Managementassistent Directeur Bedrijfsvoering

Ben jij de organisatorische spil die de directeur bedrijfsvoering van de FNWI bij de UvA helpt om het verschil te maken? En krijg je energie van een veelzijdige rol achter de schermen van een internationale faculteit?

Kom bij ons werken
Jij brengt rust waar veel tegelijk gebeurt. Voor de directeur Bedrijfsvoering van de FNWI zoeken wij een ervaren managementassistent die vooruitdenkt, overzicht bewaart en ervoor zorgt dat afspraken, overleggen en acties soepel verlopen. Je werkt in het hart van een internationale faculteit waar onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering iedere dag samenkomen.

Ben jij organisatiesensitief, discreet en sterk in regelen? En vind je het leuk om op bestuurlijk niveau te schakelen met verschillende mensen en belangen? Dan maken we graag kennis met je.

Wat ga je doen?
Als managementassistent ben jij de rechterhand van de directeur Bedrijfsvoering. Je weet wat er speelt, stelt prioriteiten en zorgt dat de directeur goed voorbereid aan de dag begint. Je schakelt makkelijk tussen een complexe agenda, bestuurlijke overleggen, correspondentie en onverwachte vragen. Daarbij werk je zelfstandig, maar zoek je vanzelfsprekend de samenwerking met je collega’s op.

• Je beheert een complexe agenda en stemt afspraken zorgvuldig af met interne en externe betrokkenen.
• Je organiseert en bereidt overleggen en bijeenkomsten voor.
• Je notuleert vergaderingen en bewaakt besluiten, acties en deadlines.
• Je beheert e-mailverkeer en verzorgt correspondentie.
• Je ondersteunt bij beleidsmatige, administratieve en organisatorische werkzaamheden.
• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt en ontvangt gasten op een professionele en gastvrije manier.
• Je bent het eerste aanspreekpunt binnen het Faculteitsbureau voor ICT-kantoorartikelen.

Wat neem je mee?
Jij hebt een vooruitziende blik. Ook onder tijdsdruk houd je het hoofd koel en blijf je zorgvuldig. Je beweegt gemakkelijk binnen een complexe organisatie, hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een relevante secretaresseopleiding.
• Ruime ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau binnen een complexe organisatie.
• Een proactieve, representatieve en dienstverlenende manier van werken.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om snel te schakelen en te improviseren.
• Uitstekende digitale vaardigheden en ruime ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel en Teams.
• Een uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Dit bieden wij
Je krijgt een zelfstandige en verantwoordelijke functie met ruimte om zichtbaar verschil te maken in de samenwerking, kwaliteit en toekomstbestendigheid van het bestuurssecretariaat. Je werkt in een academische en internationale omgeving waar nieuwsgierigheid, ontwikkeling en eigen initiatief worden gewaardeerd.

• Een arbeidsovereenkomst voor 34 tot 38 uur per week, in eerste instantie voor één jaar en met uitzicht op een vast dienstverband.
• De functie valt onder UFO-profiel Management/Office-Assistent en schaal 8 volgens de actuele cao Nederlandse Universiteiten, afhankelijk van jouw relevante ervaring.
• 8 procent vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3 procent.

Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, denk aan:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari.
• Goede mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via opleidingen en trainingen.
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud en gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.
• Een inspirerende werkplek op het Amsterdam Science Park.

Hier ga je werken
Je wordt onderdeel van het bestuurssecretariaat bij de FNWI van de UvA dat bestaat uit een vijf collega’s inclusief de teamleider. Dit team ondersteunt het faculteitsbestuur en de afdelingshoofden van het Faculteitsbureau. Binnen het team heeft ieder een eigen aandachtsgebied, wordt nauw samengewerkt en nemen collega’s werkzaamheden van elkaar over wanneer dat nodig is.

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je cv + motivatiebrief graag vóór 9 november 2026 tegemoet via Gewoon Jans (onze wervingspartner).

LET OP: je kunt alleen solliciteren via Gewoon Jans, andere sollicitaties worden niet in behandeling genomen. Bij voldoende geschikte reacties behouden wij ons het recht voor de reageertermijn aan te passen.

Met vragen over deze vacature kun je terecht bij: Gewoon Jans via info@gewoonjans.nl of via 033-303 33 98.