Executive & Personal Assistant
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L'équipe Trainsweateat est à la recherche d'un(e) Executive & Personal Assistant.
Véritable partenaire de confiance, vous prenez en charge la gestion globale — professionnelle et privée — de la Direction. Autonome et réactif/ve, vous orchestrez le quotidien, anticipez les besoins et veillez à l'efficacité de chaque journée.
Le poste est basé dans les Alpes-Maritimes et nécessite une grande mobilité pour accompagner la Direction dans ses déplacements fréquents.
Vos principales missions seront les suivantes :
- Gérer des agendas complexes, planifier les rendez-vous et réunions (professionnels et personnels), anticiper les déplacements et ajuster selon les priorités
- Organiser les déplacements professionnels (réservations de transports, hébergements, logistique sur place) avec rigueur et réactivité
- Préparer les réunions clés : coordination logistique, ordre du jour, documents de support, prise de notes si nécessaire
- Coordonner plusieurs priorités et projets, sans en compromettre la qualité, en faisant preuve de flexibilité et de réactivité face aux changements de dernière minute et aux urgences
- Relayer les demandes internes et externes, filtrer les sollicitations et prioriser les échanges
- Gérer la communication écrite : rédaction, mise en forme et relecture de documents (emails, présentations, comptes rendus, etc.)
- Piloter certaines tâches de gestion quotidienne, tant sur le plan professionnel (factures, prestataires, fournitures, etc.) que personnel (planning, logistique, services)
- Être un soutien de confiance, capable de garder la tête froide face à l’imprévu, tout en garantissant une stricte confidentialité.
Vous pourriez être le prochain membre de notre équipe si :
- Vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction ou personnel(le), idéalement dans un environnement dynamique
- Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et de planification (Google Workspace, Notion, Slack, etc.)
- Vous faites preuve d’un sens de l’organisation hors pair et savez gérer les urgences et les imprévus avec calme et efficacité
- Vous avez un sens aigu de la confidentialité, êtes rigoureux(se), ultra-discret(e) et digne de confiance
- Vous savez travailler dans l’ombre tout en jouant un rôle clé dans la fluidité de l’organisation
- Vous possédez une excellente capacité de communication, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral
- Vous êtes proactif(ve), autonome et toujours à l’écoute des besoins, même non exprimés
- Vous maîtrisez l’anglais professionnel
- Vous résidez dans les Alpes-Maritimes (06) ou souhaitez vous y installer
Détails du poste :
- Type de contrat : CDI à temps plein
- Date de démarrage : dès que possible
- Lieu : Biot (Alpes-Maritimes) avec déplacements fréquents
As published by lever · 3 questions · 3 written answers
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- Pour quelles raisons aimeriez-vous rejoindre Trainsweateat ?
- Quelle(s) expérience(s) significative(s) avez-vous en tant qu'assistante personnelle et de Direction ?
- Vivez-vous ou comptez-vous vous installer dans les Alpes-Maritimes ?