兼職行政秘書

**兼職行政秘書 工作內容說明**

**工作性質**
兼職行政秘書主要協助公司日常行政管理、客戶聯繫與專案行政支援，確保公司運作順暢，並協助老闆處理行政事務。

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**一、行政文書管理**

1. 文件整理與歸檔
2. 合約文件整理與建檔
3. 報價單、請款單整理
4. 客戶資料建檔與管理
5. 專案資料整理
6. 電子檔案分類與管理（雲端資料）

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**二、客戶訊息回覆與追蹤**

1. 回覆 Facebook 粉專客戶訊息
2. 初步回覆客戶諮詢問題
3. 記錄客戶需求與聯絡資料
4. 客戶名單整理與管理
5. 客戶案件追蹤
6. 協助安排設計諮詢時間

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**三、行程與會議安排**

1. 協助安排老闆行程
2. 客戶會議時間安排
3. 設計會議安排
4. 行程提醒與紀錄
5. 協助會議室預約

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**四、專案行政協助**

1. 專案資料整理與歸檔
2. 工地照片整理與分類
3. 工程相關文件整理
4. 協助整理專案進度表
5. 協助製作簡單專案報告

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**五、公司日常營運協助**

1. 訂購公司用品
2. 協助採購相關物品
3. 郵件收發與寄件
4. 協助訂餐、訂便當
5. 協助聯絡廠商

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**六、辦公室環境管理**

1. 檢查辦公室整潔
2. 整理茶水區
3. 客戶來訪前準備
4. 會議室整理
5. 簡單環境巡視與維護

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**七、老闆交辦事項**

1. 協助整理資料
2. 協助資料搜尋
3. 協助聯絡客戶或廠商
4. 協助處理臨時行政任務
5. 協助安排訂票、訂餐或其他行政事項

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**八、商務中心行政管理（如有）**

1. 借址登記客戶資料整理
2. 租客資料建檔與管理
3. 租約與合約整理
4. 租約到期提醒
5. 協助客戶續約追蹤

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**工作時間**

每日工作時間：約 4 ~6小時
工作日：週一至週五

實際上班時間可依公司需求安排。

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**基本能力需求**

1. 細心、有責任感
2. 基本文書能力（Excel / Word）
3. 良好的溝通能力
4. 能獨立完成行政工作
5. 願意學習與協助團隊工作

工作時間: 可以選 9:00~12:00 或 10:00~15:00(中間午休一小時不計薪)