高階行政秘書

【職務說明】

本職位並非一般庶務型行政，而是協助主管與營運特助進行文件審核、流程追蹤、跨部門協調與行政控管的重要角色。

我們希望尋找一位做事細心、邏輯清楚、責任感強，並能自我要求工作品質的人選。此職務需要面對大量文件、會議決議、跨部門待辦事項與臨時任務，因此需要具備穩定性、判斷力與持續追蹤的能力。

如果你習慣把事情整理清楚、對文字與流程細節有敏感度，並且不滿足於「只是完成交辦」，而是希望把事情做到正確、完整、可追蹤，這個職位會適合你。

【主要工作內容】

一、高階文書審核與簽核控管
負責各類公文、簽呈、合約、內部公告及行政文件之初步審閱與格式控管，確認內容邏輯清楚、用字精準、附件完整，並追蹤後續簽核與辦理進度。

二、跨部門行政溝通與流程協調
擔任各部門與主管／特助之間的行政溝通窗口，協助釐清流程、追蹤待辦事項，並以理性、穩定且圓融的方式處理跨部門協作與行政流程摩擦。

三、核心資料與檔案管理
建立、維護並優化公司重要文件之數位與實體檔案分類系統，包含合約、簽呈、會議紀錄、制度文件、專案資料等，確保資料完整、易於查找及後續追蹤。

四、會議事務與決議追蹤
負責行政會議、主管交辦會議之會議紀錄，能掌握會議重點、整理決議事項，並主動追蹤各單位後續執行進度與回報情形。

五、專案行政協助
配合營運特助或主管需求，協助特定專案之資料蒐集、文件彙整、報表製作、進度追蹤與跨部門行政支援，並能因應臨時性任務進行彈性處理。

六、辦公室日常維運管理
協助辦公室日常行政事務、庶務採購、設備維護、環境管理及其他行政支援工作，主動發現問題並協助改善，維持整潔、有序且高效率的辦公環境。

【我們希望你具備】

做事細心，對文件、數字、流程與細節有敏感度。
具責任感，能主動追蹤交辦事項，不需主管反覆提醒。
邏輯清楚，能將零散資訊整理成有條理的文件或待辦清單。
溝通穩定，能理性處理跨部門協調，不情緒化、不推諉。
自我要求高，重視工作品質與完成度。
能接受行政工作需要反覆確認、追蹤與修正。
具基本電腦文書能力，熟悉 Word、Excel、Google Drive 或雲端文件工具。

【加分條件】

曾任主管助理、特助、行政管理、總務行政、法務行政或專案行政相關職務。
有會議紀錄、簽呈、公文、合約或制度文件整理經驗。
有跨部門追蹤、專案控管或流程改善經驗。
熟悉 ERP、DingTalk、Google Workspace 或其他內部管理系統者佳。

【適合這份工作的人】

這份工作適合重視秩序、邏輯與責任感的人。
你不一定要外向，但需要穩定、細心、能追蹤到底。
你不需要事事搶著表現，但要能把交辦事項確實完成。
你不需要華麗履歷，但需要有基本判斷力與自我要求。