Intake Specialist

RÉSUMÉ DU POSTE
Fournir un soutien administratif aux Services de soutien aux patient(e)s (SSP) pour tous les produits et services pharmaceutiques fournis par Bayshore dans le cadre de contrats.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
Les fonctions et responsabilités du (de la) spécialiste en admission comprennent, sans s’y limiter \:
• Recevoir toutes les demandes de consultation aux programmes des SSP et vérifier que les renseignements fournis sont complets et exacts.
• Saisir les renseignements de la demande de consultation dans la base de données de GRC et les transmettre au (à la) gestionnaire de cas approprié(e).
• Téléverser et traiter dans la base de données de GRC tous les documents reçus par la liste de distribution ou la ligne de télécopie dédiée du programme, puis les transmettre aux personnes appropriées.
• Effectuer le suivi auprès de la succursale pour s’assurer que la visite de soins infirmiers est programmée dans les délais convenus.
• Transmettre les renseignements à la personne-ressource de la demande de consultation pharmaceutique concernant la date de la visite programmée.
• Recevoir les rapports après la visite manuels, les téléverser dans la base de données de GRC et les transmettre à la personne-ressource de la demande de consultation pharmaceutique ainsi qu’à d’autres personnes, selon la demande.
• Tenir à jour les dossiers et les registres dans la base de données de GRC.
• Trier et traiter tous les courriels reçus par la liste de distribution du programme.
• Trier et traiter tous les documents reçus par la ligne de télécopie du programme.
• Assurer le suivi de données et de renseignements spécifiques pour les sociétés pharmaceutiques, selon la demande.
• Fournir tout autre soutien et accompagnement administratif continu à l’ensemble du personnel du service pharmaceutique, selon les besoins.
• Participer à des activités de formation continue interne et/ou externe.
• Adhérer aux politiques et procédures de Bayshore.
• Participer aux activités de qualité et aux initiatives d’amélioration continue conformément au système de gestion de la qualité de l’entreprise.
• Participer à des activités proactives en matière de santé et de sécurité tout en exerçant toutes ses fonctions. Informer le (la) superviseur(e) immédiat(e) de tout risque ou de toute préoccupation en matière de santé et de sécurité.
• Préserver la confidentialité des renseignements sur les client(e)s et l’entreprise, et n’en discuter qu’avec le personnel approprié de Bayshore.
• Effectuer d’autres tâches, selon la demande.
• Assurer une déclaration rapide et conforme des événements indésirables (EI) et des réclamations qualité produit (PQC) conformément aux exigences et directives de pharmacovigilance de Santé Canada, incluant une documentation précise, une escalade appropriée et une collaboration efficace avec les parties prenantes internes et les équipes réglementaires.


JOB SUMMARY
To provide administrative support for the Patient Support Services (PSS) for all Bayshore contracted pharmaceutical products and services.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES
Duties and Responsibilities of the Intake Specialist include (but are not limited to)\:
• To accept all incoming referrals for PSS programs and check them for completeness and accuracy of information.
• To enter information from the referral into CRM and forward to the appropriate Case Manager.
• Upload and process all documents that come into the program distribution email or dedicated fax into CRM and forward to appropriate people.
• To follow-up with the branch to ensure that the nursing visit is scheduled within the agreed upon time limit.
• To provide information back to pharmaceutical referral contact regarding date of scheduled visit.
• To receive manual post-visit reports and upload into CRM database, forward them on to pharmaceutical referral contact and others as requested.
• To maintain up to date files and records in CRM.
• Triage and action all emails that come into Program distribution email.
• Triage and process all documents that come into the Program fax line.
• To track specific data and information for pharmaceutical companies as requested.
• To provide other ongoing administrative help and support to all staff in the Pharmaceutical Services Department as needed.
• Participate in ongoing internal and/or external continuing education activities.
• Adhere to Bayshore Policies and Procedures.
• Participate in quality activities and continuous improvement initiatives in keeping with the company's Quality Management System.
• Participates in proactive Health & Safety activities while performing all duties. Is responsible to notify immediate Supervisor of any Health & Safety risks or concerns.
• Maintains confidentiality of client and corporate information and discusses same only with appropriate Bayshore personnel.
• Complete other tasks as requested.
• Ensure timely and compliant reporting of Adverse Events (AEs) and Product Quality Complaints (PQCs) in accordance with Health Canada pharmacovigilance requirements and guidelines, including accurate documentation, appropriate escalation, and effective collaboration with internal stakeholders and regulatory teams