Head of Office of Internal Audit
Description
Key Accountabilities المسؤوليات الرئيسية
Manage and implement the audit process through developing and scheduling university wide internal audit plans and programs to be used as guidance by the University staff.
Monitor the audit process through carrying out investigations and audits as suggested by the senior management or by the Chancellor/Board of Trustees, in order to determine the facts and causes of suspected irregularities.
Provide leadership to the Compliance and Internal Audit Office team in order to build and develop their organizational capabilities, provide them with development opportunities such as training, coaching, etc., as well as report on their performance.
Manage the hiring process for the department including preparing request to recruit forms, selection and interview process in order to ensure the best and most suitable candidates are selected for the available vacancies.
Ensure the audit process is updated through improving the existing policies, practices and developing procedures in order to improve the controls and to safeguard the assets of the University.
Review the reliability and integrity of the financial, operating and other management information systems by identifying flaws or errors, classifying and reporting such information to ensure the appropriate next steps are taken
Facilitate communication between the Compliance and Internal Audit Department and other departments, to ensure that any correlated and linked job tasks are completed smoothly and in a timely fashion.
Ensure proper running of various committees by observing and reviewing the proceedings as required by the Board of Trustees to express an independent view.
Coordinate with external auditors as appropriate by sharing information with them to ensure robustness of procedures.
Manage the department’s budget, track expenditures, and ensure that adequate provision is made for all activities, and are within the limits of the budget.
Provide various reports, strategic plans, analysis and statistics related to the Compliance and Internal Audit Office when requested by top management.
Complete any other job-related tasks as assigned by line manager within the expected time limit.
.إدارة وتنفيذ عملية التدقيق من خلال إعداد وجدولة خطط وبرامج التدقيق الداخلي على مستوى الجامعة ليستخدمها موظفي الجامعة كتوجيه
مراقبة عملية التدقيق من خلال إجراء التقييم والتدقيق بالطريقة المقترحة من قبل الإدارة العليا أو من قبل مدير الجامعة/ مجلس الأمناء من أجل تحديد الحقائق وأسباب المخالفات.
قيادة فريق مكتب الإلتزام والتدقيق الداخلي من أجل بناء وتطوير قدراتهم التنظيمية وتزويدهم بفرص التطوير مثل التدريب والتوجيه وما إلى ذلك وتقديم التقارير عن أدائهم.
إدارة عملية التوظيف في الإدارة بما في ذلك إعداد نماذج طلب التوظيف وعملية الاختيار والمقابلة من أجل ضمان اختيار أفضل المرشحين.
ضمان تحسين عملية التدقيق من خلال مراجعة السياسات والممارسات الحالية ووضع الإجراءات من أجل تحسين الضوابط وحماية أصول الجامعة.
مراجعة موثوقية ونزاهة الأنظمة المالية والتشغيلية وغيرها من نظم تكنولوجيةإدارية من خلال تحديد العيوب أو الأخطاء وتصنيفها والإبلاغ عنها لضمان اتخاذ الخطوات التالية المناسبة.
تسهيل الاتصال بين إدارة الإلتزام والتدقيق الداخلي والإدارات الأخرى لضمان إستكمال أي مهام وظيفية مشتركة بسلاسة وفي الوقت المناسب.
التأكد من فعالية عمل اللجان المختلفة من خلال مراقبة ومراجعة الإجراءات حسب متطلبات مجلس الأمناء.
التنسيق مع جهات التدقيق الخارجية عند الحاجة من خلال مشاركة المعلومات لضمان اتباع الإجراءات.
إدارة ميزانية الإدارة وتتبع النفقات والتأكد من توفير احتياجات جميع الأنشطة و والتأكد من أنها ضمن حدود الميزانية.
تقديم مختلف التقارير والخطط الاستراتيجية والتحليلات والإحصاءات المتعلقة بمكتب الإلتزام والتدقيق الداخلي عند طلب الإدارة العليا.
إنجاز أي مهام أخرى متعلقة بالوظيفة يتم تكليفها من قبل المسؤول المباشر ضمن الفترة الزمنية المتوقعة.
Job Specific Accountabilities المسؤوليات الخاصة بالوظيفة
Operational Plans
Develop the department’s operational plans and monitor the effective implementation of same while ensuring that they are in line with other plans from across the department in order to contribute to the realization of the university’s overall strategic objectives.
People Management
Supervise the effective achievement of the department’s objectives, set individual objectives, supervise the team’s performance, and support in the development of staff in order to participate in the achievement of the Compliance and Internal Audit Office’s overall objectives.
Provide on-the-job training and constructive feedback to all subordinates to support their overall personal and professional development in order to contribute in preparing a workforce that drives UoS and achieve its strategic objectives.
Organize and supervise the activities and work of subordinates to ensure all work within the department is carried out in an efficient manner, which is consistent with the university’s operating procedures and operational plans.
Continuous Improvement
Motivate subordinates and contribute in identifying opportunities for continuous improvement of systems, processes, and practices while taking into account international leading practices in the Compliance and Internal Audit spectrum, improvement of business processes, cost reduction, and productivity enhancement.
Systems, Processes and Reports
Provide input to enhance and oversee the implementation of the department’s procedures, to ensure adherence to UOS’s regulations.
