Inter site Operations Manager

INTER SITE OPERATIONS MANAGER

OBJETIVO DEL PUESTO

Responsable de planificar, coordinar y supervisar todas las actividades administrativas y operativas de la escuela, con un enfoque en compras, mantenimiento y optimización de recursos. Este puesto garantiza el funcionamiento eficiente de las instalaciones y el cumplimiento de los requisitos normativos. Proporciona liderazgo estratégico en salud y seguridad, gestión de instalaciones, supervisión de contratos, cumplimiento legal, planificación del campus y ejecución de proyectos. Además, el puesto gestiona al personal de apoyo y supervisa servicios como transporte, catering, uniformes y logística de eventos, impulsando operaciones rentables y manteniendo los más altos estándares de seguridad, eficiencia y servicio en todas las funciones no académicas de la escuela.

RESPONSABILIDADES

Compromisos Institucionales

• Compromiso con la protección y promoción del bienestar de todos los alumnos.
• Disposición para recibir formación en protección infantil.

Gestión Administrativa General

• Diseñar e implementar estrategias administrativas alineadas con los objetivos institucionales.
• Supervisar los procesos de compras, garantizando eficiencia, transparencia y cumplimiento con las directrices presupuestarias.
• Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones escolares para asegurar espacios seguros, funcionales y bien mantenidos.
• Gestionar contratos con proveedores y garantizar el cumplimiento de los servicios acordados.
• Preparar, monitorear y optimizar el presupuesto administrativo.
• Implementar políticas y procedimientos que promuevan la mejora continua en las operaciones escolares.
• Liderar y desarrollar los equipos bajo su responsabilidad (compras, mantenimiento, servicios de limpieza, seguridad, papelería).
• Colaborar con otros departamentos para asegurar operaciones integradas, eficientes y orientadas al servicio.

Gestión de Cumplimiento

• Garantizar el cumplimiento total con los códigos de construcción de Massachusetts, regulaciones de salud y seguridad, y estándares operativos de NAE.
• Supervisar la programación y documentación de todas las inspecciones y certificaciones obligatorias.
• Mantener registros actualizados de la documentación de cumplimiento, incluyendo certificaciones e informes de inspección.
• Mantenerse informado sobre cambios en regulaciones locales y asegurar la presentación oportuna de los informes requeridos.
• Gestionar el cumplimiento en salud y seguridad, incluyendo auditorías, acciones correctivas y documentación en Sphera.
• Garantizar el cumplimiento con la política de Visitas Educativas de NAE y la documentación relacionada.

Supervisión Administrativa

• Gestionar el contenido de SharePoint relacionado con Salud y Seguridad y Operaciones.
• Supervisar el cronograma de Seguridad, Mantenimiento y Proyectos (SMP), incluyendo actualizaciones y coordinación con el Gerente de Instalaciones.
• Asegurar que los planos del edificio sean precisos y estén actualizados.
• Coordinar simulacros de evacuación escolar y actividades de preparación para emergencias.
• Supervisar el trabajo de contratistas externos a través del Gerente de Instalaciones, garantizando estándares de seguridad y calidad.

Salud y Seguridad

• Desarrollar, implementar y mantener programas integrales de salud y seguridad.
• Programar y coordinar sesiones de capacitación en seguridad, simulacros y campañas de concientización.
• Realizar evaluaciones de riesgos periódicas y garantizar el cumplimiento con OSHA y otras normativas.
• Mantener registros detallados de inspecciones, incidentes y acciones correctivas.
• Actuar como contacto principal para consultas relacionadas con salud y seguridad.
• Preparar informes sobre desempeño en seguridad y análisis de incidentes.
• Responder de manera inmediata a incidentes laborales y realizar investigaciones.
• Recomendar y dar seguimiento a acciones correctivas y preventivas.

Contratistas Externos

• Gestionar contratos y operaciones diarias para seguridad, limpieza, mantenimiento, transporte escolar y catering.
• Garantizar la calidad de los servicios proporcionados por subcontratistas.
• Verificar la documentación de protección infantil y subirla a Sphera.
• Registrar toda la documentación legal en Evisort según los requisitos de NAE.

