Executive Assistant (H/F)

Gestion administrative & financière :

• Gestion des factures fournisseurs et suivi des paiements
• Gestion des cartes bancaires corporate
• Gestion des dépenses courantes : notes de frais, acomptes et suivi des justificatifs
• Mise à jour des tableaux de bord
• Contrat client - devis - facturation
• Gestion de l'ensemble du parc informatique
• Commande de fourniture et équipements
• Gestion des abonnements

Office management & vie d'équipe :

• Coordination des prestataires et gestion des espaces de travail
• Organisation d'évènements internes (team building, partenariat régie, etc.)
• Contribution à la qualité de vie au travail et à la fluidité des opérations
• Veiller à un espace rangé et organisé
• Assistance de la direction
• Mise en place des salles de réunion
• Réception / envoi des colis

Support RH :

• Gestion de l'onboarding et de l'offboarding des collaborateurs
• Recrutement : sourcing, premier entretien, chasse.

• Minimum 2 ans d’expérience sur un poste similaire d’Office Manager.

• Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Gmail et outils collaboratifs).

• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément avec efficacité et méthode.

• Sens des responsabilités et autonomie dans la gestion des tâches quotidiennes.

Compétences :

• Organisation : savoir anticiper, structurer et gérer les priorités avec méthode.

• Rigueur et précision : veiller à ce que chaque tâche soit effectuée correctement.

• Grande réactivité : répondre rapidement aux sollicitations et assurer un suivi efficace des demandes jusqu’à leur résolution.

• Sens du service : accompagner et faciliter le quotidien des collaborateurs.

• Dynamisme et proactivité : prendre des initiatives, anticiper les besoins et trouver des solutions rapidement.

• Excellent relationnel : être agréable, souriant(e), accueillant(e), disponible et à l’écoute.

• Polyvalence : être capable de passer d’une tâche administrative à une mission logistique ou opérationnelle.

• Esprit pratique : ne pas hésiter à effectuer de petites tâches de manutention, à déplacer du matériel, à réceptionner des livraisons ou à aménager des espaces lorsque nécessaire.

• Gestion des imprévus : rester efficace et réorganiser les priorités en cas d'imprévu.

• Fiabilité, discrétion & confidentialité : être une personne de confiance, ponctuelle et professionnelle.

Poste exclusivement en présentiel, pas de télétravail prévu.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un environnement stimulant mêlant excellence, innovation et liberté créative

• Une équipe à taille humaine avec une vraie culture de la transmission

• Des projets variés, entre campagnes de marque, activations sociales et contenus éditoriaux

• L’opportunité de construire une vision créative à impact

Le groupe Cosmo5 inscrit la diversité et la mixité durant tout son processus de recrutement afin de garantir un environnement de travail accessible à toutes et tous.