Supervise the preparation and review the department’s reports, and ensure that they are prepared timely and accurately, and meet the Compliance and Internal Audit Office’s requirements, and standards.
الخطط التشغيلية
وضع الخطط التشغيلية للإدارة ومراقبة تنفيذها بشكل فعال مع التأكد من أنها تتوافق مع الخطط الأخرى للإدارة من أجل المساهمة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية العامة في الجامعة.
إدارة الأفراد
الإشراف على الإنجاز الفعال لأهداف الإدارة، وتحديد الأهداف الفردية، والإشراف على أداء فريق العمل، ودعم تطوير الموظفين من أجل المشاركة في تحقيق أهداف مكتب الإلتزام والتدقيق الداخلي.
تدريب جميع المرؤوسين أثناء العمل وتقييمهم بشكل بناء لدعم التطوير الشخصي والمهني، من أجل المساهمة في إعداد القوى العاملة التي تلعب دوراً مهماً في تسيير أعمال الجامعة وتحقيق أهدافها الاستراتيجية.
التنظيم والإشراف على أنشطة وعمل المرؤوسين لضمان تنفيذ العمل داخل الإدارة بطريقة فعالة بما يتوافق مع الإجراءات والخطط التشغيلية في الجامعة.
التطوير المستمر
تحفيز المرؤوسين والمساهمة في تحديد الفرص المناسبة لتحسين النظم والعمليات والممارسات باستمرار، مع مراعاة الممارسات الدولية الرائدة في مجال الإلتزام والتدقيق الداخلي وتحسين العمليات الإدارية وخفض التكاليف وتحسين الإنتاجية.
نظم التشغيل والعمليات والتقارير
تقديم المقترحات/ المبادرات لتعزيز ومراقبة العمليات والإجراءات في القسم لضمان التقيد بأنظمة الجامعة.
الإشراف على إعداد ومراجعة تقارير الإدارة والتأكد من إعدادها بدقة وفي الوقت المناسب وأنها تلبي متطلبات ومعايير مكتب الإلتزام والتدقيق الداخلي.
التعاملات الرئيسية Key Interactions
الداخلية Internal
Chancellor’s Office
Vice Chancellors/Deans/Directors
- Colleges, departments and centers
مكتب مدير الجامعة.
نواب مدير الجامعة/ العمداء/ المدراء.
الكليات والإدارات والمراكز
External الخارجية
Ministry of Education
Directorate of Human Resource-Sharjah
- UAE Universities
وزارة التربية والتعليم
دائرة الموارد البشرية بالشارقة
الجامعات في دولة الإمارات العربية المتحدة.
Required Qualification & Experience المؤهلات والخبرات المطلوبة
Minimum of bachelor’s degree in Accounting, Auditing or a relevant discipline.
More than 15 Years of UAE experience in leadership position preferably in higher education institutions.
Member of a recognised qualifying body for auditing and accounting (e.g. Association of Chartered Accountants (ACA).
Priority to UAE Nationals.
أن يكون حاصلاً على درجة البكالوريوس في المحاسبة أو التدقيق أو في أي تخصص ذي صلة.
أن تكون لديه خبرة عمل أكثر من خمس عشرة سنة داخل دولة الإمارات في دور مشابه ويفضل أن يكون في مؤسسات التعليم العالي.
عضو في هيئة مؤهلة معترف بها للتدقيق والمحاسبة، مثل رابطة المحاسبين القانونيين (ACA).
أولوية التوظيف لمواطني الدولة.
Required Skills المهارات المطلوبة
Excellent oral and written communication skills and the ability to prepare professional documents, in both Arabic and English.
Understanding and experience in legal compliance and corporate finance.
Excellent leadership skills.
Strong analytical skills.
Excellent communication and interpersonal skills.
Strong knowledge of related processes, best practices, compliance and reporting requirements.
Robust time-management skills.
Flexibility, and ability to function effectively as part of a team.
Thoroughness and get to the root cause.
Attention to detail.
Excellent writing, editing and documenting skills.
Ability to build and manage positive relationships with stakeholders.
Ability to handle confidential information with discretion.
High integrity and openness combined with commitment to good governance.
- Inquisitive mind and passion for excellence.
إجادة مهارة الكتابة والتحدث والقدرة على إعداد الوثائق الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية.
المعرفة الواسعة والخبرة بالامتثال القانوني وتمويل المؤسسات.
مهارات قيادية
مهارات في التحليل والاستنتاج
مهارات جيدة في التواصل والتعامل مع الآخرين.
المعرفة الواسعة بالعمليات وأفضل الممارسات المتبعة ومتطلبات الإمتثال وكتابة التقارير.
مهارات جيدة في تنظيم الوقت.
المرونة والقدرة على العمل ضمن الفريق.
غزارة المعرفة والقدرة على تحديد الأسباب الرئيسية للمشكلات.
التحلي بالدقة والاهتمام بالتفاصيل.
المهارات الممتازة في الكتابة والتوثيق والتعديل.
القدرة على بناء العلاقات الإيجابية مع الجهات ذات العلاقة.
القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
التحلي بالنزاهة والشفافية والقدرة على الإدارة.
حب الاستطلاع والشغف لتحقيق التفوق والتميز.