Mejores Prácticas / Cumplimiento / Ahorro de Costos

• Establecer relaciones con otras escuelas y ADEK para compartir mejores prácticas.
• Trabajar con el Director y el Gerente Financiero en la previsión financiera y presupuestos para proyectos.
• Actuar como gerente de proyectos para obras, asegurando rentabilidad y entrega oportuna.
• Asesorar sobre requerimientos de recursos y eficiencia energética.

Gestión de Instalaciones

• Planificar movimientos anuales de aulas/oficinas y renovaciones.
• Asignar y gestionar espacios dentro de los edificios.
• Supervisar la planificación de eventos y actividades de mantenimiento del edificio.

Gestión de Personal

• Supervisar a Auxiliares y otros miembros del equipo de instalaciones.

REQUISITOS

Habilidades:

• Sólidas capacidades de liderazgo y toma de decisiones estratégicas.

• Experiencia en planificación estratégica y supervisión operativa.

• Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales para interactuar con personal, estudiantes, padres y partes interesadas externas.

• Competencia en negociación y gestión de conflictos.

• Altos niveles de integridad personal, discreción y profesionalismo.

• Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.

• Atención al detalle y capacidad para trabajar bajo presión manteniendo la calma.

• Capacidad para gestionar el tiempo de manera efectiva y priorizar tareas según urgencia e importancia.

• Habilidad para realizar evaluaciones de riesgos, auditorías de seguridad y planificación de preparación ante emergencias.

• Fuertes habilidades para resolver problemas y responder eficazmente a emergencias o crisis.

• Mentalidad orientada a resultados con compromiso hacia la mejora continua.

• Colaborativo y orientado al trabajo en equipo con una fuerte vocación de servicio.

• Disposición para asumir múltiples tareas y adaptarse a prioridades cambiantes.

• Proactividad y capacidad para motivar a otros y garantizar el cumplimiento de plazos.

• Capacidad para planificar con anticipación y asegurar una comunicación oportuna.

• Adaptabilidad y flexibilidad en entornos dinámicos.

Conocimientos:

• Gestión de recursos materiales, humanos y financieros.

• Normativas legales aplicables al sector educativo.

• Administración de mantenimiento preventivo y correctivo.

• Elaboración de presupuestos y control de gastos.

• Herramientas tecnológicas para la gestión administrativa (por ejemplo, SharePoint, plataformas de cumplimiento).

EXPERIENCIA:

• Mínimo de 5 a 7 años de experiencia en operaciones escolares, gestión de instalaciones y liderazgo en salud y seguridad.

• Experiencia comprobada en la gestión de equipos multifuncionales y supervisión de proyectos operativos a gran escala.

• Experiencia en gestión de compras, negociación con proveedores y administración de mantenimiento de instalaciones.

• Familiaridad con regulaciones locales, estatales y federales relacionadas con la seguridad y operaciones escolares.

• Sólido conocimiento de las normativas OSHA y otros estándares de seguridad relevantes.

EDUCACIÓN:

• Licenciatura en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Contabilidad o un campo relacionado. Indispensables

Educación:

• Maestría en Administración, Gestión Educativa o constructor civil.

• Certificaciones adicionales en Salud y Seguridad, Gestión de Instalaciones o Gestión de Proyectos. Deseables

ATRIBUTOS PERSONALES

● Altos niveles de integridad personal.

● Consciente y capaz de concentrarse en completar el trabajo con un alto estándar de calidad constante.

● Enfoque flexible y positivo hacia el trabajo.

● Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo; gran atención al detalle.

● Capacidad para trabajar con plazos ajustados y capaz de impulsar a otros para garantizar su cumplimiento.

● Adaptable a trabajar en un entorno de ritmo rápido y en constante cambio.

● Capacidad para trabajar bajo presión y mantener la calma.

● Proactivo y dispuesto a asumir múltiples tareas.

● Automotivado y entusiasta.

● Capacidad para trabajar de forma independiente.

● Debe ser un jugador de equipo, dispuesto a ayudar y ser flexible.

● Esforzarse continuamente por mejorar.