Management Office Assistant: WENR Instituuts- en Programmamanagers

Hoe zorg je dat een team dat werkt aan grote maatschappelijke vraagstukken elke dag goed kan blijven bewegen? Door overzicht te creëren, vooruit te denken en ervoor te zorgen dat de organisatie eromheen klopt.

Als Management Office Assistant bij Wageningen Environmental Research (WENR) maak jij dat mogelijk. Je ondersteunt twee Instituutsmanagers en vijf Programmamanagers en zorgt dat zij zich kunnen richten op waar het om draait: kennis en innovaties ontwikkelen voor een duurzame toekomst.

Je houdt van organiseren, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en krijgt energie van samenwerken. Jij ziet wat er nodig is, pakt het op en zorgt dat zaken geregeld worden.

WENR is onderdeel van Wageningen University & Research (WUR). Hier werken onderzoekers aan oplossingen voor vraagstukken rond klimaat, natuur, water en onze leefomgeving. Jouw werk speelt zich misschien achter de schermen af, maar jouw bijdrage is zichtbaar in alles wat daardoor soepel kan verlopen.

Jouw rol
Als Management Office Assistant ben je een belangrijke schakel binnen het team. Jij brengt structuur, houdt overzicht en denkt vooruit. Je organiseert vergaderingen, bewaakt afspraken en ondersteunt bij administratieve en organisatorische processen.

En geen dag is hetzelfde.

Vandaag bereid je een strategisch overleg voor. Morgen regel je een dienstreis of werk je een presentatie uit. Tussendoor ondersteun je een programmamanager bij projectadministratie, beantwoord je een praktische vraag of zorg je dat actiepunten uit een overleg worden opgevolgd.

Je wacht niet af tot iemand vraagt wat er moet gebeuren. Je ziet het, denkt mee en komt in actie.

Dit ga je doen

• Je organiseert vergaderingen, beheert agenda’s en regelt alles wat nodig is om bijeenkomsten soepel te laten verlopen.
• Je houdt complexe agenda’s overzichtelijk en helpt bij het stellen van prioriteiten.
• Je ondersteunt programmamanagers bij projectadministratie en financiële processen.
• Je organiseert dienstreizen, bestelt benodigdheden en regelt praktische faciliteiten.
• Je ondersteunt bij HR-gerelateerde administratieve processen.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor IT-gerelateerde vragen en verzoeken.
• Je maakt notulen en zorgt dat acties en besluiten niet blijven liggen.
• Je maakt professionele PowerPointpresentaties en andere documenten en zorgt dat ze er helder en verzorgd uitzien.
• Je houdt documentatie en archivering op orde en helpt collega’s effectief samenwerken in Microsoft Teams.
• Je ziet waar het slimmer of makkelijker kan en komt met ideeën om administratieve processen en werkwijzen te verbeteren.

Jouw team
Je werkt nauw samen met twee Instituutsmanagers en vijf Programmamanagers binnen WENR. Samen vormen jullie een professioneel en collegiaal team.

Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen en mee te denken. Tegelijkertijd weet je dat je op je collega’s kunt rekenen. Betrouwbaarheid, samenwerking en elkaar verder helpen vormen de basis van jullie manier van werken.

Jouw werkomgeving
Wageningen Environmental Research (WENR) maakt onderdeel uit van Wageningen University & Research en is gevestigd op Wageningen Campus.

Hier werken onderzoekers aan vraagstukken die ons allemaal raken. Hoe maken we steden toekomstbestendiger? Hoe houden we water en bodem gezond? Hoe gaan we om met klimaatverandering en biodiversiteitsverlies? En hoe zorgen we voor een leefomgeving waarin mens en natuur samen kunnen floreren?

Dat vraagt om kennis, nieuwsgierigheid én samenwerking.

Jij staat niet zelf in het veld of in het lab. Maar met jouw werk geef je de mensen die daar wél werken de ruimte om zich te richten op oplossingen die ertoe doen. Jij zorgt dat afspraken worden nagekomen, mensen elkaar vinden en processen blijven bewegen.

Zo draag je iedere dag, vanuit jouw eigen expertise, bij aan een duurzamere toekomst.