監査法人役員秘書

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Forvis Mazars in Japan 採用情報(/pages/forvismazars)

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Forvis Mazars in Japan 公式 X アカウント(https://x.com/ForvisMazarsJP)

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Forvis Mazars in Japan 公式 Youtube アカウント(https://www.youtube.com/@forvismazarsinjapan)

実際のスタッフへのインタビュー動画などで、Forvis Mazars in Japanの人とカルチャーをご覧いただけます。

職務内容

本ポジションでは監査法人のパートナー数名の秘書業務を兼務していただきます。

役員秘書業務

• 役員のスケジュール立案・調整（会議設定、会合・会食調整等）
• 役員からの依頼に基づく資料作成、ドラフト準備作業（PPT, Word, Excel）
• 月次役員会議の調整と資料管理および同席しての議事録作成（英語のみ）
• その他役員の指示に基づく、役員レベルが参加する社内会議体や研修等の計画・準備・参加、全ての取り纏め
• 出張調整、関係部門との事前調整、事後整理（経費精算含む）
• 役員のカレンダーから、チャージコードごとにシステムへの代理入力（独自の勤怠管理システム使用）
• 役員の来客応対
• 部内業務および事務処理サポート（挨拶状・名刺管理、慶弔、社印管理および押捺対応、資料整理、他）

Job Description

This position involves providing secretarial support to several partners at an audit firm.

Executive Assistant Responsibilities

• Planning and coordinating schedules for executives (including setting up meetings, arranging appointments, and coordinating dinners and other engagements)
• Preparing documents and drafts based on executive requests (using PowerPoint, Word, Excel)
• Coordinating monthly executive meetings, managing related materials, attending the meetings, and taking minutes (in English only)
• Organizing and supporting internal meetings and training sessions involving executives, including planning, preparation, participation, and overall coordination based on executive instructions
• Arranging business trips, coordinating with relevant departments in advance, and handling post-trip tasks (including expense reimbursements)
• Entering time and activity data into the internal system on behalf of executives, based on their calendars (using a proprietary time management system)
• Welcoming and attending to executive visitors
• Supporting departmental administrative tasks (e.g., managing greeting cards and business cards, handling ceremonial occasions, managing and applying company seals, organizing documents, etc.)

必須条件

• 最低3年以上の秘書経験
• ビジネスレベルの英語力
• PCスキル（Outlook, Teams, SharePointの業務での使用経験。その他、Excel, Wordの業務上使用経験）
• イニシアチブを取り、新しい業務へ積極的に取り組める方
• 精力的に、効率を考えて業務を行える方

尚可条件

• 他者を尊重して責任感を持って仕事に取り組める方
• 主体的な姿勢で仕事に取り組める方

MUST

• Minimum of 3 years of experience as an executive assistant or secretary
• Business-level English proficiency
• Proficient in PC applications, including practical experience using Outlook, Teams, and SharePoint in a business setting; also experienced with Excel and Word
• Proactive and able to take initiative in tackling new tasks
• Energetic and capable of working efficiently with a focus on productivity

NICE TO HAVE

• Respectful toward others and able to work with a strong sense of responsibility
• Self-motivated and able to take ownership of tasks

Forvis Mazarsの動画はこちらから

(https://youtu.be/6vChds8H2pY?si=MyORjwoU1r6TiFrh)

(https://youtu.be/zFmYnwEjT78?si=11TMsWb_PBwwb6SQ)

【職種 / 募集ポジション】
監査法人役員秘書
【雇用形態】
正社員
【給与】
月給 325,500円 〜 650,000円
諸手当 ・休日出勤手当 ・通勤手当（実費支給） ・深夜時間外勤務手当 ・出張手当 ・その他、社内規定による手当あり 賞与 ・年1回（業績・評価に応じて支給）
【勤務地】
107-0052 東京都港区赤坂1-11-44 赤坂インターシティ5階
東京メトロ銀座線溜池山王駅（14番出口徒歩2分） （変更の範囲：本人希望による変更の可能性あり）
【選考プロセス】
選考プロセス ・書類選考 → 面接（回数・内容はポジションにより異なる） 選考結果の通知 ・書類選考結果は1～2週間以内にメールで通知いたします。 ・最終選考の結果は、面接後2週間以内を目安にご連絡いたします。

会社情報

【会社名】
Forvis Mazars in Japan
【事務所所在地】
〒107-0052 東京都港区赤坂1-11-44 赤坂インターシティ5階