Gestionnaire Administration des ventes (ADV)

Signe+ étant en forte croissance, nos équipes ont besoin de renfort.
Sous l'autorité hiérarchique de la Responsable ADV, il/elle aura pour mission la gestion administrative, contractuelle et financière des dossiers de portage commercial, de sous-traitance, de la gestion des documents contractuels du client et du fournisseur jusqu'à la facturation.
Missions principales du poste :
Contractualisation client :
• Participation au référencement et support administratif à l'équipe de négociation commerciale (signature NDA, DC4, transmission des documents légaux, complétude questionnaires fournisseurs)
• Suivi des démarrages de mission sur les plateformes digitales client (OBMS, Fieldglass, Beeline, Ariba...)
• Réception, validation et saisie des commandes/contrats clients
• Le cas échéant, émission de devis et de contrats client
• Transmission des documents légaux S+/S+Alliance aux clients
• Complétude questionnaires clients

Contractualisation fournisseur :
• Rédaction et envoi des commandes/contrats fournisseurs
• Transmission des éventuels documents clients aux fournisseurs (codes éthiques, plans de prévention, documents de compliance divers)
• Traitement des documents administratifs et légaux des fournisseurs
• Gestion des demandes de background checks (création des demandes en ligne via prestataires agréés), transmission de l'attestation au client
• Suivi et traitement des exigences spécifiques clients (formations...)
• Suivi des prêts de matériel

Gestion des logiciels et plateformes digitales internes
• Gestion des comptes fournisseurs et consultants
• Contrôle et mise à jour des affaires CRM
• Suivi des inscriptions des consultants sur le portail runner

Valorisation de la production
• Suivi de la saisie des comptes rendus d'activité mensuels (principalement sur le portail runner)
• Réception et saisie des notes de frais et astreintes
• Etablissements de devis et demandes de commande - échanges sur les valorisations spécifiques
• Suivi de la saisie des prévisionnels de production qui peuvent être demandés par les clients
• Saisie des productions sur le portail client si nécessaire (Fieldglass...)

Facturation :
• Edition et envoi des factures clients
• Réception, contrôle et saisie des factures des fournisseurs (contrôle en lien avec le secrétariat général)
• Suivi des demandes d'avance fournisseurs (lien avec le secrétariat général)
• Suivi du paiement des factures fournisseurs (relances fournisseurs, lien avec le secrétariat général)

Relation clients et fournisseurs :
• Participation à la résolution des conflits
• Fidélisation et satisfaction (notion d'enchantement)
• Sécurisation administrative des missions (documents légaux, récolte des comptes-rendus d'activité, ...)
• Demande d'informations, gestion administrative des éventuelles réclamations

Référence de l'offre : qax04m2bdy

Profil recherché

Nous recherchons un Gestionnaire ADV :
• Niveau BAC et + : secrétariat, aide comptable, commerce, gestion ou langues
• Présente une expérience significative d'au moins 1 an
• Maîtriser les outils bureautiques et ayant déjà utilisé un CRM
• Connaître la gestion administrative et facturation
• Belle capacité rédactionnelles, aisance relationnelle
• Capacité d'adaptation
• Compétences organisationnelles
• Rigueur et méthode


Informations pratiques :
• Environnement en forte croissance
• Temps plein du lundi au vendredi
• Toulouse, quartier Compans Caffarelli
• Accessible facilement en transport en commun, pariticipation de l'employeur à l'abonnement de transport
• Carte ticket restaurant



Ce poste est ouvert à tous les profils, dans le respect des principes de diversité et d'inclusion.