Gestionnaire de l'accueil des étudiants internationaux

MISSIONS
- Renforcer l’accueil des étudiants internationaux, notamment à travers le développement du Help Desk (informations sur les titres de séjour, logement, démarches administratives, et services disponibles).
- Assurer le rôle de contact principal entre l’Université de Lille et la Préfecture du Nord.
- Gérer l’édition et le suivi des conventions d’accueil pour les chercheurs et doctorants internationaux.
- Assurer une veille administrative et juridique sur les questions liées à la mobilité internationale.
- Mettre à jour et gérer les outils numériques liés à l’accueil et à l’accompagnement.
-Travailler en lien avec les partenaires internes et externes (services de l’université, préfecture, associations, organismes privés, etc.).
- Concevoir et animer des présentations et ateliers à destination des étudiants et doctorants internationaux.
- Représenter la Maison Internationale lors d’événements internes et externes.
- Contribuer à l’amélioration de l’environnement d’accueil de la Maison Internationale.

ACTIVITÉS
1. Renforcer l’accueil des étudiants internationaux via le Help Desk
- Accueil physique et en ligne des étudiants.
- Information sur les démarches administratives (titre de séjour, logement, sécurité sociale, etc.).
- Orientation vers les services compétents internes ou externes.
- Suivi des demandes et retours des usagers.
2. Assurer le lien entre l’Université de Lille et la Préfecture du Nord
- Transmission de dossiers des dossiers complexes à la préfecture
- Suivi des situations individuelles complexes.
- échanges réguliers.
- Coordination des informations entre les services.

3. Gestion de l'équipe "Accueil" des vacataires
- Suivi RH, édition des contrats, remontée des heures, édition des planning,
- management, formation des vacataires et garant de la qualité de l'accueil.

4. Assurer une veille administrative et juridique
- Suivi des évolutions légales sur les titres de séjour et la mobilité internationale.
- Mise à jour des procédures internes.
- Transmission des informations aux équipes concernées.

5. Gérer les outils numériques liés à l’accueil
- Mise à jour des bases de données (étudiants, conventions, suivi de dossier).
- Participation à l’amélioration des outils (formulaires en ligne, intranet, etc.).
- Suivi des indicateurs d’activité.

6. Développer les relations avec les partenaires internes et externes
- Coordination avec le service des relations internationales et autres services de l’Université.
- Collaboration avec la préfecture, les organismes de logement, associations étudiantes, etc.
- Participation aux réunions et groupes de travail.

7. Concevoir et animer des actions de sensibilisation
- Création de supports d'information.
- Organisation et animation de sessions d'information et d’ateliers.

8. Représenter la Maison Internationale lors d’événements
- Présence sur les stands lors de salons ou forums.
- Interventions lors de conférences ou réunions, colloque

📚 Savoirs

- Cadre juridique du séjour des étrangers en France (CESEDA, démarches préfectorales).

- Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche en France.

- Principes de l’interculturalité et de l’accueil de publics internationaux.

- Techniques de communication administrative écrite et orale.

- Organisation interne d’une université (services centraux, composantes, directions).

- Principes de service public (neutralité, confidentialité, qualité d’accueil).

🔧 Savoir-faire

- Organiser et planifier efficacement son activité, notamment lors des pics de fréquentation (rentrée universitaire).

- Gérer simultanément plusieurs dossiers avec rigueur et méthode.

- Prioriser les urgences tout en maintenant la qualité du service rendu.

- Travailler en transversalité avec différents services internes et partenaires extérieurs.

- Suivre l'évolution des procédures administratives et adapter les outils ou pratiques en conséquence.

- Utiliser les outils numériques pour le suivi, la communication et la coordination des actions.

🤝 Savoir-être

- Faire preuve d'écoute, de patience et de bienveillance, en particulier dans un contexte interculturel.

- Adopter une posture professionnelle respectueuse des usagers et des collègues.

- Agir avec discrétion, intégrité et sens de la confidentialité.

- Démontrer un réel sens du service public

- S'adapter aux publics variés et à des situations parfois complexes ou urgentes.

- Être force de proposition et contribuer à l'amélioration continue de l’accueil et des services.

🎓 FORMATION ET EXPÉRIENCE

Bac minimum exigé pour les agents contractuels.

Documents à transmettre