji działań międzydziałowych lub wdrażaniu usprawnień.

· Wiedza o podstawowych zagadnieniach związanych z ładem korporacyjnym, compliance i współpracą z kancelariami.

· Bardzo dobra znajomość MS Office.

· Język angielski na poziomie pozwalającym na swobodną komunikację.

· Zmysł analityczny.

· Proaktywność i umiejętność przewidywania problemów, zanim eskalują.

· Wysokie zdolności komunikacyjne. Dojrzałość biznesowa i partnerskie podejście.