Lead Administrator
Frontline Robotics — українська defence tech компанія, що займається розробкою та виробництвом роботизованих систем для Сил безпеки та оборони України.
Наша місія — створити інтегровану роботизовану екосистему для наступу й оборони.
Ми сформували досвідчену та злагоджену команду та шукаємо Lead Administrator.
Ми щиро вдячні ветеранам і ветеранкам за службу та активно розглядаємо ваші відгукам на вакансії.
Вимоги:
Досвід роботи на керівній адміністративній посаді від 1−2 років (Office Manager, Адміністративний менеджер, Team Lead адміністраторів тощо).
Досвід управління командою (від 3 осіб).
Досвід роботи з бюджетуванням та фінансовою документацією.
Впевнений користувач ПК (MS Office, Excel — впевнений рівень).
Досвід ведення переговорів з постачальниками, підрядниками та орендодавцями.
Готовність до виїздів на локації (офіси, склади, виробництва) за потреби.
Буде плюсом:
Досвід роботи в мультилокаційних компаніях (кілька офісів/складів/виробничих майданчиків).
Знання 1С або інших облікових систем.
Досвід оптимізації адміністративних процесів та витрат.
Досвід проведення тендерів серед підрядників.
Базове розуміння вимог охорони праці та пожежної безпеки для виробничих/складських приміщень.
Над чим ви будете працювати:
Фінанси та документообіг:
Контроль та обробка рахунків від постачальників та орендодавців.
Ведення бюджетування адміністративного напрямку.
Контроль оплат по всіх орендованих приміщеннях Контроль залишків (ТМЦ, витратні матеріали, господарчі товари тощо).
Контроль та участь у закупівлях в адміністративному напрямку.
Робота з документами від постачальників та орендодавців (акти, договори, накладні).
Підготовка звітності по витратах адміністративного напрямку для керівництва
Контроль дотримання платіжної дисципліни та термінів оплат (уникнення штрафів, пені за прострочення).
Погодження та контроль договорів оренди, їх продовження/розірвання.
Підрядники та договірна робота:
Пошук, відбір та оцінка підрядників і постачальників послуг (клінінг, обслуговування приміщень, охорона, вивіз сміття тощо).
Порівняння цінових пропозицій, проведення міні-тендерів серед підрядників.
Договірна робота разом з юридичним відділом: підготовка, погодження та супровід. договорів з підрядниками та орендодавцями.
Контроль виконання підрядниками умов договорів (якість, строки, обсяги робіт).
Ведення реєстру підрядників та договорів, контроль строків їх дії.
Управління командою:
Керівництво та контроль роботи адміністраторів на локаціях.
Розподіл задач між адміністраторами.
Контроль та розподіл прибиральниць між локаціями.
Підміна адміністратора на локації у разі його відсутності (відпустка, лікарняний тощо).
Оцінка ефективності роботи адміністративного персоналу.
Навчання та адаптація нових адміністраторів і прибиральниць.
Проведення регулярних зустрічей з командою (планування, підбиття підсумків).
Контроль дотримання стандартів чистоти та порядку на локаціях.
Ведення графіків роботи адміністраторів та прибиральниць (з урахуванням відпусток, лікарняних, підмін).
Адміністрування та контроль локацій:
Контроль технічного стану орендованих приміщень, своєчасне реагування на несправності (взаємодія з орендодавцями/сервісними службами).
Забезпечення локацій необхідними витратними матеріалами та інвентарем.
Контроль дотримання правил охорони праці та пожежної безпеки на локаціях.
Участь у відкритті нових локацій (організаційні питання, підбір приміщень, документи).
Що ми пропонуємо:
Офіційне працевлаштування та бронювання
24 календарні дні відпустки, лікарняні
Додаткова відпустка 14 днів для ветеранів
Графік роботи 9:00—18:00 або 10:00−19:00
Офіс біля метро (правий берег Києва)
Своєчасна виплата заробітної плати
Можливості для навчання та професійного розвитку
Роботу над складними інженерними задачами та реальними роботизованими системами
Можливість отримувати прямий фідбек від користувачів на фронті
Роботу в драйвовій команді та відкриту робочу культуру
Реальний внесок у оборону України
Frontline Robotics — це місце, де інженери будують роботизовану лінію фронту разом із сильною командою.
Роби роботів разом із нами!