Executive Assistant/ Assistenz der Geschäftsführung
Summary
Provide high-level administrative and logistical support to executive leadership at a global ticketing and live-event technology company, handling scheduling, travel, meetings, and confidential correspondence in German and English.
AXS ist ein führender Anbieter fortschrittlicher Ticketing- und Live-Event-Technologie und in Nordamerika, Europa und im asiatisch-pazifischen Raum aktiv. Das Unternehmen ermöglicht den Zugang zu einigen der weltweit bekanntesten Veranstaltungsorte, Sportteams, Festivals und Welttourneen. Mit maßgeschneiderten Ticketing-Lösungen, innovativer Technologie und engagiertem Kundenservice arbeitet AXS mit über 1.600 der renommiertesten Marken aus Sport und Unterhaltung zusammen – darunter die Olympischen und Paralympischen Spiele 28 in Los Angeles, die Eisbären in Berlin, das Coachella Valley Music and Arts Festival, das Red Rocks Amphitheatre, First Avenue, die O2 Arena, die BNP Paribas Open, die WM Phoenix Open und das Stagecoach Country Music Festival, sowie die Barclays Arena in Hamburg und die Uber Eats Music Hall in Berlin. Die primären und sekundären Marktplätze von AXS sowie die firmeneigene AXS Mobile ID-Technologie bieten Fans die einfachste und sicherste Möglichkeit, Tickets zu kaufen, zu verkaufen und zu verwalten.
Executive Assistant/ Assistenz der Geschäftsführung
Deine Aufgaben
- Verantwortung für die Organisation der Kalender der Geschäftsleitung sowie für ein professionelles und zuverlässiges Zeit- und Reisemanagement – inklusive Planung, Buchung und Abrechnung.
- Eigenständige Betreuung von Meetings, insbesondere mit externen Gästen, sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs in unseren Büroräumen.
- Umfassende administrative Unterstützung: Terminplanung, Nachverfolgung, Informationsverteilung, technische Vorbereitung sowie fallbezogene Protokollführung.
- Planung und Koordination von geschäftlichen Events, Offsites und Meetings – von der Terminfindung bis zur Umsetzung vor Ort oder im Remote-Format.
- Unterstützung bei wiederkehrenden Aufgaben wie der Erstellung und Pflege von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen.
- Eigenverantwortliche Führung vertraulicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büromanagements.
- Selbstständige Übernahme und Umsetzung von Sonderprojekten.
Deine Qualifikationen
- Mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben zu koordinieren.
- Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Effizienz – auch unter Zeitdruck in einem schnelllebigen Umfeld.
- Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office sowie schnelle Einarbeitung in neue Tools und Systeme.
- Routine im Management eines hohen E-Mail-Aufkommens: präzise, professionelle Korrespondenz, gewissenhafte Bearbeitung von Anfragen und verlässliches Follow-up.
- Ausgeprägte Serviceorientierung, Empathie und diplomatisches Geschick.
- Fähigkeit, vertrauensvolle Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern aufzubauen und zu pflegen.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Deine Vorteile
- Erlebe Live-Emotionen hautnah: Gänsehautmomente mit den populärsten Bands und Künstlerinnen unserer Zeit – in einem einzigartigen Arbeitsumfeld.
- Unbefristete Vollzeitanstellung mit transparenter Kommunikation in einem wachsenden Unternehmen sowie attraktiven Benefits.
- Ein starkes Team, das auf Augenhöhe zusammenarbeitet, durch Hilfsbereitschaft überzeugt und eine offene Come-as-you-are-Kultur lebt – Vielfalt und Wertschätzung sind bei uns selbstverständlich.
- Moderner Arbeitsplatz im Herzen Hamburgs – für echten Teamspirit und kurze Wege.
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Nachhaltige Benefits wie E-Bike-Leasing und ÖPVN-Zuschuss zur Verbesserung deines ökologischen Fußabdrucks.
- Regelmäßige Team-Events und kontinuierliches Feedback fördern Zusammenhalt und persönliche Weiterentwicklung.
Du bist unsicher, ob die Position zu dir passt? Wir bringen dich gerne für ein Gespräch mit Kolleg:innen zusammen. Du möchtest das Team gerne vor deinem Start erleben? Teil des Bewerbungsprozesses ist ein Meet-the-Team.