IT Project Coordinator
O nas
Protopia to firma doradczo-wdrożeniowa specjalizująca się w rozwiązaniach chmurowych (Azure) i platformach AI dla dużych organizacji z sektorów regulowanych — finansowego, ubezpieczeniowego, healthcare, retail.
Nasz zespół to kilkanaście osób: partnerzy z tytułem Microsoft MVP. Prowadzimy równolegle kilkanaście projektów consulting i wdrożeniowych oraz szkolenia dla klientów korporacyjnych. Tworzymy też Patoarchitekci — jeden z najbardziej rozpoznawalnych polskich podcastów o architekturze IT — oraz Powered By Protopia — kanał o AI i chmurze dla managerów IT.
Nie jesteśmy korporacją. Decyzje zapadają szybko, a każda osoba w zespole ma realny wpływ na to, jak pracujemy.
Dlaczego ta rola powstaje
Liczba równoległych projektów rośnie i potrzebujemy osoby, która spina je od strony organizacyjnej — pilnuje terminów, statusów, artefaktów i tego, żeby nic nie wypadło między krzesłami. Rola raportuje bezpośrednio do Head of Sales & BD oraz Zarządu.
Szukamy osoby, która już wie jak wygląda koordynacja projektów w praktyce i może wejść w rolę bez długiego okresu wdrożenia.
Twoje obowiązki
Śledzenie statusu aktywnych projektów: scope, milestone'y, terminy, artefakty, odbiory
Proaktywny follow-up wobec klientów i zespołu delivery — pilnujesz że terminy są dotrzymane, nie realizujesz projektu
Monitorowanie kompletności dokumentacji projektowej — śledzenie czy SoW jest podpisany, protokół odbioru wpłynął, zamówienie jest w systemie
Raportowanie statusu projektów do Head of Sales i Zarządu
Koordynacja harmonogramów szkoleń: terminy, listy uczestników, materiały, ankiety poszkoleniowe
Zestawianie raportów czasu pracy i ich weryfikacja pod kątem projektów
Wsparcie przy wysyłce dokumentów do klientów — logistyka, nie treść
Śledzenie zadań i artefaktów w GitHub i narzędziach projektowych
Czego szukamy
Must have
Min. 2 lata doświadczenia w koordynacji projektów IT lub consultingowych
Pewność w bezpośrednim kontakcie z klientem korporacyjnym — mailowo i na call'ach
Polski na poziomie perfekcyjnym, angielski min. B2/C1 (dokumenty, maile, calle z zagranicznymi klientami)
Proaktywność: nie czekasz aż ktoś zapyta co jest z tematem — sam/a to zgłaszasz i reagujesz z wyprzedzeniem
Rozumienie cyklu życia projektu IT: SoW, milestone, protokół odbioru, artefakt projektowy
Swobodna praca w Microsoft 365 — Teams, Excel, Word, Outlook
Umiejętność wykorzystania GenAI w codziennej pracy
Nice to have
Doświadczenie w środowisku consulting / body leasing / software house
Znajomość GitHub (Issues, Projects — na poziomie koordynacji, nie kodowania)
Rozumienie specyfiki raportowania czasu pracy (time-tracking, rozliczanie projektów)
Znajomość specyfiki projektów chmurowych lub AI (nie wymagamy wiedzy technicznej)
Co możesz tu rozwinąć
Głębsza znajomość projektów Azure i AI w środowiskach regulowanych (. finanse, healthcare)
Bezpośrednia praca z dużymi klientami korporacyjnymi — polskimi i międzynarodowymi
Udział w całym cyklu: od oferty i SoW po odbiór
Rozszerzenie roli w stronę PMO lub BD w miarę jak firma rośnie
Co oferujemy
Hybryda — biuro w centrum Warszawy w poniedziałki i środy, reszta zdalnie
Praca przy realnych projektach dla dużych klientów korporacyjnych
Możliwość udziału w konferencjach branżowych, w których uczestniczy Protopia
Środowisko bez zbędnych warstw zarządczych — uczysz się od ludzi, którzy projekt robią, nie opisują
Proces rekrutacji
CV + 2–3 zdania: co konkretnie cię przyciąga do tej roli (nie "chcę się rozwijać")
Podaj oczekiwania finansowe i preferowaną formę współpracy
Godzinna rozmowa online — zestaw pytań sytuacyjnych (co robisz w danej sytuacji, jak byś zareagowała)
Rozmowa finalna