Líder Administrativo

Descrição da Vaga

Como Administrative Lead na Matria, você será responsável por toda a operação administrativa da empresa: compras e procurement, contratos de fornecedores, facilities e infraestrutura, patrimônio, viagens corporativas e o orçamento administrativo. Você lidera o time de suporte do escritório (secretária, equipes de limpeza e segurança e prestadores de manutenção) e coordena de forma matricial o suporte de TI de equipamentos e acessos. É a pessoa que garante que a empresa funcione bem todos os dias, com custo sob controle, fornecedores bem geridos e processos claros, num ambiente de scale-up em healthtech.

Atuação Prática

• Compras e procurement: estruturar e operar o processo de compras de ponta a ponta (requisição, cotação, aprovação por alçada, pedido e recebimento), com política de compras e base de fornecedores homologados.
• Contratos de fornecedores: manter a carteira de contratos com vigência, reajuste, SLA e renovação sob controle; negociar e renegociar condições; avaliar o desempenho dos fornecedores em conjunto com o Jurídico.
• Facilities e infraestrutura: gerir o escritório de ponta a ponta, incluindo manutenção predial preventiva e corretiva, segurança, limpeza, utilidades, layout e relação com condomínio e locador.
• Viagens corporativas: operar e fazer cumprir a política de viagens (reservas, aprovações e prestação de contas) e gerir a relação com a plataforma ou agência de viagens.
• Gestão orçamentária: ser dono(a) do orçamento das linhas administrativas e de facilities, acompanhar o real x orçado mensal com o Financeiro, explicar desvios e propor iniciativas de saving.
• Liderança de pessoas e terceiros: liderar diretamente a secretária, gerir as equipes terceirizadas de limpeza e segurança e os prestadores de manutenção, e coordenar matricialmente o suporte de TI (equipamentos, cadastros e acessos corporativos).
• Processos e indicadores: documentar os processos administrativos, definir indicadores (saving, lead time de compra, SLA de atendimento), políticas e usar automação e IA para reduzir trabalho manual.
• Patrimônio e inventário: manter o cadastro e a identificação de todos os ativos (notebooks, equipamentos e mobiliário), conduzir inventários periódicos e controlar entrega e devolução de equipamentos no onboarding e offboarding, conciliando com o Financeiro.

Requisitos

• Formação acadêmica superior completa.
• Experiência sólida em procurement (compras/suprimentos) e negociação com fornecedores, incluindo gestão de contratos de prestação de serviços.
• Perfil hands-on, organizado, com senso de dono, boa comunicação e postura de atendimento: alguém que estrutura o processo e também resolve o problema do dia.
• Experiência com gestão orçamentária e controle de custos, domínio de planilhas e familiaridade com ERP.

Diferencial

• Já tenha liderado pessoas.
• Experiência prévia em healthtech, startups ou na estruturação de área administrativa.
• Implantação de política de compras com alçadas, ou de política de viagens.
• Domínio de ferramentas de automação e orquestração de agentes de IA.
• Inglês e/ou espanhol.