Jefe de Operaciones

Objetivo

Liderar y optimizar la operación administrativa de AVE UVG, asegurando procesos eficientes, estandarizados, medibles y orientados al servicio. Será responsable de analizar la operación, identificar necesidades y oportunidades de mejora, implementar procesos y controles, e impulsar iniciativas de automatización y mejora continua.

Tendrá bajo su responsabilidad la coordinación de procesos clave relacionados con compras, registros académicos, estados de cuenta de estudiantes, calendarios académicos y administrativos, así como la generación de información para la toma de decisiones.

Funciones Principales

1. Gestión y optimización de procesos operativos

• Analizar los procesos administrativos y operativos, identificando necesidades, riesgos, cuellos de botella, reprocesos y oportunidades de mejora.

• Diseñar, documentar e implementar procesos, flujos de trabajo y controles que aseguren una operación eficiente y consistente.

• Establecer responsables, tiempos de respuesta y mecanismos de seguimiento, impulsando acciones de mejora continua.

2. Gestión de compras y servicios administrativos

• Coordinar y dar seguimiento a los procesos de compras y requerimientos administrativos, asegurando su ejecución oportuna y el cumplimiento de los procedimientos establecidos.

• Identificar necesidades operativas y establecer mecanismos para su planificación, priorización y seguimiento.

• Implementar controles e identificar oportunidades para simplificar y optimizar los procesos administrativos.

3. Gestión operativa de registros académicos y estados de cuenta

• Coordinar y dar seguimiento a los procesos relacionados con registros académicos y estados de cuenta de estudiantes, asegurando la integridad y oportunidad de la información.

• Establecer controles para identificar inconsistencias, casos pendientes y situaciones que requieran atención.

• Coordinar con las áreas involucradas la resolución de incidencias y necesidades que puedan afectar la operación o experiencia del estudiante.

4. Gestión de calendarios académicos y administrativos

• Coordinar la construcción, actualización y seguimiento de los calendarios académicos y administrativos de AVE.

• Identificar hitos, actividades críticas, responsables y dependencias para asegurar el cumplimiento de la operación.

• Anticipar riesgos o atrasos y coordinar las acciones preventivas o correctivas necesarias.

5. Gestión de indicadores e información operativa

• Definir y monitorear indicadores que permitan medir eficiencia, cumplimiento, tiempos de respuesta, calidad y nivel de servicio.

• Desarrollar tableros de control y analizar información para identificar tendencias, desviaciones y oportunidades de mejora.

• Presentar información ejecutiva, hallazgos y recomendaciones que faciliten la toma de decisiones.

6. Mejora continua y automatización

• Identificar y priorizar oportunidades de automatización, digitalización y simplificación que reduzcan actividades manuales y reprocesos.

• Coordinar con Tecnología y otras áreas la implementación de soluciones y mejoras a los procesos.

• Evaluar el impacto de las mejoras implementadas en eficiencia, productividad, calidad y servicio.

Formación Académica

• Profesional graduado de Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Ingeniería en Sistemas o carreras afines.

• Deseable maestría, posgrado o especialización en Administración de Empresas, Gestión de Operaciones, Gestión de Procesos, Mejora Continua, Gestión de Proyectos o áreas relacionadas.

Experiencia

• 5 años o más de experiencia profesional, preferiblemente en áreas de operaciones, procesos, servicios administrativos, mejora continua o posiciones afines.

• Experiencia liderando o coordinando operaciones administrativas y procesos de principio a fin, idealmente en organizaciones con múltiples áreas, clientes internos o altos volúmenes de operación.

Conocimientos y Habilidades Técnicas

• Gestión, análisis y mejora de procesos.

• Deseable conocimiento de Power BI u otras herramientas de Business Intelligence.

• Conocimiento de metodologías de mejora continua, gestión de proyectos y automatización de procesos.

• Capacidad para documentar procesos, establecer controles y diseñar mecanismos de seguimiento.

Horario Laboral: Lunes a Viernes de 8:00 a 17:00 horas

Formato: Presencial

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