Gestionnaire administratif et financier F/H

Rattaché(e) au bureau de l’accompagnement professionnel et de la formation sous l’autorité du chef de bureau, la/le gestionnaire participe à la programmation et à l’organisation des actions de formation déployées par la section.

Elle/il sera amené(e) à préparer et à organiser les sessions de formation au niveau administratif et logistique : création des sessions dans le logiciel, traitement des demandes d’inscriptions, envoi des convocations, édition et transmission des listes d’émargement, saisie des présences, clôture de la session et envoi des attestations de suivi de formation. Toutes ces étapes se font via le logiciel de gestion.

Elle/il devra aussi veiller au bon déroulement des formations en assurant la réservation des salles.

Elle/il sera en lien avec les ingénieurs en formation de la section concernant le suivi des volumes d’inscription dans la perspective de répondre au mieux à la demande.

La/le gestionnaire devra alimenter le tableau de bord pour assurer le suivi des inscriptions.

La/le gestionnaire sera mobilisé(e) pour réaliser la gestion financière des dossiers de formation notamment en préparant et mettant en œuvre une circulation d’informations et d’instructions claires auprès des interlocuteurs internes et externes concernant les règles financières (devis, informations nécessaires à la création d’un opérateur : DA, service fait, facture).

Elle/il sera amené(e) à traiter les devis et factures dans l’application des règles financières (chorus) et du suivi des dépenses en lien avec le service facturier. Dans ce cadre elle/il assurera le suivi des conventions de formation et des échanges avec les prestataires.

La/le gestionnaire devra alimenter le tableau de bord pour assurer le suivi du budget formation.

Elle/il sera également en charge du suivi budgétaire des apprentis recrutés au sein du secrétariat général.

Connaissances

Connaître l’environnement professionnel, l’organisation et les statuts de la Fonction Publique
Connaître les règles budgétaires générales, les règles de la comptabilité et des finances publiques
Gestion administrative des RH
Organisation du ministère de la Justice

Savoir être

Sens de l’anticipation, de l’organisation et de la planification
Sens du travail en équipe et des responsabilités
Autonomie
Réactivité et rigueur
Confidentialité

Savoir-faire

Maitrise des outils bureautiques et informatiques
Maitrise des procédures de gestion administrative et financière
Conception et suivi de(s) tableau(x) de bord
Gestion de la boîte mail (inscriptions) et en appui sur la boîte structurelle
Suivi budgétaire

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une expérience dans le domaine de la gestion de formation sera appréciée

Perspectives d’évolution professionnelle

Gestionnaire financière, budgétaire ou comptable, gestionnaire RH, chargé de formation

Personnes à contacter