國外業務助理

【關於這個職位】
我們正在尋找一位細心負責、溝通清楚且願意學習的夥伴，擔任業務助理，協助處理客戶訂單、出貨安排、業務行政及帳款追蹤等工作，確保訂單資訊正確、出貨流程順暢，並支援業務團隊日常運作。
本職務需要與業務、生產、倉儲及財務等單位進行協調，工作不僅是資料輸入與文件整理，也需要主動確認訂單內容、掌握交期及出貨進度，並追蹤尚未完成的事項。

【主要工作內容】

1. 客戶訂單與交易資料確認
協助確認客戶訂單內容、產品規格、數量、價格、交期及交易條件等資料，確保訂單資訊正確完整。遇到資料不清楚或內容有差異時，能主動向業務人員或相關窗口確認，避免影響後續作業。

2. 接單與生產、出貨協調
協助接單及訂單資料建檔，依訂單需求與生產、倉儲及出貨單位協調安排，掌握訂單進度及預計交期。遇到交期異動、出貨延誤或其他異常狀況時，能及時反映並協助追蹤處理。

3. 訂單與出貨文件管理
負責訂單、出貨單及客戶出貨相關文件的製作、整理、資料輸入與歸檔，確保文件內容正確、資料完整且容易查找，並依公司作業流程完成相關文書工作。

4. 業務行政與內部作業支援
協助業務人員處理銷售相關行政作業，包括資料整理、報表更新、客戶資料維護及跨部門聯繫等，並依部門需求完成相關工作，協助維持業務作業的效率與順暢。

5. 客戶帳款與催款追蹤
依公司帳款管理流程，協助確認客戶應收帳款、付款期限及未收款項，適時提醒業務人員並協助進行催款聯繫，追蹤客戶付款進度。遇到逾期未付款或帳款資料有疑義時，能及時回報並協助確認。

6. 主管交辦事項與部門後勤支援
配合業務主管交辦事項及部門日常作業，確認工作需求、完成期限與執行方式，並適時回報進度。面對多項任務或臨時交辦事項時，能妥善安排優先順序，主動追蹤尚未完成的工作。

【我們重視的特質與工作方式】

細心確實，重視資料正確性
能仔細核對訂單規格、數量、價格、交期及出貨文件等資訊，對於重要資料不憑印象處理，遇到疑問時主動確認，降低錯誤及後續重工的風險。

主動負責，能掌握進度並追蹤完成
不只完成訂單輸入或文件製作，也能持續關注訂單、生產、出貨及帳款進度。遇到異常、延誤或無法自行處理的問題時，能及早反映並追蹤後續結果。

溝通清楚，具備跨部門協調能力
能與業務、生產、倉儲及財務等單位保持良好溝通，正確傳達已確認的資訊，釐清工作需求與執行期限，協助各項作業順利銜接。

有條理，能安排工作優先順序
面對訂單處理、出貨安排、文件整理及帳款追蹤等不同任務時，能依重要性及時效安排工作，確實掌握待辦事項，不因工作繁忙而忽略應完成的項目。

願意學習，做事踏實
願意學習公司產品、訂單處理流程、ERP 系統及業務相關作業，對不熟悉的工作能主動詢問、練習及修正，逐步提升獨立作業能力。

我們希望找到願意穩定投入、逐步熟悉業務流程，並能與團隊長期合作的夥伴。

【基本能力與加分條件】
具備基本 Word、Excel 及電子郵件操作能力，能進行資料輸入、表格整理、文件製作及基本資料核對。
具備良好的中文溝通及文字表達能力，做事細心、有條理，能配合部門作業時程並確實完成交辦事項。
具TOEIC 650分以上證書，具第二外語能力尤佳
具業務助理、訂單管理、出貨文書、客戶服務、帳款追蹤或 ERP 系統操作經驗者加分；無相關經驗但具備學習意願者亦可，公司將依工作需要提供培訓。